1. Introducción

Las nuevas reflexiones suscitadas por el cambio paradigmático en la Archivística facilitaron un repensar de los principios teóricos y las prácticas que rigen el proceso de descripción. En los contextos actuales, la representación de la información enfrenta nuevos desafíos marcados por la existencia de distintos soportes y formatos de información y por una diversificación de los perfiles de los usuarios.

Los últimos años del siglo XX y los primeros del siglo XXI se convirtieron en un período fructífero para la descripción archivística. Surgen nuevos conceptos y modelos basados en descripciones pluridimensionales, es decir, el centro de atención ya no es más el instrumento de búsqueda sino la actividad de representar e interrelacionar varias entidades archivísticas (documentos, productores, funciones e instituciones de custodia) en un mismo sistema de información.

A partir de las nuevas concepciones, los profesionales del área comienzan a reflexionar sobre la posible creación de reglas internacionalmente aceptadas que indicarán cómo representar de forma uniforme estas entidades en todos los países. Como resultado de las discusiones surgidas, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) elaboró cuatro normas que, juntas, ayudan a describir los documentos, los productores, las funciones y las instituciones que custodian documentos de archivo. Posteriormente, y tomando como referencia los estándares internacionales en varios países y regiones, se desarrollaron normas de descripción archivística.

La regulación de este proceso hizo posible la representación uniforme de la descripción, principalmente, de los documentos. A través de los estándares internacionales, nacionales y regionales creados por el CIA y las asociaciones profesionales de Gran Bretaña, EE. UU., Canadá, Portugal, España, Brasil y Uruguay se pueden describir los documentos archivísticos; sin embargo, no en todas las normas se desarrollan las estructuras de datos y contenidos necesarios para describir la entidad productor así como otras entidades definidas en los sistemas archivísticos.

En los contextos actuales, la descripción no sólo debe preocuparse por la representación de la entidad documento, también es importante captar los metadatos relacionados con los agentes productores así como las funciones que dan origen a los documentos.

El proceso de representación de contenidos, hoy, tiene como finalidad la creación de sistemas de descripción donde interactúen informaciones de diversos países e instituciones; para ello, es necesario incluir, en el sistema, representaciones de los documentos y sus productores y, opcionalmente, de funciones y otras entidades. Por tanto, regular la descripción de productores y, por consiguiente, crear registros de autoridades es una tarea fundamental en las nuevas dinámicas de una ciencia que para muchos transita por un paradigma marcado por el acceso y la mediación de información.

Este ensayo tiene como propósito estudiar y exponer los aspectos fundamentales relacionados con la representación de la entidad productor así como las principales normativas publicadas para la elaboración de registros de autoridades. Se presenta, en primer lugar, un pequeño recorrido teórico por los conceptos vinculados con la descripción del productor y los registros de autoridades, finalizando con una radiografía de las normas publicadas para la creación homogénea de registros de autoridades archivísticos.

2. La descripción archivística de los productores. Conceptos generales

La normalización internacional influyó, notablemente, en la consolidación teórica de la descripción. El CIA, con la creación de las primeras normativas, comienza a redefinir la noción de este proceso. En ISAD(G) se presenta un nuevo enfoque de la descripción, basada en la representación de contenidos de todas las unidades de descripción; es decir, no se limita sólo a unidades documentales o ítems, configurando, de este modo, una ampliación del objeto de la descripción. Sin embargo, la evolución del concepto se hace más visible en la definición ofrecida en la norma ISAAR(CPF) donde se manifiesta la descripción archivística como una:

[…] Representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. (ISAAR(CPF), 2004, p. 17)

Esta definición expone dos aspectos importantes, en primer lugar, deja en evidencia que la descripción va más allá de crear instrumentos que posibiliten el acceso a la información, se orienta hacia la actividad de describir en sí. En segundo lugar, centra su atención en la acción de explicar el documento y su contexto de producción, o como expresara Bonal Zazo, “une, indisolublemente, la descripción al principio de procedencia” (^{Bonal, 2000}, p. 69).

[…] Clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como categorías claramente diferenciadas, las cuales pueden estar reflejadas en los sistemas de descripción archivística de distinta manera, pudiendo, incluso, estar representadas en ellos por descripciones independientes, aunque interrelacionadas. (CNEDA, 2011, p. 14)

En España, se comienza a trabajar con los términos entidad y subentidad para hacer mención a las unidades de descripción que deben ser incluidas en los sistemas de información descriptivos.

