SciELO - Scientific Electronic Library Online

 
vol.40 número3Imagens e sensações: o acesso à informação em acervos fotográficosInitiatives and Projects to Strengthen School Libraries in Colombia: A Historical Review. From the 19th to the 21st Century índice de autoresíndice de assuntospesquisa de artigos
Home Pagelista alfabética de periódicos  

Serviços Personalizados

Journal

Artigo

Indicadores

Links relacionados

  • Em processo de indexaçãoCitado por Google
  • Não possue artigos similaresSimilares em SciELO
  • Em processo de indexaçãoSimilares em Google

Compartilhar


Revista Interamericana de Bibliotecología

versão impressa ISSN 0120-0976

Rev. Interam. Bibliot vol.40 no.3 Medellín sep./dez. 2017

https://doi.org/10.17533/udea.rib.v40n3a07 

Artículoa de investigación

El proceso de valoración documental a la luz de los actuales debates archivísticos

The Process of Documentary Assessment in Light of the Result of Current Archival Science Debates

Jorge del Castillo1 

Grettel Ravelo-Díaz2 

1 Licenciado en Ciencias de la Información, Universidad de la Habana. Profesor asistente, Facultad de Comunicación, Universidad de La Habana - Cuba. guevara@fcom.uh.cu orcid.org/0000-0002-9914-4500

2 Licenciada en Ciencias de la Información, Universidad de la Habana. Especialista en análisis y procesamiento de información, Empresa de Servicios de Información para el Transporte. Ministerio del Transporte. Cuba. grettyk92@gmail.com; grettel@inf.sitrans.transnet.cu orcid.org/0000-0002-7060-1694


Resumen

La valoración documental es unos de los procesos más controversiales de la Archivística en la actualidad, por sus implicaciones desde el punto de vista informacional, político y social. Si bien los antecedentes de este proceso pueden encontrarse en la época medieval, sería inexacto hablar sobre alguna sistematización teórica antes de las aportaciones de los estadounidenses Philip Brooks y Theodore Schellenberg entre la década del 40 y del 50 del siglo XX. A la luz del paradigma poscustodial, la valoración de documentos de archivo ha sido objeto de no pocas reflexiones teóricas, lo cual ha dado lugar a diferentes posiciones. Este artículo se propone realizar una aproximación a la valoración de documentos de archivo a partir de los paradigmas custodial y poscustodial. En tal sentido, se abordan los enfoques de Jenkinson, y de Scellenberg, para luego comentar algunos de los aspectos que han sido objeto de cuestionamientos en ambos casos. Posteriormente, se presenta el análisis de macrovaloración y sus características fundamentales.

Palabras clave: archivística; custodia; poscustodia; valoración documental

Abstract

Currently, documentary assessment is one of the most controversial processes in archival science because of its implications from an informational, political and social point of view. Although the background of this process dates back to medieval times, it would be inaccurate to speak about some theoretical systematization before Americans Philip Brooks and Theodore Schellenberg's contributions in the 40s and 50s in the 20th century. In the light of the post custodial paradigm, the assessment of archival documents has been the object of increasing theoretical reflections, which has led to different positions. This article intends to perform an approach to archival document assessment based on custodial and post custodial paradigms. To that effect, it addresses some of the aspects which have been the subject of questioning in both cases. Afterwards, this article presents a macro assessment analysis and its fundamental characteristics.

Keywords: Archival science; Custodial and Post-custodial approaches; documentary assessment

1. Introducción

En la literatura especializada sobre archivística se constata una amplia cobertura al proceso de valoración documental y sus consecuencias en la sociedad. Aspectos tales como democracia, libre acceso a la información, participación ciudadana, transparencia, responsabilidad administrativa y política, entre otros, se encuentran íntimamente relacionados con ese proceso y tienen como premisa teórica el paradigma1 poscustodial.

En el presente artículo se realiza una breve y no acabada reflexión sobre la valoración documental a partir del análisis paradigmático, el cual permitirá una mejor comprensión acerca de cómo ha evolucionado este proceso archivístico desde el punto de vista teórico y epistemológico, además de proporcionar una mirada acerca de las diferentes perspectivas sobre las cuales se articuló este proceso en el mundo occidental. Para ello se toma como punto de partida el año 1898, fecha en que se considera por consenso el nacimiento de la archivística como ciencia, a partir la publicación del manual de los holandeses Muller, Feith y Fruin 2 (1898).

Con respecto a la noción de paradigma, Malheiro da Silva (2006) sostiene que es:

Un modo de ver/pensar y de actuar en forma similar por parte de una amplia mayoría de científicos (dentro de su campo disciplinar específico) de diferentes lenguas y nacionalidades presentes en más de una generación. Esta homogeneidad es compatible con la coexistencia de diferentes formulaciones teóricas y “escuelas” que no cuestionen o pongan en peligro el esquema general de ver/pensar y de actuar (paradigma) reproducido por la enseñanza superior universitaria y politécnica y por las sociedades científicas y profesionales. (p. 158)

Esta noción resulta apropiada a las características de las ciencias sociales, en específico a la archivística. Si bien resulta flexible, toda vez que concibe la presencia de diversas corrientes y enfoques teóricos, al mismo tiempo tales enfoques no se contraponen a la esencialidad del paradigma en cuestión.

