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1. Introducción
1.1 La terminología de la archivística
Autores como Gómez (2010, p. 43) afirman que, a pesar de que las herramientas terminológicas aportan información para el desarrollo de las ciencias, esta no es la única evidencia que permite dimensionar la consolidación de las disciplinas. Ciertas disciplinas, como es el caso de la archivística, se han consolidado de forma tardía, lo que provoca que cuenten con menos herramientas terminológicas que otras ciencias cuya consideración científica fue anterior. Como consecuencia, Muller, Feith y Fruin ya señalaban a finales del siglo XIX la necesidad de usar los mismos términos para referirse a una misma realidad, necesidad que ha permanecido a lo largo del tiempo, según autores más contemporáneos como Duchein (1983) y Dryden (2006). Las particularidades regionales, las prácticas archivísticas locales, la cercanía que tiene la archivística con otras disciplinas de las ciencias de la información, el origen de los términos y sus traducciones han hecho que no exista un consenso general para el uso de términos archivísticos a nivel global. Como lo expresa Alejandro Delgado (2007, p. 41), un mismo término puede tener significados disímiles en diversos contextos o para un mismo significado existen términos diferentes según su ubicación geográfica.
La archivística hispanoamericana no ha sido ajena a esa problemática y ha intentado mitigarla mediante diferentes obras. Al respecto, Díez (2011, p. 34) nombra algunos trabajos en nuestra lengua aparecidos desde mediados del siglo XX, a saber: Diccionario de archivología: términos relativos a la archivología, paleografía, diplomática y materias afines, de Humberto Pernía; Terminología de archivos: instrumentos de trabajo, de Carmen Crespo; Diccionario de terminología archivística, publicado por el Ministerio de Cultura de España; Glosario de terminología archivística, de Ana Duplá; Diccionario de archivística, de M.a del Carmen Mastropierro; Diccionario de archivística, de José Ramón Cruz-Mundet (2011a); Diccionario de términos archivísticos, de V. H. Arévalo Jordan; Glosario de preservación archivística digital V 4.0., publicado por la UNAM; Vocabulario de archivística: catalán, español, inglés, publicado por la Universidad de Barcelona, y Vocabulario para la descripción archivística, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España.
Así mismo, por parte de los países de habla inglesa y portuguesa han aparecido iniciativas como: Dictionary of Archival Terminology: English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, de Walne, Evans y Himly (1984); Glossary of Archival and Records Terminology, de Pearce-Morses (2005), disponible en el sitio web de la Sociedad Americana de Archivistas, y Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, del Arquivo Nacional de Brasil (2005), entre otros.
1.2 Panorama de la terminología archivística en Colombia
En Colombia existen programas de formación archivística desde la década de 1970 y un ente regulador nacional, el Archivo General de la Nación (AGN), creado en 1989, lo que demuestra que existe una comunidad profesional y producción tanto académica como normativa en el área. En materia terminológica, el AGN realizó un glosario en su primer reglamento de archivos en 1994, que fue actualizado en 2006 mediante el Acuerdo AGN 027 (AGN, 2018). También se cuenta con los trabajos realizados por Sierra (2010, 2017) y Sierra y Giraldo (2010), en concreto, los artículos “Diccionario especializado en archivística: nexos y determinantes” y “Banco terminológico de series y subseries”, además de los trabajos de grado de Castiblanco y Leal (2010); Giraldo (2010) y Bohórquez y Riaño (2010).
Se infiere, pues, que el inventario de recursos terminológicos en archivística, en particular, sigue siendo bajo en Colombia. Conscientes de esta necesidad, un grupo de investigadores de las áreas involucradas inició el proyecto “Banco de datos terminológicos en ciencias de la información. Primera etapa: base de datos de la archivística”,1 financiado por la Universidad de Antioquia.