Las características propias del documento de archivo introducen un conjunto de elementos que permiten enlazarlo con los responsables de su creación, proporcionando convicción sobre su veracidad. Los documentos, por tanto, están fuertemente vinculados con su creador y con la actividad que le dio origen, por lo que el principio de procedencia debe ser tomado en cuenta si se pretende realizar el proceso de descripción con la eficiencia que exigen los nuevos contextos.

Todos estos elementos ratifican que la representación no sólo se centra en el contenido de los documentos, sino también en su contexto de producción. Se confirma entonces que la descripción archivística se orienta a tres entidades fundamentales: (1) documento, (2) productor y (3) funciones, aunque pueden ser incluidas otras. La siguiente figura (Figura 1) muestra la relación que se establece entre estas entidades archivísticas.

Figura 1 Relación entre documentos 

El proceso de descripción, en los tiempos posmodernos, debe estar orientado al control intelectual de los contenidos archivísticos, a la recuperación y acceso de la información, pero, también, debe facilitar la gestión de la información, el mantenimiento de la autenticidad, la veracidad y la continuidad de los documentos en ambientes híbridos.

Para poder cumplir con todas estas funciones, la descripción debe, además de representar los contenidos de los documentos, captar, desde la gestión, los contextos de producción y las actividades, pues sólo así los sistemas descriptivos se pueden convertir en verdaderas herramientas de evidencia documental.

En los últimos años, se ha avanzado en las investigaciones y en la confección de normas direccionadas al estudio de los contextos de creación. La descripción de los productores no es una tarea fácil y requiere de una extensa documentación y una actualización continua del contexto de producción y uso de los documentos, especialmente de su procedencia (ISAA [CPF], 2004).

Es de gran importancia que la comunidad archivística reconozca el valor de la descripción de los agentes. “La representación de los productores archivísticos proporcionan información contextual sobre la documentación, además, los nombres de los productores constituyen uno de los puntos de acceso más importantes en las descripciones” (ISAAR(CPF), 2004, p. 13). De ahí la importancia de describir esta entidad de forma homogénea en todas las instituciones de información.

La información sobre los responsables por la creación de documentos se obtiene del análisis del contexto de producción, es por ello que al reflexionar sobre la práctica descriptiva en materia de productores resulta incuestionable analizar dos conceptos: contexto y productor. A continuación se analizará qué se entiende por contexto para luego caracterizar el término productor.

2.2. Productor archivístico

Una vez estudiada la noción de contexto, se hace necesario comprender qué se entiende en la Archivística por productor. En ISAAR(CPF) (2004) se define el productor como “cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y/o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional (Creator)” (p. 12). Es decir, los productores son los sujetos que participan en la creación, producción y gestión de los documentos.

El productor, es decir, la institución, familia o persona, puede desempeñar diversos roles con respecto al documento. El siguiente mapa conceptual ejemplifica las diferentes funciones que puede asumir un agente archivístico. El productor no sólo interviene en la creación del documento de archivo, sino que también puede ser responsable de su colección y gestión.

Figura 2: Mapa conceptual. Roles de la Entidad produtor 

En la entidad productor, como se explicó anteriormente, se definen tres subtipos de entidades: institución, familia y persona. Cada una de estas tres subentidades presenta características específicas por lo que su alcance es diferente. A continuación se presenta un mapa conceptual donde se resume y ejemplifica lo antes expuesto.

Figura 3 Mapa conceptual. Subtipos de la Entidad productor 

La descripción de productores es una tarea ineludible para mejorar la gestión documental y el quehacer de algunos servicios archivísticos y, por consecuencia, el acceso, la recuperación y el uso de la información. La representación normalizada de productores archivísticos se materializa con la creación de los registros de autoridades y su interrelación directa con las representaciones de los documentos.

3. Los registros de autoridades en los contextos archivísticos

En la Archivística, cuando se realiza la descripción de un productor, el resultado emanado es un registro de autoridad, por tanto, es imprescindible conocer cuáles son las características que definen a este tipo de registro en esta área del conocimiento.

En ISAAR(CPF) (2004) se expone que los registros de autoridad son: “la forma autorizada del nombre, que combinada con otros elementos informativos permite identificar y describir la entidad mencionada y que puede también remitir a otros registros de autoridad relacionados” (ISAAR(CPF), 2004, p. 12).

Por tanto, un registro autoridad en el ámbito de la archivística se refiera a un conjunto de informaciones referentes a las formas normalizadas de nombres de instituciones, familias o personas y no a cualquier punto de acceso definido en el sistema.

Los registros de autoridad en los archivos, de acuerdo con ISAAR(CPF) (2004), se utilizan para:

Resulta significativo tener presente que los datos de autoridad exhiben la característica inherente de ser generales y, naturalmente, comunes a muchos archivos. Por tanto, estos registros deben ser creados con la finalidad de facilitar el intercambio entre diferentes sistemas archivísticos y con otros centros de información.

