INVESTIGACIONES

 

El orden de los libros en el estante: un estudio sobre la signatura topográfica en las bibliotecas universitarias de la Universidad Nacional de La Plata*

 

The order of books on the shelf: a study about the topographic signature in academic libraries from Universidad Nacional de la Plata.

 

 

María Inés Kessler.**

** Licenciada en Bibliotecología. Ayudante diplomado interino Departamento de Bibliotecología, Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, Universidad Nacional de La Plata. Calle 48e/6 y 7, 1900 La Plata, Argentina. kesslermi@yahoo.com

 

Recibido: 4 de marzo de 2011 / Aprobación definitiva: 29 de marzo de 2011

 

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Resumen

Partiendo de la hipótesis de que el patrón común que vincula a las distintas bibliotecas de la Universidad Nacional de La Plata (UNLP) para la construcción de la signatura de clase es el uso de la Clasificación Decimal Universal (CDU), y que existe una dispersión importante en los elementos que componen la signatura librística, se realizó un relevamiento en las bibliotecas universitarias para indagar sobre las formas en que se construye la signatura topográfica para el ordenamiento del material bibliográfico en el estante. Se tomó una muestra de signaturas topográficas del catálogo colectivo Roble. Se analizaron las diferencias y semejanzas encontradas. Se entrevistó a los responsables de los procesos técnicos de cada biblioteca para indagar sobre las causas de las diferencias encontradas. Se comprobó que, si bien la mayoría de las bibliotecas usan CDU para formar la signatura de clase, emplean ediciones diferentes con criterios de uso disímiles. Además, en la formación de la signatura librística, los criterios empleados varían notablemente de una biblioteca a otra, haciendo aún más difícil la coincidencia de signaturas topográficas asignadas. Se concluye que el factor determinante en el resultado es la forma en que se desarrollan las prácticas laborales dentro de estas instituciones.

Palabras clave: clasificaciones, Clasificación Decimal Universal, signaturas, bibliotecas universitarias; Universidad Nacional de La Plata

Cómo citar este artículo: KESSLER, María Inés. El orden de los libros en el estante: un estudio sobre la signatura topográfica en las bibliotecas universitarias de la Universidad Nacional de La Plata. Revista Interamericana de Bibliotecología. 2011, vol. 34, no. 1, p. 49-61.

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Abstract

Based on the hypothesis that the common pattern relating the different libraries of UniversidadNacional de La Plata (UNLP) for the construction of the class signature is the use of Universal Decimal Classification (UDC), and that there is an important dispersion in the elements composing the topographic signature, there was a recounting in the academic libraries to research about the ways to build the topographic signature for the order of the bibliographic material on the shelf. There was a sample of the topographic signatures of the ''Roble'' collective catalogue. The differences and similarities found were analyzed. There was an interview for the ones responsible for the technical processes of each library to ask about the causes for the differences found. It was proven that, even though most of the libraries use UDC to generate the class signature, they also use different editions with dissimilar use criteria. Also, in the formation of the topographic signature, the criterion used varies notoriously from one library to the other, making difficult to find coincidence in the assigned topographic signatures. It concludes that the determinant factor in the result is the way in which the labor practices are developed in these institutions.

Keywords: Classification; Universal Decimal Classification; signatures; academic libraries; Universidad Nacional de La Plata

How to cite this article: KESSLER, María Inés. The order of books on the shelf: a study about the topographic signature in academic libraries from Universidad Nacional de la Plata. Revista Interamericana de Bibliotecología. 2011, vol. 34, no. 1, p. 49-61.

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1. Introducción

La signatura topográfica es una herramienta fundamental para la organización y la recuperación efectiva del acervo bibliográfico de una biblioteca. Es la representación efectiva del trabajo intelectual desarrollado por el bibliotecario para la organización racional de losdocumentos. Siguiendo a Barité (2000), la signatura topográfica es el signo que representa a un documento determinado dentro de una colección; facilita la ubicación del material bibliográfico en las estanterías en un orden lógico, por ejemplo, según un sistema decimal. Se debe ubicar en un lugar visible del documento, en el caso de los libros, en el lomo, y debe formar parte del registro del mismo en el catálogo.

La signatura topográfica se compone de dos partes: la signatura de clase y la signatura librística. La primera es la notación que representa el contenido del documento; se toma de un sistema de clasificación y ocupa el primer lugar en el orden de la signatura topográfica. La segunda identifica de forma sintética al autor y/o título del documento mediante una notación interna. Además, para diferenciar un ítem de otro, puede incluir otros datos, tales como año de publicación, inventario, edición, etc. Esta información se ubica en el segundo lugar dentro de la signatura topográfica (Dobra, 1997; Martínez y Valdez, 2009; Taylor, 1992).

Entre las aplicaciones tradicionales de la signatura topográfica podemos mencionar la organización y el orden sistemático de los libros en el estante. En bibliotecas con acceso libre a las estanterías le facilita al usuario al menos tres cosas: a) la búsqueda en los temas que le interesan, sin necesidad de consultar previamente el catálogo, b) la sustitución de un documento por otro de similar contenido, y c) la consulta de más de un documento del tema de interés.

La signatura topográfica ha evolucionado a lo largo de los años (Satija, 1987). En la actualidad, se ha revalorado su uso para la recuperación de información en el catálogo en línea, ya que si el sistema informático lo permite (por ejemplo, el software open sourceKoha), el usuario final puede reunir con un simple clic del mouse todos los registros bibliográficos que comparten una misma signatura,o bien navegar por la estructura jerárquica del sistema de clasificación utilizado (Bland y Stoffen, 2008; Markey, 2006). Para el bibliotecario es de utilidad en el control de inventario y de los préstamos.