El proyecto tiene como propósito presentar una herramienta de organización del conocimiento archivístico, compuesta por una base de datos terminológica (BDT) y un sistema de conceptos que busca representar de forma gráfica dicho conocimiento. En primer lugar, la BDT busca ser una herramienta de organización del conocimiento, que sirva de base para la construcción de un diccionario especializado o un tesauro en el ámbito. Con ello, se aporta tanto al desarrollo terminológico de las ciencias de la información como al fortalecimiento de la terminología en Colombia. En segundo lugar, el sistema de conceptos, desde la perspectiva de la organización del conocimiento, y de acuerdo con Luna González (2015, p. 79), establece un sistema de representación de la realidad de dicha área de conocimiento, con el fin de que los usuarios puedan conocer el contexto de su creación y evolución. Aquí se representa el conocimiento archivístico con la elección de los términos usados en Colombia tanto en sus aspectos teóricos como prácticos y atiende a la forma en que se concibe la disciplina archivística impartida en la Universidad de Antioquia.
2. Metodología
Este trabajo se realizó a partir del enfoque cualitativo, usando técnicas de investigación documental para el trabajo de recolección de datos. Esta técnica se combinó con un grupo focal para la validación de los términos y las relaciones presentadas en el sistema de conceptos.
En concreto, este artículo se centra en la importancia del trabajo cooperado entre expertos de varias disciplinas, a saber: bibliotecología, archivística y terminología. Dicho trabajo ha permitido conocer el estado de la disciplina de la archivística en Colombia desde el punto de vista de su terminología. De acuerdo con la teoría comunicativa de la terminología, propuesta por Cabré (1993, 1999), se definió el proceso para el trabajo terminológico sistemático monolingüe (en español) con equivalentes en inglés y portugués, conducente a la creación de la base de datos en archivística. Este proceso consta de seis fases, a saber:
2.1 Fase 1. Definición y delimitación del trabajo
En esta fase se establecieron los siguientes criterios:
Tema: archivística
Destinatarios de la BDT: profesores, estudiantes, traductores y público interesado en la archivística
Funciones del equipo de investigación: se definieron tres roles principales, así: experto en archivística, terminólogo e informático. En concreto, el experto en archivística participó en las tareas de conformación del corpus textual, elaboró el sistema de conceptos de la disciplina y validó la extracción y el vaciado de la terminología. El terminólogo realizó las tareas de rastreo y vaciado de terminología, así como de apoyo en la búsqueda de equivalentes en inglés y portugués y, por último, el experto en informática se encargó de las tareas de diseño de la BDT, de acuerdo con los parámetros establecidos. Además, efectuó los ajustes a la estructura general del banco y gestionó los permisos de los diferentes tipos de usuarios (administrador, colaborador, editor y suscriptor) que intervienen en la BDT.
Finalidad de la BDT: descriptiva, es decir, su función simplemente es la recopilación de los términos.
Alcance: se estableció que tendría al menos 150 términos pertenecientes al dominio de la archivística.
2.2 Fase 2. Preparación del trabajo
Esta fase consistió en reunir la documentación disponible sobre el tema. Para la selección de la información y fijación del corpus de vaciado, es decir, la selección del material para la extracción de los términos, se tuvo en cuenta los siguientes tres criterios: 1) pertinencia (o información representativa del campo de la archivística), 2) actualidad (que refleja mejor la realidad lingüística del ámbito en cuestión) y 3) originalidad (expresada en la lengua en la que se trabaja, el español).
Para la conformación del corpus de vaciado, se realizó una búsqueda de textos sobre archivística, aparecidos entre los años 2008 y 2017, en Google Scholar, bases de datos de acceso abierto (Dialnet, SciELO, DOAJ, Redalyc), catálogos en línea de universidades (OPAC) y repositorios institucionales; para el almacenamiento de la bibliografía recuperada se utilizó el gestor Mendeley. Una vez depurados los resultados de la búsqueda, el corpus textual quedó constituido por 73 documentos, así: 55 artículos de revistas, 11 libros, 4 tesis, 2 memorias de congresos/ponencias y 1 plan de estudios.
La extracción de la terminología se realizó mediante una estrategia combinada (extracción automática-extracción manual), por ser la de mayor precisión a la hora de obtener los candidatos a término. El trabajo de extracción automática se llevó a cabo en TermoStat, un extractor diseñado por la Universidad de Montréal (Drouin, 2010).