“Los registros de autoridad de archivos son similares a los registros de autoridad de biblioteca. Las dos tipologías de registros requieren la creación de puntos de acceso normalizados en las descripciones” (ISAAR(CPF), 2004, p. 9).

Los registros de autoridad de bibliotecas contienen la forma autorizada del nombre de la entidad (libros, artículos, revistas) que se describe, las posibles variantes del nombre y las relaciones que se establecen entre ellas, así como las fuentes consultadas para consignar el registro de autoridad.

En los archivos, los registros de autoridad cumplen funciones adicionales; recogen, además de la información registrada en las bibliotecas, todos aquellos elementos de información necesarios para explicar el contexto de creación y la procedencia de los documentos.

Los registros de autoridad en la Archivística no sólo persiguen normalizar los puntos de acceso que identifican a la entidad descrita; sino también, presentar elementos relacionados con el contexto de creación de los documentos y las relaciones con otros productores. Los registros de autoridad en los archivos presentan mayor alcance y, por lo general, contienen más información que los registros de autoridades de las bibliotecas.

En los archivos se pueden identificar tres tipos de registros de autoridad:

Los registros de autoridad, en los archivos, proporcionan la información precisa para facilitar la representación y la identificación de los productores de los documentos archivísticos.

Un registro de autoridad es, como se define en ISAAR(CPF) (2004), una forma autorizada del nombre con otros elementos informativos. Por tanto, la forma autorizada de un nombre es uno de los elementos con mayor importancia dentro de los registros, de modo que se establece como un elemento obligatorio en las normas publicadas para la creación de los registros de autoridad.

3.1 Puntos de acceso

La forma autorizada del nombre en un registro de autoridad es “un punto de acceso normalizado que identifica de una manera uniforme a una institución, persona o familia y es establecido por un servicio de archivos responsable” (ISAAR(CPF), 2004, p. 16).

En la Norma Española de Punto de Acceso se expone que “los puntos de acceso normalizados de instituciones, personas y familias son designados forma autorizada del nombre, independientemente de que forme parte o no de un registro de autoridad” (NEPAN, 2010, p. 8)

Seguidamente, se muestra un ejemplo de una forma autorizada de un nombre en un registro de autoridad archivístico.

Tabla 1: Ejemplo de forma(s) autorizada(s) del nombre. 

Fuente: Recuperado de http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/ficheroautoridadesgen.htm

Los puntos de acceso son un elemento fundamental en la creación de los registros de autoridades y, además, constituyen un componente clave en el acceso, la búsqueda y la recuperación de la información sobre el material archivístico. En ISAD(G) (2000) se definen los puntos de acceso como: “nombre, palabras claves, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística” (p. 17)

Por su parte, ISAAR(CPF) (2004) define los puntos de acceso como: “nombre, término, palabra clave, expresión o código utilizado para identificar, buscar o localizar descripciones de documentos de archivo” (p. 17).

Como se puede observar, ambas normas ofrecen un concepto muy similar de puntos de acceso, por lo que se refleja un consenso entre los estándares normativos que abordan este concepto. En el caso de la descripción en los archivos, se determinó que los nombres que debían ser normalizados como puntos de acceso eran los de las personas, instituciones y familias, en tanto sujetos productores de fondos documentales (Mena, (s. f.), p. 119).

En los archivos, la elección de los puntos de acceso relativo a los productores de documentos se extrae de los elementos de información. A continuación se ejemplifican algunos de estos elementos descriptivos.

• Tipo de entidad (institución, persona o familia).

• Nombre de la entidad, así como las diferentes variantes del nombre.

• La historia, las funciones y actividades desarrolladas por la entidad.

[…] Estos elementos señalados son usados regularmente para fundamentar la elección y estructura de los puntos de acceso que se han elegido (…) de tal manera que se puede determinar la forma en que se redactarán los nombres de pila, los títulos de nobleza, o bien el nombre de un organismo (^{López, 2004}, p. 1).

Es decir, los elementos de información que permiten identificar el material archivístico y facilitan la comprensión del contexto que subyace en la producción y uso de los documentos son la base que fundamenta la elección de los puntos de acceso de productores. Razón por la cual, los elementos de información de un registro de autoridad pueden constituir un punto de acceso.

Es importante para el proceso de descripción de los productores, conocer las diferentes normas para la creación de puntos de acceso normalizados que han sido desarrolladas, específicamente, en este campo de las Ciencias de la Información, a continuación se presentan estas normas:

• Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names. UK: National Council on Archives, 1997.