En un catálogo colectivo, estas aplicaciones serían más significativas si la signatura topográfica asignada a un documento dado fuese consistente entre las bibliotecas que forman parte del mismo. Es decir, si todas las bibliotecas usaran las mismas herramientas (sistemas de clasificación, tablas de notaciones internas o generadores de signaturas librísticas, sin diferencias de ediciones, procedimientos, criterios, etc.), las colecciones tendrían el mismo orden, lo que permitiría al usuario y al bibliotecario familiarizarse con un solo sistema de clasificación y una única signatura topográfica, aumentando su destreza en la búsqueda del material bibliográfico (Subrahmanyam, 2006). Por este motivo, el objetivo general que nos planteamos es describir y analizar la manera en que se organizan físicamente los recursos bibliográficos en las bibliotecas universitarias de la Universidad Nacional de La Plata (UNLP). Los objetivos específicos de este trabajo son analizar las diferencias y las semejanzas en las signaturas topográficas asignadas a los libros en las bibliotecas de la UNLP e indagar las causas de las diferencias encontradas.

 

2. Metodología

En función del desarrollo de los objetivos planteados, hemos empleado dos técnicas de recolección de datos: muestreo y encuesta.

2.1 Muestra

Con el objeto de indagar en las diferencias y semejanzas en las signaturas topográficas asignadas a los libros en las bibliotecas universitarias de las facultades de la UNLP, seleccionamos 45 títulos del catálogo colectivo Roble, a los cuales correspondieron 152 ítems o ejemplares, y por lo tanto, 152 signaturas topográficas, que constituyen la muestra analizada.

Para conformar la muestra combinamos criterios intencionales y aleatorios. Dado que el catálogo Roble contiene registros de las bibliotecas de las distintas facultades,en otras palabras, información correspondiente a todos los campos del conocimiento (o al menos su mayoría), hemos procurado equilibrar temáticamente la muestra a efectos de no sesgar su contenido a un área particular y, en consecuencia, a un conjunto más o menos acotado de bibliotecas.

Para cumplir con la pauta precedente decidimos seleccionar los ítems según los criterios de representación y organización del conocimiento que ofrece la Clasificación Decimal Universal (CDU) (Consorcio CDU, 2000, 2004),porque en la etapa exploratoria de la investigación constatamos que el 92% de las bibliotecas que son objeto de nuestro estudio emplean este sistema de clasificación en los procesos técnicos.

Para la búsqueda de los ítems determinamos que:

1. Las clases empleadas pertenecen al cuarto nivel jerárquico en la escala de las subdivisiones de CDU (ejemplo: 911.7). Esto obedece al nivel de especificidad adecuado para, posteriormente, obtener resultados de búsqueda satisfactorios. En el marco de las pruebas piloto de búsqueda, con un nivel más específico se lograba poca coincidencia, mientras que con niveles más generales, la cantidad de registros recuperados sobrepasaba ampliamente los márgenes de lo manejable. Dentro de este nivel, hemos tomado cinco clases específicas por cada tabla principal (ejemplo: Tabla principal: 6. Clases seleccionadas: 699.8, 691.3, 658.1, 616.2, 636.9). El procedimiento de selección fue aleatorio.


2. Las designaciones de las clases que representan las signaturas específicas escogidas fueron tomadas como palabras claves para desplegar la estrategia de búsqueda en el catálogo Roble.


3. A efectos de comparar las signaturas topográficas fue necesario recuperar aquellos ítems que cumplieran con los siguientes requisitos: a) que fueran idénticos en cuanto al autor y el título; b) que se encontraran en dos o más bibliotecas. Cuando no fue posible hallar un ítem que cumpliera con los requisitos precedentes de acuerdo con la estrategia de búsqueda, tomamos como nueva palabra clave la designación de la clase inmediatamente superior en el orden jerárquico (ejemplo: de 903.4 Asentamientos prehistóricos, se pasó a 903 Prehistoria).

2.2 Método

Los registros obtenidos fueron volcados en una planilla ad hoc, elaborada con la hoja de cálculo Excel® (Microsoft Corp., Redmon, Estados Unidos), que incluye los siguientes datos:

Título de la obra
1. Cantidad de ejemplares

1.1 Cantidad de ejemplares en Roble (el dato es un número)

1.2 Cantidad de ejemplares en cada biblioteca (el dato es la sigla de la biblioteca y el número de ejemplares en esa biblioteca)

2. Signatura de clase (SC)

2.1 Asignada por cada biblioteca

2.2 Correcta en CDU. Cabe aclarar que la asignación de la misma fue el resultado de un exhaustivo proceso de elaboración y estuvo sujeta a la evaluación de los docentes de la cátedra Organización del conocimiento II, del Departamento de Bibliotecología de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la UNLP.