Con respecto a la evolución de la archivística Malheiro da Silva, Ribeiro, Ramos & Real (1998) identifican tres fases:

a) La “custodial”, que se extiende hasta XVIII, donde la praxis archivística es una disciplina auxiliar de la historia.

b) La “técnica y custodial”, de 1898 hasta la dé- cada del 80 del siglo XX, con la presencia de un enfoque historicista y patrimonialista sobre el alcance de los archivos históricos y administrativos, la gestión de documentos, la normalización y una reformulación crítica de la noción de fondo, entre otros aspectos.

c) La “científica y poscustodial”, desde la década del 80 del siglo XX hasta la actualidad, en la cual los archivos son tratados como sistemas de información y hay un redimensionamiento epistemológico de la archivística en el campo de la ciencia de la información.

Lo que se ha dado a conocer por consenso como paradigma custodial, se corresponde con las fases custodial y técnica-custodial. Mientras que el paradigma poscustodial se corresponde con la última fase.

A lo largo de estas dos etapas se han formulado diferentes definiciones sobre valoración documental, las cuales han estado condicionadas por devenir de la propia ciencia archivística. El Diccionario Brasileño de Terminología Archivística del ANB (2005) la definió como un “Proceso de análisis de documentos de archivo que establece los plazos de conservación y destino, de acuerdo con los valores que les son atribuidos” (p. 41).3

A la luz de los enfoques que emergieron a partir de la década de los 80, la noción de valoración documental se orientó hacia una concepción que se sustenta en una representación de los valores que emanan de la propia sociedad. En tal sentido, se trata de uno de los procesos más sensibles en la práctica archivística, por las implicaciones que esta tiene desde el punto de vista político, cultural y social. Por ello, no pocos autores le atribuyen una importancia singular toda vez que, mediante este proceso, se determina lo que en el futuro será recordado acerca del pasado, en este sentido, lo que formará parte de la memoria colectiva y social, razón por la cual autores como Couture (1999) ubican el proceso de valoración en el centro estratégico de la archivística.

Según Duranti (1989), un antecedente de valoración documental en el mundo occidental se puede encontrar en la Cancillería papal en el siglo XV, donde se incluían en los registros los documentos considerados de valor para el largo plazo. El acto de valorar documentos no se sustentaba en los valores desde el punto de vista legal, ni en los intereses de la investigación histórica, sino que se basaba en los antecedentes de cada función administrativa y el volumen documental producido por la Cancillería papal.

La valoración no siempre ocupó una posición legitimada en la práctica archivística. A lo largo de un tortuoso camino de aciertos y desaciertos, ha evolucionado hasta alcanzar una posición reconocida en la comunidad archivística. No obstante, el debate acerca de este proceso no es un tema cerrado; por el contrario, son diversos los enfoques que hoy se debaten en el plano teórico.

2. La valoración documental desde el paradigma custodial

No resulta un hecho casual que el manual escrito por los holandeses anteriormente mencionado no contemplara la valoración documental, lo cual se puede apreciar desde el propio título: Manual para la Organización y Descripción de Archivos. En este sentido, el acto de valorar documentos de archivo no se consideraba una función en la cual el archivero debiera participar. Ciertamente, estos autores habían trabajado, fundamentalmente, con fondos inactivos, documentos medievales y modernos, por lo que no se sentían ante la inmediatez de lidiar con ingentes volúmenes documentales, como ocurrió en los Estados Unidos en la época posterior a la segunda guerra mundial.

El siglo XX fue decisivo en la configuración de los más significativos acercamientos sobre la valoración documental. Los países cuyas experiencias se han considerados de mayor repercusión son Alemania, Inglaterra, Estados Unidos y Canadá, como afirma Couture (1999), quien identificó dos tendencias en la valoración: valorar para conservar (Alemania) y valorar para eliminar (Inglaterra).

Alemania se considera uno de los primeros países en interesarse por la valoración documental. En tal sentido, los archiveros, movidos por intereses patrimoniales, se orientaron hacia la conservación de los documentos a largo plazo. Aquí se distinguen varios puntos de referencia en el proceso de valoración como “la importancia del organismo productor”, cuyos exponentes fueron principalmente Karl Otto Muller, Heinrich Otto Meisner, George Wilhelm-Sante y Wilhelm Rhor. Otro punto de referencia fue “el uso que se le daba a los documentos” en el que se destacan Fritz W. Zimmerman y Arthur Zechel. Hans Boms, por otra parte, apuntó hacia la sociedad en su conjunto como elemento central a tener en cuenta (Couture, 1999).

En Inglaterra desde 1875 la valoración se orientaba hacia la eliminación, sobre la base de intereses puramente administrativos. En 1975 el Deputy Keeper tenía la potestad de eliminar aquellos documentos considerados sin utilidad desde el punto de vista administrativo, legal, histórico o patrimonial, autoridad que le fue dada en 1877 por el Public Record Office Act.

