1. Introducción

El crecimiento en la producción científica y la gran cantidad de información que gracias a esta se divulga y difunde exigen una calidad y una normalización cada vez mayor en las actividades editoriales, por eso es indispensable contar con procesos bien establecidos que garanticen la calidad en términos de contenido, de formato y de criterios editoriales e indexación, exigidos por bases de datos, repositorios y, en nuestro caso particular, por Publindex y Colciencias. Teniendo en cuenta lo anterior, surgió la necesidad de establecer tres líneas de trabajo con funciones y estrategias puntuales en cada una de ellas: 1) proceso editorial, propiamente dicho; 2) mercadeo y suscripciones; y 3) bases de datos e indexación. A continuación, las expondremos grosso modo y nos centraremos en cómo hemos abordado cada una de estas líneas durante estos 5 años de dirección a cargo del profesor Luis Carlos Toro Tamayo y el Equipo Editorial que lo acompaña. Cabe aclarar que en esta ocasión no hablaremos puntualmente de los agentes que llevan a cabo los procesos, como lo hizo en el número anterior la profesora Marta Alicia ^{Pérez (2018)}, sino que expondremos una forma de trabajo que hemos adoptado según las necesidades de la RIB, es decir, hablaremos del qué y del cómo.

2. Proceso editorial

La descripción de estas líneas de trabajo estará enmarcada en los criterios generales de clasificación: 1) Calidad Científica, 2) Calidad Editorial, 3) Estabilidad, 4) Visibilidad y reconocimiento nacional e internacional, expuestos por Colciencias (2014) en el Documento Guía. Servicio Permanente de Indexación de Revistas de Ciencia, Tecnología e Innovación Colombianas. El cuarto proceso, Visibilidad y reconocimiento nacional e internacional, lo expondremos en el apartado de bases de datos e indexación.

2.2 Calidad editorial

Con base en lo anterior, una vez los artículos superan la etapa inicial, es decir, una vez se evalúa su pertinencia temática, y la estructura y formato según su tipología, se hace una búsqueda exhaustiva de evaluadores para iniciar el proceso de peer review (doble ciego). Se tiene en cuenta la temática del artículo y el perfil académico del evaluador, que debe coincidir con el del autor -de ahí que se llamen pares académicos- principalmente doctores y magísteres, puesto que la gran mayoría de los autores lo son. Cada artículo, según la sección a la que corresponda, debe tener una cantidad determinada de árbitros:

• Investigaciones: 2 evaluadores.

• Revisiones: 2 evaluadores.

• Reflexiones, reseñas de libros, reportes de caso y demás: 1 evaluador

2.2.1Creación de un manual de publicaciones.

En lo que tiene que ver con el formato y presentación, aunque la RIB cuenta con un diseño ya establecido para su publicación, y no obstante respeta y reconoce el estilo y la autoría de cada uno de los artículos, debe velar porque estos cumplan con las características necesarias para continuar teniendo presencia en las bases de datos y repositorios académicos más importantes de ciencias sociales y humanas.

Fue, pues, por cuestiones de visibilidad, de inclusión en las bases de datos y repositorios académicos, y, sobre todo, para lograr una calidad editorial y una correcta exposición de la línea temática que la RIB publica, que se vio la necesidad de hacer una recopilación de normas de edición, de citación, de estilo y de ortotipografía para lograr estos objetivos. Además, esta recopilación supone la implementación de un sistema de gestión de la calidad, en el cual se empiezan a unificar y estandarizar procesos que podrán ser consultados y, por qué no, mejorados por los Equipos Editoriales futuros.

Otra de las estrategias implementadas fue el cambio de las normas ISO 690 (1987) e ISO 690-2 (1997) por las normas APA sexta edición, a partir del número 3 del volumen 37. Este manual de la American Psychological Association (APA), elaborado desde 1929, es el manual de estilo más utilizado en la redacción científica en el campo de las ciencias sociales, y proporciona una guía no solo sobre las citas y referencias, sino también sobre todos los aspectos que están presentes en el proceso de escritura científica (estructura, lenguaje, presentación de tablas, figuras, etc.).