3. Con equivalencia en la clase principal

3.1 Exacta (el dato es la signatura de clase que coincide exactamente con la correcta)

3.2 Parcial. Más general (la signatura de clase es más general que la correcta. Está en un nivel jerárquico de descripción superior)

3.3 Parcial. Más específica (la signatura de clase es más específica que la correcta. Está en un nivel jerárquico inferior de descripción)

3.4 Parcial. Distinta subclase (la signatura de clase coincide únicamente en la clase principal, es decir, coincide en el primer dígito, pero no en el resto de la misma)

4. Sin equivalencia en la clase principal

4.1 Sin equivalencia en CDU (signatura de clase de CDU que no coincide en nada con la correcta)

4.2 Otro Sistema de organización del conocimiento (SOC) (signatura de clase tomada de un sistema de organización del conocimiento distinto de CDU)

4.3 Sin notación

5. Equivalencia de auxiliares especiales y comunes dependientes

5.1 Exacta

5.2 Parcial

5.3 Ninguna

6. Equivalencia de auxiliar de lugar

6.1 Exacta

6.2 Parcial

6.3 Ninguna

7. Equivalencia de auxiliar de tiempo

7.1 Exacta

7.2 Parcial

7.3 Ninguna

8. Equivalencia de auxiliar de raza, pueblos o nacionalidades

8.1 Exacta

8.2 Parcial

8.3 Ninguna

9. Equivalencia de auxiliar de forma

9.1 Exacta

9.2 Parcial

9.3 Ninguna

10. Equivalencia de auxiliar de lengua

10.1 Exacta

10.2 Parcial

10.3 Ninguna

2.3 Encuesta

Con el propósito de complementar los resultados de la muestra de signaturas tomadas del catálogo Roble, procedimos a elaborar un cuestionario semiestructurado con la intención de recabar información acerca del contexto laboral en el que se desarrollan las prácticas bibliotecarias en las instituciones que son objeto de nuestra investigación (Añorve Guillén, 1991).

La encuesta privilegia cinco grandes temas. El primero de ellos se refiere, inevitablemente, a la participación y el uso que en cada biblioteca se hace del catálogo Roble. En segundo término se consideró pertinente indagar sobre las condiciones generales del personal que se desempeña en el área de procesos técnicos. En este sentido, las preguntas apuntan a saber la cantidad de personas que conforman el sector, el número de miembros del área de clasificación y la capacitación de dicho personal. Sobre los procesos técnicos, el foco de atención está puesto en el procedimiento habitual aplicado por los bibliotecarios para la asignación de notaciones, en el sistema de clasificación empleado y en el sistema de notación interna utilizado por cada institución. Otros aspectos relevantes son el acceso al material por parte de los usuarios y los criterios aplicados por cada biblioteca para la organización del material.

Los responsables de procesos técnicos de las bibliotecas participantes de Roblefueron entrevistados en el mes de diciembre de 2009.Los resultados obtenidos se volcaron en una planilla de cálculo Excel (Microsoft Corp., Redmon, Estados Unidos), diseñada ad hoc.

 

3. Resultados y discusión

3.1 Análisis de las signaturas de claseón

Una vez obtenidos y tabulados los datos de la muestra tomada de Roble, procedimos al análisis de las 152 signaturas de clase. El punto de partida de este análisis consistió en una comparación entre la signatura de clase asignada por las bibliotecas estudiadas y la que aquí es considerada la clase correcta para cada caso. En este sentido hallamos que 93 (61%) signaturas tenían equivalencia total o parcial con la clase principal de CDU que es nuestro parámetro de evaluación, mientras que las 59 (39%) restantes no tenían equivalencia. Cabe mencionar que, en algunas de las instituciones estudiadas, se halló más de una signatura asignada para el mismo libro. Se evaluaron todas las signaturas encontradas. Un análisis pormenorizado de estas cifras se muestra en la tabla 1.

 

 

Este primer panorama sugiere algunos interrogantes, por ejemplo: si consideramos que estamos trabajando con registros de un catálogo colectivo, ¿por qué el 11% de los casos no tienen notación, siendo que este dato es fundamental para el lector en su proceso de búsqueda? ¿qué otros sistemas de clasificación utilizan las bibliotecas?, ¿a qué se debe que el 7% de las signaturas estudiadas no coincida con la clase principal correcta? Y en un sentido semejante, ¿cuáles son las razones que explican el alto porcentaje de subclases distintas a la correcta, cuando se sabe que existen distancias enormes entre las disciplinas que están comprendidas, por ejemplo, en la clase 3?, ¿hay clases que presentan más problemas que otras para los bibliotecarios?, ¿las bibliotecas cuentan con personal suficiente en el sector de procesos técnicos?, ¿qué capacitación tiene este personal?, ¿cuál es el procedimiento habitual de asignación de signaturas de clase? A éstas y otras cuestiones intentaremos responder de aquí en adelante.

Continuando con la información extraída de Roble, hemos considerado necesario elaborar un análisis comparativo, por clases, que nos permita saber cuáles son las áreas del conocimiento que presentan mayores dificultades para los clasificadores a la hora de asignar la notación correspondiente (tabla 2)

 

 

Como podemos observar, las clases con mayores problemas en cuanto a la exactitud son: la clase 2 (Religión, Teología), con sólo 3 (27%) casos en la categoría ''con equivalencia parcial'', y la clase 8 (Lenguaje, Lingüística. Literatura), con 5 casos (42%) casos. Por otro lado, la única clase que logra superar apenas el 50% de los casos en la categoría ''con equivalencia exacta'' es la clase 0 (Generalidades. Ciencia y conocimiento. Organización. etc.).