En este contexto los enfoques de valoración se encontraban muy influenciados por uno de los autores más relevantes en la teoría archivística: el inglés Hilary Jenkinson, quien descartaba la posibilidad de que los archiveros tuvieran alguna participación en cuanto a la selección de los documentos, toda vez que la decisión sobre qué documentos eliminar o mantener era exclusiva de los productores. Uno de sus trabajos más relevantes fue el Manual of Archive Administration, publicado en 1922. En ese trabajo, Jenkinson (1992) definió el documento de archivo como:

Aquel que se generó o usó en el curso de una transacción administrativa o ejecutiva (ya sea público o privado) de la cual formó parte; y por consiguiente conservado en su propia custodia para su propia información por la persona o personas responsable de esa transacción y sus sucesores legítimos. (p. 11)

Esta definición marca un aspecto esencial que será la columna vertebral de los enfoques de este autor: se refiere a que los documentos de archivos se consideran evidencia de los actos y transacciones de los productores, por lo que solo ellos podían decidir sobre su selección y eliminación. De acuerdo con la mirada jenkinsoniana, al ser estos documentos “evidencia imparcial” de la gestión administrativa, cualquier intervención por parte de los archiveros podría manchar o menoscabar ese carácter de evidencia y verdad. Al ser así, los archiveros se reconocían como simples custodios pasivos de la documentación que se transfería a los archivos, mientras que toda intervención en materia de valoración documental recaía exclusivamente sobre los hombros de sus productores.

En los Estados Unidos por algún tiempo se asumió este enfoque de mantener a los archiveros al margen de toda acción sobre valoración documental, basado en las teorías de Jenkinson. Sin embargo, la creciente complejidad de la estructura administrativa y la inflación documental experimentada en los momentos durante y después de la segunda guerra mundial coadyuvó a la exacerbación de problemas ya presentes con anterioridad tales como la necesidad de más cantidad de personal, recursos y locales para tratar toda esa documentación.

Por otra parte, se imposibilitaba la transferencia documental hacia los archivos históricos, toda vez que sus depósitos se encontraban prácticamente sobresaturados. A partir de esta situación, algunos autores se plantearon la necesidad de un punto de giro sobre aquellas visiones de custodia pasiva, para adoptar una posición menos idealista y más intervencionista sobre los documentos, debido a que en sociedades tan complejas como la estadounidense, por ejemplo, el enfoque jenkinsoniano no ofrecía respuesta ante la avalancha documental en las oficinas federales. En todo caso, la valoración documental comenzó a ganar una posición estratégica, sobre todo, en el contexto norteamericano (Malheiro et al., 1998).

Margaret Cross Norton (citada en Cook, 1997), que había sido archivera del Estado de Illinois, consideró que “obviamente ya no era posible que ninguna agencia preservara todos los documentos resultantes de sus actividades” (p. 34). Se hacía irrecusable la necesidad de una intervención temprana sobre ellos.

A partir de los aportes de los estadounidenses Philip Brooks (1940) y Theodore Schellenberg (1956), los procesos de selección y valoración comienzan a tener una importante presencia en el discurso teórico de la disciplina. Sobre la base de las tradiciones británicas y alemanas de la época y en contraposición al enfoque de exclusión de Jenkinson, estos autores desarrollaron una propuesta a partir de la atribución de valores a los documentos.

El primero presentó un texto titulado The Selection of record for preservation en 1940. Ofrecía una propuesta sobre la base de tres criterios de valor a saber: para la institución que lo genera, para el estudio sobre la historia administrativa de la entidad productora y para la historia en general (Brooks, 1940).

En 1956 Schellenberg publicó Modern Archives: Principles and Techniques en el cual definió dos conjunto de valores para los documentos, de acuerdo con su contenido y con su uso. En primer lugar, los valores primarios, cuando los documentos se encuentran en las oficinas y son utilizados de manera frecuente por la administración. En segundo lugar, los valores secundarios, relacionados con la:

(…) evidencia que los documentos contienen de la organización y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo (valor evidencial) y la información que contienen sobre personas, corporaciones, cosas, problemas, condiciones y otros asuntos por el estilo con los que trate el cuerpo gubernamental (valores informativos). (Schellenberg, 1956, p. 164)

Resulta oportuno subrayar un aspecto que marca una visible diferencia con respecto al enfoque de Jenkinson y su teoría sobre el documento de archivo como evidencia. Schellenberg (1956) definió los documentos de archivo como “aquellos documentos de una institución pública y privada que son declarados merecedores de ser preservados permanentemente para propósitos referencia e investigación y que han sido depositados o han sido seleccionados para depositarlos en una institución archivística” (p. 164).

Si bien para Jenkinson la noción de evidencia estaba directamente vinculada con el ambiente operacional en el cual se producía el documento, para Schellenberg, por el contrario, el valor de evidencia se basaba en la importancia que tuviera el documento para la investigación histórica.

En lo que a Schellenberg respecta, es necesario y justo reconocer su virtud de articular una teoría para la valoración de los documentos de archivo, por lo que se le reconoce como un hito en la teoría archivística estadounidense e internacional. La forma en que esta teoría logró posicionarse en el discurso académico y profesional, condicionó la propia praxis archivística, de tal manera que es un modelo aún no superado en muchos contextos. Sin embargo, poco después, desde una mirada más orientada hacia el contexto social, algunos autores comenzaron a cuestionar su validez frente al actual entorno político, social y científico.