Para la búsqueda de los equivalentes en inglés y portugués se emplearon, básicamente, las siguientes fuentes en formato electrónico: Multilingual Archival Terminology, Glossary of Archival and Records Terminology y Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Y en formato papel se consultaron, entre otras, las siguientes fuentes: Diccionario inglés-español, español-inglés para archivística, biblioteconomía, documentación y museología, Diccionario de archivística en español y Diccionario de Archivística.
Adicionalmente, toda área de especialidad transmite una determinada visión de la realidad, que se representa en forma de sistema de conceptos. Su construcción y su uso se ha dado en doble vía: por un lado, ha facilitado la identificación de las áreas temáticas y la consiguiente asignación de sus términos respectivos y, por el otro, se ha convertido en la base para elegir los términos más representativos de la archivística para su ingreso en la BDT. En la Figura 1 se muestra el mapa conceptual de archivística creado y usado en esta investigación.
2.3 Fase 3. Elaboración de la terminología
Para la elaboración de la terminología se crearon tres instrumentos, a saber: ficha de vaciado, ficha terminológica y fichero. La ficha de vaciado resulta de la etapa de extracción a partir del corpus conformado de los términos que se consideran propios del campo de especialidad, en este caso la archivística.
Según Cabré (1993), “las fichas terminológicas son materiales estructurados que deben tener toda la información relevante sobre cada término” (p. 281). La ficha terminológica definida para este trabajo consta de las siguientes informaciones o campos: 1) término, 2) fuente del término, 3) categoría gramatical, 4) área temática, 5) definición, 6) fuente de la definición, 7) contexto, 8) fuente del contexto, 9) remisión a términos (sinónimos y abreviaciones), 10) equivalente1 (portugués), 11) fuente del equivalente1, 12) equivalente2 (inglés), 13) fuente del equivalente2, 14) autor, 15) fecha de redacción de la ficha y 16) notas (para informaciones no previstas). En la Figura 2 se aprecia una de las fichas de la BDT de archivística.
Fuente: imagen extraída de la BDT de Archivística. http://bibliotecologia.udea.edu.co/terminologia/sitio/
Figura 2 Ficha terminológica correspondiente al término archivo clínico.
Por último, el fichero o conjunto de fichas terminológicas no es más que la BDT propiamente dicha. Sobre este asunto volveremos en el apartado de “Análisis y resultados”.
2.4 Fase 4. Presentación del trabajo
Esta fase consiste en la elaboración del texto que se difundirá de forma definitiva.
2.5 Fase 5. Supervisión del trabajo
Hay dos tipos de supervisión del trabajo: la del especialista en la temática y la del especialista en metodología terminológica. De acuerdo con Cabré (1993, p. 332), los primeros revisan todos los aspectos relativos a la especialidad (corpus de vaciado establecido, estructuración conceptual, lista de términos incluidos, validez de las definiciones y de las equivalencias y sinónimos). Además, en virtud de su especialización pueden detectar la falta de términos importantes del área en cuestión, e inversamente valorarán la falta de relevancia de algunos términos incluidos en el trabajo. En este punto cabe resaltar que, aparte de la experta en archivística vinculada al proyecto, se contó con un “grupo focal” conformado por otros especialistas en archivística que han refrendado el sistema de conceptos, la información recopilada en la BDT y, en especial, han colaborado en la resolución de los casos problemáticos identificados. A su vez, los terminólogos revisan todos los datos que conciernen a la estructuración general del trabajo, a la aplicación de los principios metodológicos y a la representación de las informaciones según los principios teóricos de la terminología y las normas nacionales e internacionales existentes en la materia.
2.6 Fase 6. Tratamiento y resolución de los casos problemáticos
Para resolver los problemas de tipo conceptual, se recurrió a bibliografía complementaria o a especialistas, pues son ellos los que mejor conocen los contenidos de su área. Para solucionar los problemas relativos a las equivalencias en otras lenguas se recurrió a otras bases de datos especializadas y a los expertos que manejan textos plurilingües sobre la materia. Finalmente, para resolver los casos relativos a la denominación, se recurrió a los organismos de normalización oficiales que cuentan con intervención de especialistas en la materia.