Una causa posible, que podría ayudarnos a comprender la escasa (o nula) exactitud encontrada en los casos analizados, es la divergencia en cuanto a las ediciones de la CDU que utilizan las bibliotecas. Sabemos que la CDU varía considerablemente de una edición a otra, sobre todo respecto a las anteriores a 1995. Teniendo en cuenta este criterio, evaluamos los casos contenidos en la categoría ''con equivalencia parcial'' para determinar la edición utilizada en la asignación de la signatura de clase. Comprobamos que en 12 de los 34 casos contenidos en la categoría mencionada (35,2%) se emplearon ediciones de CDU anteriores a 1995. De todos modos quedan 22 casos con equivalencia parcial y 39 sin equivalencia, es decir, 61 casos de 152 (40,1%). Una inconsistencia aún muy alta. Este panorama podría obedecer a la complejidad que encuentran los bibliotecarios a la hora de asignar la signatura de clase, especialmente si se considera la multiplicidad de conceptos divergentes, en algunas disciplinas, que pueden ser expresados mediante un mismo término, dependiendo del enfoque teórico. Esta polisemia podría redundar en dificultades a la hora de elegir la clase en la cual inscribir el tema de una obra.

Con respecto al análisis de la equivalencia de auxiliares, podemos mencionar que aquellos encontrados en la muestra son los auxiliares comunes de lugar y de forma. En cuanto alos primeros, encontramos 13 casos en los que corresponde el uso del auxiliar, distribuidos de la siguiente manera: 2 con equivalencia exacta, 3 con equivalencia parcial y 8 sin equivalencia. En el caso del auxiliar común de forma hallamos 9 casos, de los cuales 3 tienen equivalencia exacta, 1 parcial y 5 no tienen equivalencia. Como podemos ver, las bibliotecas no utilizan con frecuencia los auxiliares correspondientes, ya que de un total de 13 casos en los que correspondería el uso del auxiliar de lugar, sólo ha sido usado en 5 (38%); y de 9 casos en los que correspondería el uso del auxiliar de forma, ha sido usado solamente en 4 (44%). Cabe preguntar: ¿Cuál es la razón por la que el uso de auxiliares no es frecuente en estas bibliotecas?

Las respuestas a los interrogantes planteados hasta aquí las tienen los bibliotecarios en sus lugares de trabajo.

3.2 Análisis de los resultados de las encuestas

Una vez analizadas las signaturas de clase de la muestra, procedimos al diseño del cuestionario semiestructurado para entrevistar a los responsables de los procesos técnicos de cada unidad de información. De estas entrevistas obtuvimos los resultados que analizamos a continuación. Es importante aclarar que las entrevistas se efectuaronen aquellas bibliotecas que participan activamente en Roble, es decir, las que aportan resultados a la muestra de signaturas topográficas tomada de dicho catálogo.

• Catálogo colectivo Roble

Todas las instituciones encuestadas participan activamente en el catálogo colectivo Roble, pero lo que nos interesa saber es en qué consiste su participación. A este interrogante, en sólo 2 de las 13 bibliotecas encuestadas manifestaron que envían sus registros para cooperar con el catálogo y que, además, lo consultan a la hora de ingresar un libro nuevo a la colección. Es decir, sólo el 15% de las bibliotecas recurre al catálogo en el momento de procesar un documento, mientras que el 85% restante únicamente envía sus registros bibliográficos.

Estos datos son muy interesantes, sobre todo si tenemos en cuenta las respuestas obtenidas al indagar acerca de las causas por las cuales el catálogo colectivo no es consultado por los bibliotecarios en la ejecuciónde los procesos técnicos.

En 3 de las bibliotecas estudiadas (23%) manifestaron que todo el material que poseen es demasiado específico como para encontrarlo en otra unidad de información participante y, por lo tanto, no estará en Roble; en 2 (15%) declararon que Roble no es confiable, debido a la falta de uniformidad de criterios en cuanto a la forma en que cada biblioteca registra el material, y en 2 bibliotecas (15%) expusieron que la consulta implica más trabajo que beneficio a la hora de clasificar. En las 6 bibliotecas restantes (46%), las respuestas fueron diversas, algunas de índole estructural y otras vinculadas al arraigo de las prácticas laborales: (a) no se usó antes y se sigue ese criterio; (b) es preferible consultar otros catálogos; (c) usa un sistema de clasificación diferente al resto de las bibliotecas; (d) no hay Internet en el puesto de trabajo de procesos técnicos.

Podemos decir, entonces, que el 85% de las bibliotecas participa únicamente poniendo a disposición sus registros, considerando que no les es útil la consulta del catálogo a la hora de cumplirlas tareas cotidianas del área de procesos técnicos. Esta circunstancia atenta contra el ideal de cooperación de un catálogo colectivo, puesto que en cada biblioteca se presupone que el trabajo de sus pares no es satisfactorio. Consecuentemente, la participación se reduce al envío de registros y, ocasionalmente, a su empleo en búsquedas bibliográficas a solicitud de los usuarios.

El uso del catálogo colectivo como parte de la tarea de búsqueda bibliográfica orientada al usuario es fundamental para lograr satisfacer las necesidades de información en áreas ajenas a la propia biblioteca. Ahora bien, al ser el envío de registros para la participación en dicho catálogo un esfuerzo tan significativo, esconveniente elevar su aprovechamiento al máximo, por ejemplo: (a) utilizándolo para las consultas pertinentes al llevar a cabo los procesos técnicos, y evitar así la duplicidad de trabajo en las distintas bibliotecas, ya que si un libro existe en el catálogo colectivo se puede adoptar el registro como propio (con la correspondiente individualización a través de la signatura librística, si fuera necesario);(b) aplicándolo en las áreas de referencia, orientando a los usuarios en la búsqueda bibliográfica y facilitando el préstamo interbibliotecario; y (c) empleándolo en el desarrollo de colecciones, tratando de complementar el acervo colectivo del sistema de bibliotecas.