Hasta aquí es posible apreciar dos momentos en lo que a valoración se refiere: un momento que podría llamarse de “exclusión”, en el cual, según las teorías de Jenkinson, los archiveros debían mantenerse al margen de la selección y valoración de los documentos, al ser considerados meros guardianes y cuya función era la de resguardar y conservar esa evidencia en su estado más puro. La eliminación o preservación de tales documentos (evidencia de las actuaciones de su creador) era, entonces, potestad exclusiva de la institución u oficina productora. Un segundo momento se podría llamar de “participación” sobre la base de los enfoques de Schellenberg, donde se consideraba la intervención de los archiveros en la selección y valoración de los documentos mediante la atribución de valores.

3. La valoración documental desde el paradigma poscustodial

La llamada sociedad posmoderna se introduce en los años 60 y 70 del siglo XX, acompañada de profundas transformaciones sociales en la que los procesos relacionados con la información desempeñan un papel central. El plano epistemológico se pone de manifiesto en aquellas disciplinas que se adscriben a las ciencias sociales y humanas, en las cuales se evidencia un desapego de las concepciones y modelos cientificistas de la modernidad, que operaban con los heredados enfoques físicos de las corrientes naturalistas de la de la época.4

La archivística no se mantuvo al margen de los avatares de una sociedad que demandaba, por sí misma, una forma distinta de comprender la realidad. Por otra parte, el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación trajo consigo una problemática, por la manera en que se manifiestan los componentes de los documentos en ambiente digital, en el que los documentos dejan de ser entidades susceptibles de ser tratadas como objetos físicos, para convertirse en elementos virtuales, almacenados de forma distribuida dentro de un sistema.

No se trata de que los documentos electrónicos sean esencialmente diferentes a los tradicionales en cuanto a su funcionalidad (servir de evidencia de los actos). La peculiaridad radica, como afirma Mena (2006) en la forma en que sus componentes se comportan, lo cual incide en la capacidad de mantenimiento de su autenticidad.

Esta característica hace que las estrategias de conservación que tradicionalmente habían resultado relativamente eficaces con respecto a garantizar su autenticidad (en tanto tales estrategias estaban orientadas a la conservación de la dimensión física de los documentos), en el ambiente electrónico resultan insuficientes. Esto ha implicado que los archiveros tengan necesariamente que moverse de un enfoque pasivo de conservación a un enfoque de gestión de la preservación, lo cual implica desarrollar acciones desde la fase de producción de documentos, así como llevar a cabo programas proactivos de valoración documental. Como ha defendido Gilliland-Swetland (2014), respecto a los documentos electrónicos no es aplicable la noción del archivero tradicional como simple custodio, por lo que advierte sobre la necesidad de una mirada poscustodial, a partir de la cual asumen roles más activos, como auditores de los documentos, involucrados en el diseño y creación de sistemas para la gestión documental en aras de cumplir con la preservación de la autenticidad.

Como consecuencia de ese nuevo escenario de producción documental, desde los años 80 del siglo pasado se ha desarrollado un fuerte cuestionamiento sobre los presupuestos teóricos de la archivística clásica. No significa que los conceptos que han conformado la teoría sean inválidos, o que los principios que tradicionalmente han regido a este campo hayan caducado, sino todo lo contrario. De lo que se trata es de modificar la manera en que se han comprendido esos conceptos y principios. Así Cook (2001) aclara que “en tal cambiante mundo los principios centrales de la archivística serán conservados sólo desechando muchas de sus interpretaciones presentes, implementaciones estratégicas, y aplicaciones prácticas” (p. 5).

El debate epistemológico del paradigma emergente en torno a los procesos archivísticos, entre los cuales ocupó un lugar especial la valoración documental, estuvo protagonizado, desde la década del 80 por autores como Hans Booms (1987), Gerald Ham (1981), Hugh Taylor (1997), Helen W. Samuels (1986), Bearman (1991), entre otros.

Con respecto al enfoque tradicional de Jenkinson sobre la valoración y selección de documentos, los principales cuestionamientos apuntaron en dos direcciones: en primer lugar, no ofrecía una solución satisfactoria ante la acumulación documental que padecían las oficinas de la administración, toda vez que consideraba al archivero un mero guardián de la memoria registrada, mientras que el productor tenía toda la responsabilidad sobre la decisión acerca de la eliminación o permanencia de los documentos. Por otra parte, su modelo suponía un importante riesgo social, pues “dejar que un documento sea valorado por quien lo produce, puede favorecer el mantenimiento apenas de lo que el discurso dominante quiere contar y de la forma que se quiere contar” (Moreira dos Santos , 2014, p. 48).

De esta manera, el productor (desde su posición de poder) se coloca en un lugar en el que puede actuar como juez y parte, pues mantiene sobre sí la capacidad de decidir lo que debe ser preferiblemente olvidado o convenientemente recordado. Sobre este aspecto Cook (1997) se había referido al hecho de que mediante el enfoque de Jenkinson, el legado archivístico podría distorsionarse por cualquier capricho administrativo o ideología.