3. Análisis y resultados
De acuerdo con la metodología establecida, los dos principales resultados de este trabajo son el sistema de conceptos y la BDT de archivística, que hace parte de un recurso mayor (banco de datos terminológico de ciencias de la información). Esta BDT consta de 168 términos.
3.1 Descripción conceptual
La creación del sistema de conceptos ha permitido darle un doble uso; por una parte, ha facilitado la identificación de las áreas temáticas de la archivística (y la consiguiente asignación de sus términos) y, por otra, ha sido la base para la elección, con miras a su inclusión en la BDT, de algunos de los términos más comunes empleados en el medio, según el criterio de un grupo local de expertos consultados.
En este caso, el conocimiento archivístico se ha categorizado en cuatro grandes familias de conceptos, a saber: Fundamentación teórica, Archivo, Documento de archivo y Gestión documental. La elección de estas familias de conceptos responde a la categorización presentada tanto por Cruz-Mundet (2011b) como por Heredia-Herrera (1991), autores influyentes en el campo de la archivística en Colombia. De estas grandes familias se desprenden conceptos en dos niveles subsiguientes, mostrando relaciones entre sí, ya sean de tipo lógico u ontológico. Este proceso es fundamental para la comprensión de los conceptos, el contexto archivístico colombiano y el uso y ubicación que se le da a cada término.
3.2 ase de datos de archivística
Una BDT es una recopilación estructurada y automatizada de términos y de información sobre ellos que se destina a responder a las necesidades de un grupo de usuarios definido. Además de las consultas terminológicas específicas, las BDT permiten obtener listados de términos seleccionados por criterios puntuales como campo temático, definición, equivalencias, etc. Las BDT se suelen usar como materia prima para la creación de diccionarios, que pueden ser de diferente tipo (monolingües, bilingües o plurilingües) y como herramientas básicas para la información y la documentación.
Un banco de datos terminológico (por sus siglas también BDT) alberga normalmente un grupo de bases de datos de varias disciplinas. En este trabajo, como ya se mencionó, se proyecta que el BDT en ciencias de la información contenga las BDT en archivística, bibliotecología, documentación y museología.
3.3 Análisis cualitativo y cuantitativo
3.3.1 Descripción temática
A partir del corpus de vaciado de términos, se identificaron cuatro áreas temáticas pertenecientes al campo de la archivística, a saber: Archivo: 35 términos (20,83 %), Documento de archivo: 44 términos (26,19 %), Fundamentación disciplinar: 13 términos (7,73%), y Gestión documental: 76 términos (45,23 %). En consecuencia, el rastreo terminológico permitió extraer 168 términos en total.
3.3.1. Descripción lingüística
3.3.2.1. Clasificación de los términos según la forma.
Como se ha indicado, la BDT contiene 168 términos, de los cuales 37 (22,02 %) son simples (archivista, archivo, catálogo, etc.) y 131 (77,97 %) son complejos (archivística poscustodial, archivística clásica, archivo eclesiástico, etc.).
A continuación, se destacan los dos rasgos lingüísticos más comunes identificados en los términos complejos: la sintagmación y la reducción léxica. La sintagmación se evidencia en ciertos patrones lingüísticos, siendo los más frecuentes en este trabajo los siguientes:
N+Adj con 76 términos (45,23 %) es el patrón más frecuente. Algunos ejemplos son archivo audiovisual, archivo cartográfico, archivo central, archivo cinematográfico, archivo clínico, archivo comunitario, etc.
N+prep+N con 18 términos (10,71 %) es el segundo patrón más frecuente y se refleja en términos como archivo de empresa, archivo de gestión, censo de archivo, cuadro de clasificación, disposición de documentos, documento de archivo, etc.
N+Prep+N+Adj con 8 términos (4,76 %) es el tercer patrón más común. Algunos ejemplos son programa de gestión documental, radicación de comunicaciones oficiales, tabla de retención documental, tabla de valoración documental, entre otros.