Las sugerencias precedentes ayudarían a unificar criterios de organización de Roble, tan necesarios en este tipo de trabajo cooperativo. El principal inconveniente es que, si bien las propias bibliotecas plantean la falta de normas de organización que afecta la confiabilidad de Roble, son ellas mismas las que no se hacen cargo de esta falta de criterios. En buena medida esto es producto de la relación distante que mantienen con el catálogo. En otras palabras, las bibliotecas no perciben el catálogo como una herramienta que ellas mismas construyen.

• Personal

En segundo lugar, procuramos revisar algunos aspectos relativos al personal a cargo de los procesos técnicos, poniendo especial atención en su capacitación.

En las bibliotecas estudiadas, el total de personas en el área de procesos técnicos es 43; de éstas, 27 (62,7%) se desempeñan en clasificación. La distribución de este personal en las distintas bibliotecas es bastante dispar. Los casos extremos se encuentran representados por 1 biblioteca con 7 personas en esa sección, y 2 bibliotecas con 1 persona en el área. Existen 5 bibliotecas (38%) que tienen 2 o 3 personas en el sector, y otras 5 que cuentan con 4 o 5 trabajadores.

En cuanto al sector de clasificación exclusivamente, observamos que en 7 de las bibliotecas estudiadas (54%), las personas que forman parte de la sección de procesos técnicos pertenecen también a clasificación. El personal realiza la clasificación del material, y no siempre la misma persona efectúa el control de esta tarea. Es decir, cuentan con una división de tareas, pero las mismas van rotando de persona, lo que hace que este control no resulte efectivo. Esto afecta directamente los registros resultantes, ya que si los criterios no están escritos, cada persona puede aplicar sus criterios personales para clasificar y para decidir si la clasificación asignada por su colega es o no correcta, según la tarea que le sea dada en ese momento. En 6 bibliotecas la clasificación está a cargo de personas distintasa las de otros procesos técnicos. En 4,recaen en una sola persona y en otras 2 bibliotecas son 2 personas las que se encargan de clasificar.

En relación con la capacitación del personal de procesos técnicos, los graduados (68%) han completado la carrera de bibliotecario con duración de 3 años, pero no se registran licenciados. Los estudiantes de la misma carrera empleados en las bibliotecas (16%) cursan primer y segundo año, es decir, aún están cursando las materias correspondientes a los procesos técnicos. En la categoría otros (16%) se encuentra personal derivado a la biblioteca desde otras áreas (tabla 3). La diversidad de este ''otros'' es importante, ya que es posible encontrar allí desde personas que se desempeñaban en oficinas administrativas (con formación acorde a ese puesto), hasta graduados de las carreras que ofrece la facultad en la que desempeñan sus funciones.

 

 

Es sorprendente que dentro de un espacio tan específico y fundamental para las bibliotecas, como es procesos técnicos, se pueda encontrar tanto personal que no ha tomado ningún tipo de curso de capacitación relacionado con el área en que se desempeña.

éste es un factor determinante en el resultado final, teniendo en cuenta que sumadas las categorías ''otros'' y ''estudiantes'' obtenemos el 32,6% de los casos. El problema se profundiza si éste es el único personal con que se cuenta, y si no existe un control de calidad estricto por parte de la biblioteca.

• Acceso a documentos

Analizamos a continuación los tipos de acceso a las estanterías por parte de los usuarios y las dificultades halladas.

En lo referente a la accesibilidad al material de la biblioteca, en cuanto a si poseen estanterías abiertas o no, 6 bibliotecas (46%) respondieron afirmativamente, es decir que menos de la mitad de las bibliotecas permite el acceso de los usuarios a sus estanterías. Al personal de estas bibliotecas se le consultó sobre la orientación brindada al usuario a la hora de buscar el material por sí mismo. Se procuró averiguar si se le explica en qué consiste la signatura topográfica, si hay carteles indicativos en las estanterías y pasillos y si creen que la búsqueda en el estante le resulta sencilla al usuario. Los datos obtenidos aparecen en la figura 1:

 

 

Entre la diversidad de razones expuestas en cuanto a las dificultades de los usuarios ensu búsqueda en las estanterías, los bibliotecarios mencionaron las siguientes: (a) las estanterías están desordenadas; (b) la signatura topográfica no es un dato que los usuarios manejen cotidianamente; (c) los auxiliares de CDU son complejos para los usuarios; (d) no se adaptan porque venían de un sistema de estantería cerrada; (e) prefieren la comodidad de pedir al bibliotecario y por ello no se esfuerzan por aprender a usar la biblioteca por sí mismos.

Es necesario hacer algunos señalamientos respecto a dichas razones, puesto que no es lo mismo que a los usuarios les resulte difícil familiarizarse con el lenguaje de clasificación, a que no encuentren los libros porque no están correctamente ubicados. Es decir, en el imaginario de los bibliotecarios se encuentran distintas representaciones de las problemáticas de los usuarios. Esto expresa, por otra parte, la falta de estudios de usuarios.

Por otro lado, hemos notado incongruencias entre las razones explicitadas y los datos que hemos recabado. Por ejemplo: hemos visto que los bibliotecarios prefieren no usar auxiliares, y sin embargo, consideran que una de las causas por las que los usuarios no encuentran los libros es justamente el uso de auxiliares.