Por otra parte, la iniciativa de Schellenberg planteó otros cuestionamientos importantes. Desde Alemania, Hans Booms en su artículo publicado en 1972, titulado Gesellschafsordnung und Überlieferungsbildung: Zur Problematik archivarischer Quellenbewertung, se manifestó sobre la necesidad de una mirada enfocada en la sociedad, sobre el acto de valorar documentos por

parte de los archiveros, al mismo tiempo que abordó las implicaciones desde el punto de vista filosófico, político y social de la valoración documental. Este autor, cuyos criterios fueron bien recibidos en el contexto anglosajón, advirtió sobre la necesidad de que la determinación de los valores para la selección debía descansar en la sociedad y, al mismo tiempo, esos valores se reflejarían en los propios documentos. Así lo hizo saber al expresar que:

Si hay de hecho cualquier calificado para prestar legitimidad a la valoración archivística es la propia sociedad, y las opiniones públicas que expresa. El público como un elemento constitutivo de la sociedad moderna (…) genera el proceso socio-político y legitimiza la autoridad política. (Booms, 1987, p. 106)

El estadounidense Gerald Ham (citado en Cook, 1997) fue otra voz que cuestionó de forma contundente el método de selección a partir del uso que se le daba a los documentos. En torno a esto precisó que:

(…) un proceso de selección al azar, fragmentado, descoordinado, y a menudo accidental (...) que reflejaba los estrechos intereses de la investigación en lugar del espectro más abarcador de la experiencia humana (…) llevará, entonces, al archivero a permanecer siendo nada más que una veleta movida por los vientos cambiantes de la historiografía. (Cook, 1997, p. 41)

Tales afirmaciones son un intento por reivindicar la profesión y su responsabilidad como garante en la construcción de la memoria colectiva y social. Al igual que el modelo propuesto por Jenkinson, la iniciativa schellenberiana resultaba limitada por el hecho de que los paradigmas historiográficos ciertamente cambian con las épocas, y en un mismo tiempo difieren de una región a otra. Esto sugiere que, si el archivero sustenta los criterios de selección sobre la base de lo que se considera significativo, lícito o conveniente para la investigación histórica, en un determinado contexto y época, podría quedar excluida mucha información que no se ajuste al criterio oficial.

Por consiguiente, no sería posible recordar acontecimientos que pudieran resultar inconvenientes para un determinado gobierno, en el marco de un sistema político dado. Como asevera Araujo (2014) “los archivos son vistos como instrumentos de poder que influyen en la enseñanza formal, en la construcción de la memoria colectiva, en la identidad nacional, en fin, en el modo en el que nos conocemos a nosotros mismos” (p. 31).

Al estudiar acerca de la historia de los archivos es posible percatarse de que estos depósitos desde la antigüedad (Egipto, Mesopotamia, Grecia, Roma, América precolombina) hasta la actualidad, han estado asociados a una estructura de poder y han servido, por consiguiente, para su legitimación. En tal sentido, aquellos que detentan el poder han sido los que han dominado el derecho a ser recordados y, por ende, a estar incluidos en la llamada “casa de la memoria”. La exclusión de la mujer en los archivos, así como de los denominados disidentes en los gobiernos no democráticos, son claros ejemplos de cómo se han establecido las reglas del juego en la práctica archivística.

Por tanto, se hace evidente, entonces, la necesidad de considerar un acercamiento a la archivística, en especial al proceso de valoración documental más centrado en la pluralidad de valores de la sociedad (enfoque social) frente al tradicional modelo estatista.5 Con relación a esto, Cook (2001) asevera que “ya no es más aceptable limitar la definición de memoria de la sociedad solamente al residuo documental dejado o escogido por poderosos creadores de records. La responsabilidad pública e histórica exige más de los archivos, y de los archiveros” (p. 18).

Para precisar de una vez las ideas antes expuestas, en el marco de estos criterios, el proceso de valoración documental, entonces, no debería ser determinado por los productores de documentos (según el modelo de Jenkinson), ni por intereses de los historiadores de un determinado contexto (como indica la teoría de Schellenberg), sino por la sociedad en su conjunto, la cual incluye, por supuesto, al Estado, a las instituciones, los programas del gobierno, los ciudadanos, los partidos e intereses políticos, la ideología, la cultura, la historiografía y la sinergia que se crea entre todos estos factores. Así Couture (2003) asevera que “cuando tenga que valorar los documentos de una persona o de un organismo, el archivero debe dar a su juicio una dimensión social” (p. 31).

Sobre la base del enfoque social, Cook (2003) desarrolló una propuesta de macrovaloración, la cual “resulta apta para la valoración de archivos, pues permite determinar qué conservar y qué eliminar con independencia de los dictados del Estado (modo tradicional) y de las últimas tendencias de la investigación histórica” (p. 99).

Por lo tanto, el enfoque social viene a ser un aspecto central en esta propuesta, toda vez que constituye su base conceptual y teórica. Asimismo, “la macrovaloración parece ser más convincente y relevante en comparación con otros enfoques, ya que sitúa el contexto de la creación de los documentos en el centro de la selección” (Kenosi & Moatlhodi, 2012, p. 33).