• Describing Archives: A Content Standard (I). Chicago: Society of American Archivists, 2004.

• Rules for Archival Description. Ottawa: Bureau Canadien des Archivistes, 2008.

• Orientações para a Descrição Arquivística. Lisboa: Direcção Geral de Arquivos, 2007.

• Manual de Descripción Multinivel: Propuesta de Adaptación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística. 2.a ed. Rev. Salamanca: Junta de Castilla y León, 2006.

• Norma para la Elaboración de los Puntos de Acceso Normalizados de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materia en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2010.

Estos estándares son los primeros trabajos normativos realizados en el área de la Archivística que facilitan la construcción de lenguajes documentales controlados y, por tanto, ayudan a la formación de registros de autoridades con la calidad que exigen los actuales sistemas de recuperación de la información.

3.2 Control de autoridades

En las Ciencias de la Información, el proceso de normalización y de control de los puntos de acceso es conocido como control de autoridades. Schmierer es uno de los primeros teóricos que define este concepto, y expone que “es la operación que consiste en la determinación de los puntos de acceso y en el registro de las decisiones que se han tomado para su elección” (^{García & Jiménez, 2002}, p. 41).

“El control de autoridades comprende tres grandes actividades: (1) la recopilación, registro y mantenimiento de los datos de autoridad; (2) la verificación de dichos datos y (3) la utilización de los puntos de acceso establecidos como formas autorizadas” (^{García & Jiménez, 2002}, p. 41).

El control de autoridades es un proceso intelectual, de investigación, mediante el cual se determina la forma única e inequívoca en que debe ser expresado un mismo punto de acceso en los diferentes registros, y presentar, además, las relaciones entre dichos puntos de acceso.

Con la finalidad de una mejor comprensión, a continuación se ejemplifica la utilidad del control de autoridades. En este caso, con la entidad persona se muestran algunas de las variantes en las que puede presentarse el nombre de una persona.

Figura 4 Variantes de las formas del nombre 

El control de autoridades implica analizar todas las variantes posibles con las que puede nombrarse una entidad archivística, evitando las confusiones a que se pueden presentar los homónimos, sinónimos; para, posteriormente, determinar entre todas las variantes, de acuerdo con unas normas determinadas, el punto de acceso adecuado. Además, permite, a los usuarios, recuperar el nombre de la entidad en cualquiera de sus variantes de nombre.

^{Esteban Navarro y Gay Molíns (1998}), también han investigado con exhaustividad este tema y al respecto plantean que:

[…] El control de autoridades es una técnica de normalización de los puntos de acceso a las descripciones documentales a partir de los elementos de información más comunes y significativos en los diferentes registros, mediante la construcción de un fichero de autoridades para un centro de información o un sistema de información local, regional, nacional o internacional, que contiene los términos autorizados y los no autorizados para expresar esos puntos de acceso, las relaciones o vínculos permitidos entre ellos y datos descriptivos sobre su carácter. (^{Esteban & Gay, 1998}, p. 20)

La aplicación del control de autoridades posibilita la obtención del punto de acceso adecuado para representar la entidad de descripción. Además, imprime consistencia a los instrumentos de descripción (índices, catálogos, inventarios y bases de datos) sirviendo para optimizar la recuperación de información y guiar al usuario en su consulta.

4. Normas internacionales, nacionales y regionales para la creación de registros de autoridades archivísticos

La publicación, en los EE. UU. de las Guidelines for Authority and Reference Entries, en 1984, se considera el punto de partida de la regulación de los puntos de acceso y la creación de los registros de autoridades en archivos. Desde la década de 1980, los archiveros de EE. UU. y Canadá comenzaron a desarrollar trabajos teóricos enfocados a la normalización de los productores de los documentos de archivos. Estas investigaciones fueron tomadas como referencia y plataforma, por el CIA, para el trabajo posterior realizado sobre autoridades.

La publicación, en 1993, de la primera Norma Internacional de Descripción Archivística trajo consigo las primeras reflexiones sobre la necesidad de crear una normativa internacional específica para la representación y control de los productores archivísticos. En 1994, el comité de buenas prácticas del CIA presenta el primer borrador de una norma para la descripción de productores y, en 1996, se publica la primera edición de la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridades de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias. En el año 2004, se publica una segunda edición de ISAAR(CPF), vigente en la actualidad.

Esta norma internacional pretende “servir de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos” (ISAAR(CPF), 2004, p. 13).