• Componentes de la signatura topográfica

En este apartado detallamos la composición de la signatura topográfica de las bibliotecas estudiadas.

Sobre la consulta realizada acerca de los elementos que forman la signatura topográfica de cada unidad de información, encontramos componentes que han sido recomendados por diferentes autores (Dobra, 1997; Martínez y Valdez, 2009; Soto, 1984; Taylor, 1992), entre ellos, el nombre del área a la que corresponde el material dentro de la biblioteca, la signatura de clase (que es el principal objeto de estudio de este trabajo) y la signatura librística. Dentro de esta última se pueden citar el número de ejemplar, el número de edición o reimpresión, el número de inventario, el número de registro y la disponibilidad (préstamo o sala de lectura). Solamente una biblioteca agrega el idioma a la signatura librística cuando éste no es el español.

Entre los elementos encontrados en la composición de la signatura librística se destaca el número de inventario con 8 casos (29%), seguido del número de volumen con 7 (26%), número de edición o reimpresión y número de ejemplar con 4 (15%) respectivamente, disponibilidad con 3 (11%), y número de registro con 1 caso (4%).

Cabe señalar que el nombre del área a la que se destina el material dentro de la biblioteca es usado en el 23% de los casos, esto es: 3 bibliotecas. Entre las bibliotecas que no usan este dato en su signatura topográfica podemos enumerar las siguientes observaciones: unas usan cintas de colores en el lomo del libro según el tema que trate, colocando las mismas cintas en los estantes de la biblioteca con la correspondiente indicación del tema mediante carteles en los anaqueles. Algunas emplean etiquetas de color para distinguir si el libro es de préstamo a domicilio o de sala de lectura; otras usan distintos colores de tinta en la inscripción de las etiquetas, como diferenciación temática y de área, acompañados de una letra representativa del tema. Una variante más es la diferenciación de los sectores con una oblea de color en la parte superior del lomo del libro.

Cuatro de las bibliotecas estudiadas (31%) emplean colores para diferenciar el material en cuanto al tema y al sector al que corresponde el mismo. Este dato es interesante, teniendo en cuenta que la división temática con colores ha sido planteada de forma didáctica para niños. Es ya clásica la imagen de la margarita de diez pétalos en la que cada hoja, de un color diferente, representa una de las clases de la CDU. Sin embargo, los autores consultados (Dobra, 1997; Soto, 1984; Taylor, 1992; Martínez y Valdez, 2009; Departamento de Educación y Cultura. Servicio de Renovación Pedagógica. Centro de Documentación, 2001; Consejería de Educación y Ciencia. Delegación Provincial de Málaga, 2000; Consejería de Educación, Ciencia e Investigación. Subdirección General de Innovación educativa y Formación del profesorado, 2010) no recomiendan el uso de este sistema tratándose de bibliotecas universitarias.

Al indagar sobre las razones por las cuales se utiliza este sistema, la respuesta generalizada fue la falta de formación del personal que se desempeña en la atención al público y el mantenimiento de las estanterías. Este modo de diferenciación por colores, según los propios entrevistados, facilita la localización y el ordenamiento del material por parte de sus compañeros, que no están familiarizados con las herramientas que usa la biblioteca para la asignación de la signatura topográfica. Por lo que podemos afirmar que el problema de la capacitación está presente en distintas áreas dentro de las bibliotecas universitarias estudiadas.

Si bien en las bibliotecas se tiene conciencia del problema, no se toman decisiones adecuadas para resolverlo, como es la capacitación de todo el personal en el uso de las herramientas con las que trabaja cada institución. En el caso del personal de atención al público y mantenimiento de las estanterías, debería estar orientada básicamente al ordenamiento en el estante, sin el uso de colores. Es importante, además, tener en cuenta que la organización del estante por la notación de CDU sigue el orden de la numeración decimal y, dado que ésta es una temática que se aprende en la educación básica, es muy difícil justificar la supuesta ''complicación''.

• Sistema de clasificación

De las 13 bibliotecas estudiadas, 12 (92%) usan CDU. De éstas, 8 (67%) trabajan con la versión abreviada, mientras que las 4 restantes (33%) usan la versión completa. Todas las bibliotecas emplean versiones impresas y en idioma español.

En cuanto a las ediciones encontradas, van desde el año 1975 al 2004. De las 6 bibliotecas (50%) que usan ediciones de CDU de 1995 o anteriores, 2 decidieron no utilizar las versiones actuales porque, según las personas entrevistadas, no cuentan con mejoras para el área temática en la que se inscribe su biblioteca. En una comparación entre las ediciones actuales de CDU y las empleadas en estas 2 bibliotecas hemos comprobado que las áreas del conocimiento correspondientes a estas instituciones (clases 6 y 7 de CDU) se encuentran mucho más desarrolladas. Entre otros aspectos, abarcan todo lo relacionado con el tema objeto de la clase y contemplan nuevos temas y nuevas denominaciones de temáticas existentes para su adecuación a la actualidad, considerando los distintos abordajes de la materia. Las 4 bibliotecas restantes consideran que las ediciones que usan logran satisfacer sus necesidades, por lo que han decidido mantenerlas.