Independientemente de las críticas que se le han hecho a este enfoque, resulta innegable la validez del mismo, en especial, en aquellos entornos abocados a desarrollar complejas estructuras burocráticas, gobiernos democráticos y administraciones responsables y transparentes. La macrovaloración rechaza la visión de exclusión de Jenkinson, en la que los archiveros se mantienen al margen de la selección documental, así como la mirada historicista de Schellenberg, para asumir un enfoque más holístico en el que intervienen diversos factores, entre los cuales se encuentran los intereses de los productores de documentos y las tendencias de la investigación histórica, los programas gubernamentales, la política, la cultura, la ideología, y cómo interactúan unos con otros.

Ciertamente, Terry Cook ha sido uno de los autores que mejor ha comprendido la necesidad de un cambio con respecto a la archivística como campo profesional. En un artículo publicado en el año 2013 en la revista Archival Science, titulado “Evidence, memory, identity, and community: four shifting archival paradigms”, defendía la tesis de que en los últimos 150 años los paradigmas archivísticos habían atravesado por cuatro etapas: del archivero-custodio del legado jurídico a la memoria, donde prevalece el archivero-historiador y se hace énfasis en el patrimonio cultural, para luego transitar hacia un enfoque de los archivos como recurso social sobre la base de la teoría posmoderna hasta llegar a una comprensión de los archivos orientados a la comunidad a partir de una práctica archivística participativa en la que:

los archiveros profesionales tienen que transformarse de expertos de élite detrás de muros institucionales a mentores, facilitadores, profesores particulares que trabajen en la comunidad a fin de estimular el archivar como un proceso participativo compartido por muchos en la sociedad. (Cook, 2013, p. 114)

Este tipo de acercamientos resulta altamente pertinente en la actualidad, por la necesidad de concebir una sociedad más inclusiva, democrática y participativa, sobre la base de un entorno de buen gobierno de los recursos de información que se gestionan como evidencia y memoria. Así, la valoración documental es un proceso de alta significación política, dado su impacto sobre la capacidad de las administraciones de rendir cuentas sobre sus actos, de gestionar los recursos públicos con transparencia y asumir una relación verdaderamente responsable ante la sociedad en general, donde la participación y el acceso devienen punto de referencia para todo proceso archivístico.

El acceso está teniendo una atención especial por muchas comunidades que desarrollan políticas, estándares y estrategias para el buen uso de internet (Fernandes de Oliveira Miranda, 2010). Las administraciones y las personas conviven hoy en un entorno infocomunicacional, totalmente global, desregulado, desmediatizado, reticular y participativo que hace del acceso a los recursos de información su principal divisa, por lo que los archiveros de hoy están ante la inmediatez de una perspectiva que apunta al acceso y al usuario con los llamados “Archivos 2.0” (Theimer, 2011).

En esta línea de pensamiento, Michael Cook (2010), en una breve reflexión que hace sobre valoración y acceso, advierte la centralidad de este debate cuando asevera que “una razón importante para gestionar los documentos y mantener los archivos es asegurar que las agencias creadoras, incluidas las empresas privadas, puedan rendir cuentas” (p. 76).

Asimismo, el usuario se ubica en el foco de atención en la archivística, no solo por la relevancia que se le ha otorgado en los últimos años, en los estudios sobre la práctica de valoración documental (Lim Rhee, 2012), sino por la necesidad de que los sistemas archivísticos informen y rindan cuentas ante la sociedad sobre las acciones de valoración que se llevan a cabo (Bailey, 2013).

Por otra parte, Huvila (2015) advierte sobre el escaso desarrollo de mecanismos para su efectiva implementación. En tal sentido, resulta necesario tener en cuenta las herramientas normativas que se han desarrollado por el Comité Técnico TC 46 “Información y Documentación”, Subcomité SC 11 “Archivos/Gestión Documental” de la Organización Internacional de Normalización (ISO) como es el caso de la norma ISO 30301 Information and documentation -Management system for record- Requirements (2011), que especifica los requisitos que debe tener en cuenta un sistema de gestión documental. En ellos se identifican varios orientados a la valoración documental.

4. Consideraciones finales

En el proceso de valoración se pueden identificar tres posiciones desde el punto de vista teórico y práctico. Primeramente, en el marco del paradigma custodial se advierte un criterio de exclusión, a partir de las teorías de Jenkinson, el cual excluía a los archiveros de las decisiones sobre la selección y eliminación de los documentos, por lo que se les confería total autoridad a los productores para decidir sobre lo que sería digno o legítimo de ser preservado a largo plazo. Por otra parte, se advierte un criterio de participación, desde los aportes de Schellenberg, a partir del cual los archiveros toman partido en la valoración de los documentos.

Un aspecto clave que marca una diferencia entre estos dos teóricos radica en la propia noción de documento de archivo y que responde a cada uno de los criterios señalados. Para Jenkinson, los documentos que se consideran de archivos eran aquellos emanados a partir de las transacciones administrativas, por lo que el sentido de su mantenimiento, uso y custodia respondía a los intereses de los responsables de tales transacciones (sujeto productor). En este caso se aprecia un enfoque de evidencia de cara a la administración.

El enfoque de evidencia de Schellenberg difiere completamente del anterior, toda vez que concebía los documentos de archivo como aquellos que eran dignos de ser preservados para la investigación y, por tanto, habían sido seleccionados para ser transferidos a una institución archivística.6 Cada una de estas perspectivas condicionó el proceso de valoración tanto en la teoría como en la práctica, hasta aproximadamente la década de los 80 del siglo XX.