Con la aplicación de este estándar se obtienen registros de autoridades de archivos que facilitan representaciones relativas a los productores de documentos y su contexto de producción. Además, la norma puede ser usada para controlar la forma del nombre y la identificación de cualquier institución, persona o familia. La aplicación de ISAAR(CPF) facilita la cooperación archivística y el acceso a los archivos y los documentos separados o dispersos. Además, permite la comprensión, por parte de los usuarios, del contexto de producción de los documentos, lo que les viabiliza interpretar mejor su significado y trascendencia (ISAAR(CPF), 2004).

Figura 5 Elementos de información para registros de autoridades segúm ISAAR (CPF) 

Todos los elementos presentados son significativos para elaborar un registro de autoridad, pero sólo se le otorga el carácter obligatorio a cuatros elementos: tipo de entidad, forma autorizada del nombre, fechas de existencias e identificador del registro de autoridad.

La norma, asimismo, contiene un capítulo titulado: Relación de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos. En esta parte se regula la forma de vincular registros de autoridad de archivo con descripciones de documentos y con otros recursos de información.

ISAAR(CPF) es una norma de estructura de datos que regula algunos contenidos para la creación de los registros de autoridad. Si bien, ISAAR(CPF) establece que para el intercambio de los registros de autoridad de archivo en los entornos electrónicos es preciso contar con un formato de intercambio de datos adecuado; y, para ello, recomienda el uso de la Encoded Archival Context (EAC), no constituye una norma de codificación de datos.

La norma del CIA constituye una guía general de datos para describir productores, de ahí la importancia de desarrollar normas nacionales o regionales, que respetando las pautas establecidas internacionalmente, desarrollen estructuras de contenido completas e integradoras para crear registros de autoridad acorde con los nuevos principios de la descripción archivística.

Trazadas las directrices internacionales para la descripción productores, algunos países y regiones han publicado sus propias normas, las cuales, responden a las características propias de sus contextos archivísticos y reflejan la marcada influencia de los textos normativos internacionales. Los estándares que abordan, específicamente, la creación de registros de autoridades para los sistemas de descripción, aún son insuficientes.

Las normas publicadas para la descripción de autoridades son el resultado del trabajo desarrollado en tres países, EE. UU., Portugal y España. En estos tres países diferentes asociaciones de archiveros han trabajado en el desarrollo de estructuras propias para la creación de registros de autoridades archivísticas.

En EE. UU., en el año 2004, la Society of American Archivists publica la primera edición de Describing Archives: A Content Standard (DACS), con una segunda versión revisada en el 2013. Este estándar presenta como principio fundamental la descripción de los materiales de archivos pero también su contexto de creación. Razón por lo cual, DACS, en su segunda parte, documenta el contexto en el cual los materiales de archivo fueron creados y sirve de guía para la creación de registros de autoridad, basado en los elementos de información presentes en ISAAR(CPF).

En el año 2007, en Portugal, la Direcção Geral de Arquivos publica las Orientações para a Descrição Arquivística (ODA). La finalidad perseguida con este proyecto normativo fue “dotar a la comunidad archivística portuguesa de un instrumento de trabajo en consonancia con las normas de descripción internacional” (ODA, 2007, p. 13). La parte II de ODA se basa en la estructura de la ISAAR(CPF); este apartado pretende identificar y describir, de forma única, las autoridades archivísticas y representar las relaciones entre las autoridades y otros tipos de recursos, así como con los documentos.

España presenta un arduo quehacer normativo, tanto a nivel nacional como en las comunidades autó- nomas, y como resultado cuenta con dos estándares para describir autoridades, el Manual de Descripción Multinivel publicado, en el año 2000, por la Junta de Castilla y León, con una segunda edición revisada en el 2006 y ARANOR: Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos publicada, la versión final, en el año 2014, por el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón. Estos dos estándares regionales españoles trabajan los datos y los contenidos para la formación de registros de autoridades archivísticos.

No se puede dejar de mencionar el desarrollo de un estándar para codificar e intercambiar información, relacionada con los creadores de materiales archivísticos, en los entornos electrónicos; se trata de la Encoded Archival Context - Corporate Bodies, Persons and Families (EAC-CPF). Este proyecto se inició, en EE. UU. y Canadá, en el 2001, con una primera revisión en el 2004 y con una versión final de su biblioteca de etiquetas en el 2014.

La normas nacionales y regionales publicadas siguen los principios de la descripción propuestos por la norma ISAAR(CPF) para la descripción de productores. En este sentido, se reflejan ciertas coincidencias entre estas normas y el estándar internacional, en cuanto a estructura y elementos de información y a los niveles de detalle en los registros. No obstante, las nuevas normas presentan una serie de innovaciones vinculadas a contenidos, organización de los elementos y presentación de la información ausentes en ISAAR(CPF).

5. Conclusiones