Las diferentes versiones y ediciones de CDU que emplean las bibliotecas explican en parte el alto porcentaje de equivalencias parciales halladas en el análisis de la muestra tomada de Roble. Dentro de estas equivalencias parciales resalta el alto porcentaje de ítems clasificados en subclases distintas a la considerada correcta, ya que las subdivisiones de las clases principales de CDU sufrieron modificaciones en las distintas ediciones. Además, los cambios sucesivos afectaron a las clases 2 (Religión, Teología) y 8 (Lenguaje, Lingüística. Literatura) que, según el análisis de la muestra tomada de Roble, presentan serios problemas en cuanto a la equivalencia exacta con la clase de CDU considerada correcta en este estudio.

Uno de los motivos principales es, según los entrevistados, la insuficiencia de recursos financieros y la resistencia al cambio por parte del personal con que cuentan las bibliotecas para la actualización. Una cuestión que se debe tener en cuenta a la hora de decidir sobre la reclasificación del material (o clasificación retrospectiva), es si realmente es conveniente invertir esos recursos en la modificación constante de la clasificación de la colección, de acuerdo a los cambios que va sufriendo el sistema y qué beneficios ofrecen estos cambios. Asimismo, aun cuando se emprendiera toda esta actividad, siempre está latente el riesgo de errores que provoquen la pérdida de concordancia entre el registro modificado en el catálogo y el libro en el anaquel.

Acerca de la permanencia del sistema de clasificación, es decir, si éste ha sido siempre el mismo o ha cambiado en el tiempo, encontramos 2 bibliotecas (17%) en las que el sistema varió, aunque el material organizado con anterioridad a este cambio permanece clasificado con el antiguo sistema. A partir de esta modificación se puede hallar en el catálogo material de la misma temática con signaturas completamente diferentes. A modo de ejemplo: el libro Geografía de la República Argentina, que se halló en una de las bibliotecas estudiadas, se ubica con el antiguo sistema en x-3-29, y con el sistema actual (CDU), en 918.2.

Incluso dentro de una misma biblioteca hemos podido hallar el mismo ítem, clasificado con CDU, ubicado en dos lugares completamente diferentes dentro de la colección, por ejemplo: Expresión oral y escrita: Métodos para primaria y secundaria, se ubica en800.85 BRA y en 372.882 BRA.

• Elementos del libro utilizados para clasificar

Vemos ahora qué información bibliográfica toman en cuenta las personas que se desempeñan en el área para proceder a la clasificación de un ítem.

Entre los elementos que mencionaron los encuestados se hallan: el prólogo con 11 casos (85%), el índice con 10 (77%), el título con 6 (46%), la contratapa con 4 casos (31%), la portada y la introducción con 3 (23%), respectivamente, las solapas con 2 casos (15%). Estos elementos son adecuados para la tarea.

El procedimiento que se emplea en la clasificación del material varía considerablemente de una biblioteca a otra. Para obtener esta información solicitamos a cada entrevistado encargado de la tarea de clasificación que describiera brevemente el procedimiento empleado normalmente a la hora de realizar el trabajo. En una sola de las bibliotecas estudiadas se recurre, como punto de partida, al propio catálogo, para consultar si el ítem que se desea ingresar existe o no en su colección, pero no se consulta Roble. En otra biblioteca se consulta Roble como parte de las tareas de clasificación, pero después de haber agotado todos los elementos del libro y haber consultado otros recursos en Internet. En 4 de las bibliotecas (31%) se utilizan recursos de Internet (como páginas Web de librerías y sitios sobre temáticas relacionadas). En 2 (15%) se recurre a catálogos de diferentes bibliotecas en la Web, sin un criterio establecido para la elección de esas instituciones. En una, el personal afirmó que recurre al apoyo de expertos en la temática cuando no es posible determinar correctamente la clase a la que corresponde el ítem. Otros recursos en los que se apoyan los bibliotecarios son: (a) diccionarios especializados y (b) diccionarios de idiomas (si el libro no está en español).

Es bien sorprendente que en 12 (92%) bibliotecas no consulten su propio catálogo como punto de partida para el ingreso de material. ésta es una de las razones de que sea posible hallar el mismo ítem en dos lugares diferentes de la colección. Además, al no consultar el catálogo colectivo del que forman parte, es muy difícil lograr consistencia en la clasificación de las colecciones que lo conforman. Estos resultados confirman, además, que en ninguna de las bibliotecas estudiadas existe un procedimiento estándar para el desempeño en el puesto de trabajo.

Se aprecia un contraste interesante entre estos relatos y los resultados correspondientes a la participación en el catálogo Roble. Sobre este punto, 2 bibliotecas afirmaron que utilizan constantemente el catálogo colectivo en el área de procesos técnicos, pero en la descripción del procedimiento de clasificación, una de ellas lo menciona como última alternativa de consulta, mientras que la otra no hace alusióna él.

• Notación interna

Analizamos a continuación los métodos y herramientas de asignación de la signatura librística en las distintas bibliotecas.

En lo referente a la metodología utilizada para la asignación de la signatura librística, 10 bibliotecas (77%) usan las tres primeras letras del encabezamiento principal de la obra como primer elemento, mientras que las 3 restantes (23%) tienen variados sistemas de notación interna, surgidos de la adaptación o fusión de otros sistemas. Ninguna biblioteca utiliza las tablas de notación interna de Málaga (1962), ni los generadores de signaturas disponibles en la Web, como en R020: Bibliotecología y Ciencias de la Información [2000] (http://www.r020.com.ar/unam.php).