Según Sanz (2010, p. 124), la formación de los términos sintagmáticos se da, con bastante frecuencia, por el proceso de determinación, es decir, por la especificación de un término existente mediante uno o varios determinantes o modificadores que lo delimitan y que representan sus conceptos o aspectos específicos. En este estudio, se ha encontrado que los casos más productivos corresponden a archivística, archivo, documento, tabla y valor. A continuación, se listan algunos ejemplos hallados para cada caso enunciado:
archivística → archivística clásica, archivística integrada, archivística poscustodial
archivo → archivo audiovisual, archivo cartográfico, archivo central
documento → documento análogo, documento de archivo, documento electrónico
tabla → tabla de control de acceso, tabla de retención documental, tabla de valoración documental
valor → valor administrativo, valor científico, valor contable
Por último, la terminología de la archivística muestra, además, otros fenómenos lingüísticos como la reducción léxica; en concreto, las siglas. En este caso, se han detectado siete unidades (4,16 %), a saber: ISAAR (CPF), ISAD (G), ISDF, ISDIAH, ISO 15489, ISO 30300 e ISO 30301.
3.3.2.2. Clasificación según la procedencia.
Los términos de un área de conocimiento pueden proceder bien por préstamo lingüístico o por neología terminológica (neonimia). En el primer caso, la BDT de archivística registra algunas siglas, que funcionan como préstamos del inglés. De acuerdo con Giraldo (2008, p. 206), las siglas también pueden adquirir la función de préstamo, puesto que, muchas de ellas, se importan de una lengua extranjera como el inglés y se conservan y usan en español. Para este autor, es común que en las áreas científico-técnicas las siglas se presten directamente de otras lenguas en lugar de crearse a partir de la traducción de su definición. Como se ha mencionado, en este estudio se han recogido siete siglas (4,16 % del total de términos), que funcionan como préstamos del inglés.
En el segundo caso, de acuerdo con García (2011, p. 18), algunos de los neologismos surgen por la realidad que empuja a los términos a sufrir modificaciones para adecuarse a nuevas necesidades de denominación, de ahí que se empleen mecanismos como la sintagmación y los préstamos. Seguidamente presentamos los dos casos sintagmáticos más productivos identificados en la BDT de archivística:
Términos formados a partir de la palabra núcleo “archivo”: archivo cartográfico, archivo comunitario, archivo de empresa, archivo de gestión, archivo de ONG, archivo departamental, archivo judicial, archivo privado de interés público, archivo total, archivo universitario.
Términos formados a partir del núcleo “valor”: valor del documento, valor evidencial.
3.3.2.3. Procesos de variación denominativa o sinonimia
De acuerdo con Freixa (2002, p. 54), la variación denominativa (VD) se entiende como el fenómeno por el cual a una misma noción le corresponden diversas denominaciones. Se suelen distinguir, entre otras, las siguientes clases de variación: a) de orden sintáctico o morfosintáctico (variación de preposición, de género, de número, alternancia entre ausencia y presencia del artículo dentro de un sintagma, etc.), b) de orden morfológico (cambio de algún elemento afijo), c) de orden gráfico (cuando se produce un cambio ortográfico o tipográfico), d) de orden léxico, y e) por reducción o elisión.
Esta realidad se puede evidenciar en casos como el del término gestión documental, cuya variante es gestión de documentos. En la producción científica se usan indistintamente, siendo el segundo de uso recurrente por los archivistas de España. Al realizar una búsqueda del uso de ambos términos en la herramienta Ngram Viewer de Google, se evidencia cómo gestión de documentos se usa con mayor frecuencia en publicaciones durante todo el siglo XX. No obstante, la comunidad académica local ha usado en mayor medida el término gestión documental durante las últimas décadas. Por tanto, se decidió ingresar el término gestión documental como principal y gestión de documentos como sinónimo en la BDT de archivística.