Ahora bien, el reto era capacitar personal en el manejo de esta norma y encontrar correctores de estilo que velaran por el cumplimiento de la misma. También se añadió en la guía para autores la estructuración de los artículos de investigación siguiendo el formato IMRD (introducción, métodos, resultados y discusión). La importancia de esta normalización abarca muchos criterios dentro de la Revista, no solo en términos de calidad editorial y de gestión de la calidad: derechos de autor, no incurrir en plagio por mala citación, rigurosidad en la correspondencia 1 a 1 entre cita y referencia -es decir, todo lo que sea citado debe estar en las referencias y viceversa-, sino que, además, al tener los elementos de la cita completos y en orden, se contribuye a una adecuada medición bibliométrica tanto para la Revista como para los autores en los sistemas de citación.

El manual es para uso interno y nos ha ayudado a estandarizar y normalizar muchos de los aspectos de la publicación, nos ayuda también a ajustar la guía para autores.

Es preciso señalar que esta recopilación se enfocó más en los aspectos editoriales y que, aunque se hicieron algunas precisiones ortográficas, no se pretendía exponer un manual exhaustivo de ortografía. Muchas de las normas que allí se exponen no son únicas, tienen variaciones, excepciones y, en muchas ocasiones, se prestan para varias interpretaciones. Fue pues nuestro interés presentar las normas de la manera más general posible, teniendo siempre presente que, en caso de ambigüedad, adaptamos la norma a nuestro contexto e intención editorial, que siempre será la calidad en la presentación de los artículos. A continuación, se expone en la Figura 1 cómo se estructuró el contenido de esa recopilación de normas -que actualmente sirve de guía al proceso de corrección de estilo y de diagramación- llamada Manual de Publicaciones. Revista Interamericana de Bibliotecología.

Figura 1 Contenido del Manual de Publicaciones. Revista Interamericana de Bibliotecología. 

3. Mercadeo y suscripciones

En esta línea de trabajo se concentra la distribución (envío de ejemplares físicos por correo, nacional e internacional, canje, donaciones, cortesías) y la suscripción a la RIB. Desde ella se apoya también el proceso editorial en la comunicación con autores y árbitros y en el envío y recepción de formatos, constancias, autorizaciones, cartas, etc. Se encarga de la publicidad y de gestionar la presencia en eventos, principalmente de la Escuela. En este proceso también se incluye la parte financiera, pues tiene la responsabilidad de registrar los ingresos (los fondos que son aprobados y las suscripciones) y los egresos (pagos de ilustración, impresión, corrección, diagramación, etc.). Custodia documentos como el reglamento interno de la RIB, bases de datos de autores, árbitros, suscriptores, entre otros, y está también al tanto de las necesidades relacionadas con material e insumos (papel, tintas, elementos de embalaje, entre otros).

4. Bases de datos e indexación

Esta línea está ligada al criterio de visibilidad y reconocimiento nacional e internacional planteado por Colciencias (2014), al que se asocian elementos como niveles de circulación y de accesibilidad de la revista, formas y niveles de distribución, integración en las bases bibliográficas secundarias nacionales e internacionales, la existencia de colecciones completas en la Biblioteca Nacional, la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia, la Biblioteca del Congreso y en bibliotecas departamentales (en las cuales tenemos presencia por medio de canje, proceso que hace parte de mercadeo y suscripciones); no obstante, en este apartado nos ocuparemos de la presencia que tenemos actualmente en bases de datos y repositorios.

Cuando se asumió esta nueva dirección, la RIB tenía presencia en diversas bases de datos y repositorios, en el número 3 del volumen 35 se especificaban las siguientes:

Ahora bien, como “lo importante no es estar en esos sistemas sino cómo se está” (Rodríguez-Yunta & Giménez-Toledo, p. 39), nos pusimos en la tarea de rastrear la información en estas bases y ver el estado en el que nos encontrábamos; porque, claramente, al enfrentar un retraso en la publicación, este se vería reflejado en los repositorios. Encontramos que teníamos registro en más bases de datos, pero en todas ellas debíamos hacer una actualización, tanto de la información básica de la RIB como de los artículos. Nos concentramos en Scielo, Publindex, E-Lis, Redalyc y Latindex, pues estas “alimentan” a otras bases. En DOAJ debimos gestionar nuevamente la clasificación y, una vez fue aprobada, comenzamos a actualizar la información retrospectivamente. Estamos también al día en estas bases. En Scielo, por ejemplo, teníamos un atraso de casi 3 años. Actualmente se hace el formato para marcación de Scielo, que también aplica para Redalyc, y el formato del DOI simultáneamente con el proceso de diagramación, para que los artículos estén en el menor tiempo posible en estas bases con su respectivo identificador.