Resulta extraño comprobar que en estas instituciones no se usen tablas de notación interna o generadores Web de signaturas, éstos últimos de muy fácil uso y disponibles de forma gratuita. Asimismo es difícil comprender por qué algunas bibliotecas prefieren construir sistemas de notación interna propios cuando tienen a disposición otros,probados y eficientes, perjudicando así la homogeneidad del sistema colectivo del que forman parte.

• Criterios de organización del material

Nos referimos ahora a los criterios que cada biblioteca sigue para la organización de su acervo bibliográfico.

La totalidad de las bibliotecas analizadas ha planteado que divide su acervo en áreas. Los criterios empleados son: (a) tipo de material con que cuenta la institución, en 4 casos (30,5%); (b) espacio disponible, en 4 casos (30,5%); (c) obsolescencia del material, en 3 casos (23%); (d) disponibilidad de acceso (sala o préstamo); y (e) demanda del material, en 1 caso (8%) respectivamente. En cuanto a la colocación de este tipo de datos en la signatura topográfica, el 23% de las bibliotecas confirmó que agrega la identificación del área correspondiente, tal como se planteara en el apartado ''componentes de la signatura topográfica''.

 

4. Conclusiones

En el desarrollo de esta investigación hemos comprobado que, si bien las bibliotecas estudiadas forman parte de un mismo sistema cooperativo, demuestran ciertas inconsistencias en cuanto a los criterios empleados en la conformación de la signatura topográfica, y una divergencia importante en cuanto a las ediciones de CDU que utilizan.

Es necesario tener en cuenta que Roble es una iniciativa muy valiosa en nuestro ámbito y que no es un catálogo colectivo que centralice el proceso de clasificación. Se trata de un sistema descentralizado, que recibe la colaboración de las bibliotecas integrantes mediante el envío de los registros bibliográficos que se originan en cada unidad. Hemos notado que es necesaria la coordinación operativa eficiente con las bibliotecas participantes y de capacitación permanente hacia el personal encargado de los procesos técnicos y del envío de registros en cada institución. Esto permitiría, entre otras cosas, evitar los campos vacíos en los registros que conforman el catálogo colectivo. Como hemos mencionado, existe un alto porcentaje de registros que no cuentan con el dato ''signatura topográfica'', fundamental para la localización del ítem.

Además, si bien en la actualidad Roble no permite la búsqueda por signatura topográfica, si en el futuro se habilita, su falta haría imposible la deteccióndel ítem en el catálogo colectivo y la recuperación del material en la estantería por parte del usuario que usara esta estrategia de búsqueda. En este sentido es importante establecer criterios bien definidos para la colaboración, no sólo en lo relacionado con los formatos bibliográficos sino también en lo referente al control de calidad previo al envío de registros. Además, sería recomendable incentivar el uso frecuente de Roble en las tareas relacionadas con los procesos técnicos, para evitar que sea usado únicamente en las búsquedas orientadas al usuario. El empleo frecuente de Roble en el área de procesos podría ayudar a unificar criterios de organización. En este estudio hemos podido determinar que el punto más significativo es la falta de rigor profesional en las prácticas laborales en las bibliotecas estudiadas. Si bien es cierto que la mayoría de ellascuenta con poco personal para efectuar los procesos, y esto afecta notablemente el resultado final, la situación se agrava cuando las personas que están a cargo de las tareas del sector de procesos técnicos omiten pasos de vital importancia para su área, como es la consulta previa a su propio catálogo para ingresar un ítem a la colección. Tampoco se consulta el sistema cooperativo del que se forma parte, y esto permite hallar un alto porcentaje de inconsistencias en este catálogo. El uso de ediciones de CDU diferentes, en varios casos anteriores a 1995, también colabora en estas inconsistencias.

Si bien una reclasificación de la colección sería una tarea compleja que implicaría el empleo de los escasos recursos de algunas bibliotecas, los argumentos de los bibliotecarios que usan ediciones de CDU anteriores a 1995 son deficientes. Plantear que esas ediciones son más adecuadas que las posteriores en cuanto al desarrollo temático demuestra que no se ha llevado a cabo una evaluación previa a esta decisión.

El uso de colores dentro de estas bibliotecas es difícil de entender. Este modo de organización debe ser excluido de las bibliotecas universitarias, con una capacitación orientada al ordenamiento del estante mediante el sistema que la institución usa. De lo contrario se tiende a perpetuar el problema, en lugar de dar las herramientas necesarias para adquirir nuevas técnicas y desarrollar el trabajo de la manera más adecuada.

Otro punto importante es la percepción de los bibliotecarios sobre la problemática de los usuarios en las estanterías abiertas, aunque no llevan adelante estudios de usuarios para conocer sus dificultades reales en las búsquedas. Al desconocer los problemas, no pueden orientar la formación de usuarios para satisfacer sus necesidades y expectativas.

Todos los puntos mencionados pueden ser mejorados, siempre que exista el compromiso, por parte de los profesionales, para el desarrollo de su actividad dentro de la biblioteca, y con el sistema del que forman parte, a través de la participación activa en las decisiones, la puesta en común de sus intereses y la cooperación a conciencia.

Un manual de procedimientos en el que se indique la manera correcta y los criterios para la práctica de la actividad profesionaldentro de cada sector de la bibliotecaes fundamental para la coordinación de las acciones tendientes a mejorar la propia biblioteca y el sistema cooperativo del que se forma parte. Si bien esta medida no es suficiente, es el punto de partida para evitar la aplicación de criterios erróneos en la actividad cotidiana.

 

 

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