En el marco del paradigma poscustodial, se puede advertir un tercer criterio que podría llamarse de socialización, en el que toman partido autores como Terry Cook, quien aboga, en un primer momento, por tomar como punto de referencia el contexto social y sus valores plurales. Los archivos se consideran recursos de la sociedad y el archivero una especie de mediador entre este y los usuarios, aunque no para representar a una élite de poder, satisfacer los intereses de la oficialidad o simplemente servir a la historiografía del momento, sino para representar, de manera inclusiva, la amplia gama de colores de una sociedad donde tiene lugar el Estado y su sistema político, los arquitectos de la historia, los medios de prensa, las instituciones de enseñanza, las empresas públicas y privadas, los disidentes, los homosexuales, las comunidades aborígenes, entre otros que conforman el contexto de lo social y que, por tanto, detentan el derecho a tener voz y memoria.

Luego, se centró en la comunidad. Desde el enfoque basado en la comunidad, el archivero ya no sería un curador pasivo, ni un evaluador activo o un mediador social, para convertirse en un facilitador comunitario, un actor que interactúa en una comunidad social que participa de forma abierta y transparente en las decisiones que se toman sobre los documentos, sus plazos de retención y las acciones para la preservación de la memoria. Sobre la base de estos criterios, el proceso de valoración documental se reorienta hacia una perspectiva cuyas características pueden ser resumidas de la siguiente manera:

• es un proceso descentralizado e inclusivo, donde los ciudadanos participan en las decisiones sobre la conservación y eliminación documental;

• toma en cuenta los valores que cada grupo social o comunidad le aporta a los documentos, sin importar origen, raza o ideología;

• fomenta la rendición de cuentas, la responsabilidad y la transparencia en los procesos de los que son reflejo los documentos, así como en la praxis archivística;

• está orientado al acceso y la democratización del uso de los documentos como elementos esenciales de la memoria colectiva;

• el archivero interviene, junto a los usuarios y la comunidad, en la valoración de los fondos documentales haciendo uso de los medios sociales

5. Referencias Keywords:

1. Archivo Nacional de Brasil. (2005). Diccionario brasileño de terminología archivística. Rio de Janeiro, Brasil: Publicaciones Técnicas. [ Links ]

2. Avila Araújo, C.A. (2014). Critical perspective in Archival Science, Library Science and Museum Studies. InCID: Revista de Ciência da Informação e Documentação, 5(1), 27-46. [ Links ]

3. Bailey, C. (2013). Past Imperfect? Reflections on the Evolution of Canadian Federal Government Records Appraisal. Archivaria, 75, 5-47. [ Links ]

4. Booms, H. (1987). Society and the formation of a documentary heritage: issues in the appraisal of archival sources. Archivaria , 24, 69-107. [ Links ]

5. Brooks, P. (1940). The Selection of records for preservation. The American Archivist, (3), 230-234. [ Links ]

6. Cook, T. (1997). What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. Archivaria , 43, 17-63. [ Links ]

7. Cook, T. (2001). Archival science and postmodernism: new formulations for old concepts. Journal Archival Science, 1(1), 3-24. [ Links ]

8. Cook, T. (2003). Macrovaloración y análisis functional: la preeminencia de la interacción políticosocial. Tabula, (6), 87-104. [ Links ]

9. Cook, M. (2010). Appraisal and access: We should expect changes driven by the media and by public awareness. Records Management Journal, 20(1), 72-77. [ Links ]

10. Cook, T. (2013). Evidence, memory, identity, and community: four shifting archival paradigms. Archival Science, 13(2), 95-120. [ Links ]

11. Couture, C. (1999). La evaluación de los archivos: estado de la cuestión. Lligall: Revista Catalana d'Arxivística, 11, 59-88. [ Links ]

12. Couture, C. (2003). La función valoración en la archivística contemporánea: una sinergia entre varias consideraciones complementarias. Tabula , (6), 23-50. [ Links ]

13. Duranti, L. (1989). The Odyssey Of Records Managers Part I: From Middle Ages to Modern Times. ARMA Records Management Quarterly, 23(4), 3-11. [ Links ]

14. Fernandes de Oliveira Miranda, M. K. (2010). Acesso à informação no paradigma pós-custodial: da aplicação da intencionalidade para findability (tese Doutorado). Porto: Universidade do Porto. [ Links ]

15. Gilliland-Swetland, A.J. (2014). Conceptualizing 21stCentury Archives. Society of American Archivists. Society of American Archivists. [ Links ]

16. Huvila, I. (2015). The unbearable lightness of participating? Revisiting the discourses of “participation” in archival literature. Journal of Documentation, 71(2), 358-386. [ Links ]

17. ISO/TC 46/SC 11. (2011). ISO 30301:11 Information and documentation -Management system for records- Requirements. [ Links ]

18. Jenkinson, H. (1992). A Manual of Archive Administration. Data Science Journal, ed. Lund Percy. London: Humphries. [ Links ]

19. Kenosi, L., & Moathodi, T. (2012). The determination of value in archival science and the ever evolving theories of records selection. The Eastern Librarian, 23(1), 24-36. [ Links ]