A 2018, la RIB tiene presencia en las siguientes bases y repositorios:

En Publindex, hasta la clasificación de 2014 II, vigente hasta 2016, la RIB estuvo en clasificación A2. Con las nuevas políticas y criterios internacionales implementados en la clasificación de 2017, la RIB se mantuvo indexada obteniendo la clasificación B.

En un análisis realizado con la herramienta Ahrefs² en 2016, obtuvimos que hay 102 sitios web con enlaces a la Revista y 882 enlaces a la Revista.³ Esto es indicio del potencial de búsqueda y rastreo que tiene la RIB.

5. Retos futuros

Gracias a la estabilización que logramos en estos 5 años, ya podemos pensar ¿hacia dónde va o debería ir la RIB? Esta respuesta la encontramos en los “nuevos conceptos” como ciencia abierta, acceso directo, visibilidad, impacto, inmediatez… Estos están cambiando radicalmente la comunicación de la ciencia, tal y como lo hizo en su momento la imprenta, la computadora y ahora la Internet.

Estamos creciendo, nos están leyendo y descargando cada vez más:⁴

Pasamos de recibir 42 artículos en el volumen 39 (2016), a recibir 67 en el volumen 40 (2017).

Esta información demuestra que la RIB debe considerar, si se quiere, “nuevos horizontes”. A continuación, exponemos, según ^{Travieso-Aguiar, M. (2003)}, lo que ella llama “Algunas particularidades de las publicaciones” (s. p.). Para efectos de nuestra proyección a futuro, y las consideraciones que hemos hecho sobre la migración total hacia lo digital, las llamaremos ventajas y desventajas (Tabla 1).

Tabla 1 Ventajas y desventajas entre el medio tradicional de publicación (impreso) y la publicación electrónica 

Fuente: tomado de ^{Travieso-Aguiar, M. (2003)}. Las publicaciones electrónicas: una revolución en el siglo XXI.

Claramente la publicación electrónica también tiene desventajas, una de ellas es la poca claridad frente a la reglamentación y códigos de ética, pese a las licencias que se han establecido para regular la difusión de contenidos científicos (licencias Creative Commons, por ejemplo); además, está el debate de qué tan abierto debe ser el acceso a la información con el fin de, por un lado, evitar malas prácticas y mal uso de los contenidos; y, por otro, llegarles a todas las comunidades posibles y generar impacto social siguiendo lo planteado en el preámbulo de la Declaración de Budapest (^{Unesco, 1999}):

Las ciencias deben estar al servicio del conjunto de la humanidad y contribuir a dotar a todas las personas de una comprensión más profunda de la naturaleza y la sociedad, una mejor calidad de vida y un entorno sano y sostenible para las generaciones presentes y futuras. (s. p.)

Pensamos entonces en un plan de “marketing” científico, en el que debemos desarrollar estrategias de visibilidad y, por ende, de visualización, ya que lo visual empieza a tener mucho peso en una comunicación netamente digital, apoyada en bases de datos y redes sociales para llegarles a otros públicos; lo anterior nos lleva a las estrategias de difusión con acciones puntuales: mejorar la plataforma de publicación, tener una URL de fácil recordación, considerar la publicación inmediata, publicitar los artículos y sus autores uno a uno, considerar contenidos multimediales, entre otras.

Como antecedente de publicación 100 % electrónica encontramos las revistas que conforman la Asociación Plataforma Latina de Revistas de Comunicación, todas en acceso abierto. Esta asociación “surge con la intención de simplificar el proceso de la publicación sin renunciar al rigor científico” (^{PlatCom, abril, 2018}).

Sabemos que el cambio puede no ser inmediato y que está a consideración de otros aspectos (pueden ser también políticos y administrativos), pero es claro que la RIB ya está preparada para asumir las transformaciones que están planteando las nuevas tecnologías y formas de difusión del conocimiento.

6. Conclusiones

Ante los constantes cambios en los criterios editoriales, avances tecnológicos y herramientas de difusión y divulgación de conocimiento que rigen actualmente la comunicación científica -y frente aquellos que la han regido desde siempre-, la RIB ha tenido que ir transformándose y adaptándose, y, por eso, es válido e importante mirar los avances que hemos tenido, retrospectivamente, para saber que podemos dar un paso adelante y estar a la vanguardia de las comunicaciones científicas.