20. Kuhn, T. (1986). La estructura de las revoluciones científicas. México: Breviarios del Fondo de Cultura Económica. [ Links ]

21. Lim Rhee, H. (2012). Genres and genre repertoires of user and use information sources in U.S. state archival and records management appraisal practice. Archival Science , 12, 461-483. [ Links ]

22. Malheiro da Silva, A. (2006). Informação: da compreensão do fenômeno e construção do objecto científico. Porto: Afrontamento. [ Links ]

23. Malheiro da Silva, A., Ribeiro, F., Ramos, J., & Real, ML. (1998). Archivística: teoría y práctica de una ciencia de la información. Ediciones Afrontamiento. [ Links ]

24. Mena, M. (2006). Propuesta de Requisitos Funcionales para la Gestión de Documentos Archivísticos Electrónicos en la Administración Central del Estado Cubano (tesis de doctorado, no publicada). Universidad de la Habana: Facultad de Comunicación. [ Links ]

25. Moreira dos Santos, S. C. (2014). O clássico e o pósmoderno: algumas reflexões acerca da ar-quivologia a partir do pensamento de Hilary Jenkinson e Terry Cook. Informação Arquivística, 3(1), 42-59. [ Links ]

26. Muller, S., Feith, J. A., and Fruin, R. (1898). Manual for the Arrangement and Description of Archives. New York [ Links ]

27. Schellenberg, T. R. (1956). Modern archives: principles and techniques (2.ª ed.). Chicago: University of Chicago. [ Links ]

28. Theimer, K. (2011). What is the meaning of Archives 2.0? The American Archivist, 74(1), 58-68. [ Links ]

29. Tschan, R. (2002). A Comparison of Jenkinson and Schellenberg on Appraisal. The American Archivist, 65 [ Links ]

1La noción de paradigma ha tenido un enorme impacto en las ciencias sociales, desde los aportes de Thomas Kuhn y su obra The Structure of Scientific Revolutions publicada en 1962. Para Kuhn, un paradigma se refiere a "realizaciones científicas universalmente reconocidas que, durante cierto tiempo, proporcionan modelos de problemas y soluciones a una comunidad científica" (Kuhn, 1986, p. 13).

2Se refiere al Manual on the Arrangement and Description of Archives de los holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898. Existe un consenso entre algunos autores en coincidir el nacimiento de la ciencia archivística con la publicación de este manual, toda vez que en él se sistematizaron los principales principios archivísticos, al mismo tiempo que presentó una metodología para el tratamiento de los documentos de archivo.

3Esta definición se basa en los presupuestos teóricos del norteamericano Theodoro Schellenberg, quien propuso un método para la valoración de documentos de archivo mediante la asignación de valores a los mismos. En tal sentido, aquellos documentos que eran de frecuente uso por parte de sus creadores tenían un valor primario, y los que se transferían hacia una custodia archivística tenían un valor secundario. Estos valores eran determinados a partir del contenido de los documentos.

4Es necesario subrayar que este proceso de tránsito hacia lo que se ha dado a conocer como era posmoderna no ha ocurrido de manera homogénea. Podría ser un error pensar que el fenómeno posmoderno, o la llamada sociedad de la información, es la realidad que se vive en cada región del planeta, o que se ha manifestado de la misma manera. Así, mientras los países más desarrollados como los Estados Unidos de América han sido el escenario por excelencia donde se han desarrollado las tendencias, que en el orden de lo económico, político, social y científico han marcado un punto de giro con respecto a los modelos modernistas, en otras regiones la situación dista considerablemente de esa realidad. Por consiguiente, con respecto a la teoría y la práctica archivística ocurre lo mismo. En opinión de estos autores, el paradigma poscustodial no ha sido asumido o comprendido de igual manera en todos los escenarios ni en toda comunidad archivística. En este sentido, el paradigma custodial no es algo del pasado, pues ambas corrientes conviven, de alguna manera, en el discurso académico y profesional.

5Terry Cook menciona dos momentos en relación con la práctica archivística. Estos están en consonancia con los momentos paradigmáticos que se presentan en este artículo. Se refiere, en primer lugar, al enfoque estatista (coincide con el paradigma custodial) en el que los archivos se subordinan a los intereses del Estado, sobre la base de una concepción jurídico-administrativa. En segundo lugar, defiende la necesidad de un enfoque social, en el que los archivos se abren a una perspectiva que toma como punto de referencia a la sociedad. En este sentido, es la propia sociedad, a partir de sus múltiples valores, la que determina el conocimiento que ha de mantenerse como memoria colectiva.

6En relación con esto, Schellenberg establecía una diferencia entre records y archives. En tal sentido, ofrece una definición de record muy similar a la de Jenkinson, toda vez que para él records eran aquellos documentos considerados evidencia de las operaciones de negocio de las instituciones productoras o sus sucesores, mientras que los archives eran aquellos seleccionados para la preservación a largo plazo por su valor para referencia e investigación (Tschan, 2002)

Recibido: 21 de Julio de 2016; Aprobado: 02 de Noviembre de 2016

Creative Commons License Este es un artículo publicado en acceso abierto bajo una licencia Creative Commons