Un caso similar se evidencia en los términos archivo fonográfico, fonoteca y archivo sonoro. A partir de la búsqueda documental y la consulta con otros expertos del área se determinó que, aunque los tres términos son sinónimos y se usan indistintamente en la producción científica, el término más usado en nuestro contexto es fonoteca. Por consiguiente, se decidió usarlo como entrada en la base de datos y los otros dos, como sinónimos.
Se observa pues cómo en el ámbito de la archivística se manifiesta el fenómeno de variación denominativa, lo cual crea cierta confusión tanto en los entes que imparten la formación en ella como en los profesionales del ramo. Esta problemática incide en la identidad y lugar de esta área en el escenario académico y científico, ya que se generan diversas miradas e interpretaciones, que en algunos casos suelen ser erróneas.
La BDT de archivística muestra que 58 términos (34,52 %) tienen variantes denominativas. Por clases, los tres casos más comunes en este estudio son los de la variación por reducción o elisión con 28 ocurrencias (48,27 %); variación léxica con 14 ocurrencias (24,13 %) y variación de orden gráfico con 10 ocurrencias (17,24 %).
A continuación, la Tabla 1 muestra una selección aleatoria de casos de variación denominativa encontrados en la BDT de archivística.
Tabla 1 Ejemplos de variación denominativa registrada en la BDT de archivística.
| Variación por reducción o elisión | Variación léxica | Variación gráfica |
|---|---|---|
| ciclo vital de los documentos o ciclo vital | archivística o archivología | ISAD (G) o Norma internacional general de descripción archivística |
| producción documental o producción | archivo cinematográfico o archivo fílmico o filmoteca o cinemateca | metro lineal o ml |
| tipo documental o tipo | archivo de gestión o archivo administrativo | ISDF o Norma internacional para la descripción de funciones |
Fuente: elaboración propia.
3.3.2.4. Procesos de equivalencia.
La búsqueda de los equivalentes, tanto en inglés como en portugués, ha significado un reto importante, pues la concepción de la archivística no es igual en todas las latitudes. Al respecto, casos como el del término archivo ilustran bien esta problemática. En efecto, el equivalente en inglés, según el glosario de la Sociedad Americana de Archivistas, es archives, en plural, mientras que archive corresponde en el contexto colombiano a archivo histórico. La Figura 3 ilustra este caso.
Fuente: imagen extraída de la BDT de Archivística. http://bibliotecologia.udea.edu.co/terminologia/sitio/
Figura 3 Equivalentes en inglés y portugués del término archivo histórico.
De igual modo, en inglés y portugués se registran términos que no se encuentran en los BDT de instituciones especializadas y que algunos autores de diccionarios en español optan por traducir de manera literal. En estos casos es posible inferir que dichos términos no se usan de la misma manera como se hace en el contexto latinoamericano, como sucede, por ejemplo, con legajo y valor contable.
En el contexto hispanoamericano existen términos que no tienen correspondencia exacta en inglés o portugués, pero que cuentan con términos propios en dichas lenguas; es el caso de la unidad de medida de los archivos metro lineal que en el mundo anglosajón corresponde a pie lineal. Otros ejemplos registrados corresponden al término archivo departamental, que equivale a archivo del Estado tanto para el ámbito portugués (Brasil) como anglosajón (Estados Unidos y Australia). Los ejemplos anteriores nos llevan a resaltar que la existencia de denominaciones específicas en diferentes lenguas debe tenerse en cuenta en los procesos de análisis de información y, por consiguiente, en los procesos de organización del conocimiento.
4. Conclusiones
El presente estudio ha permitido un doble acercamiento a la archivística. Por un lado, a su caracterización desde el punto de vista terminológico y, por el otro, al panorama de su terminología a partir del trabajo interdisciplinario entre expertos en archivística, bibliotecología y terminología en Colombia. Para el primer acercamiento, la metodología empleada ha permitido obtener algunos hallazgos preliminares acerca de las características de la terminología de la archivística, a saber: identificación de áreas temáticas y procesos de formación, función, procedencia, sinonimia y equivalencia de términos.
Desde la perspectiva de la revisión de los términos archivísticos por el experto temático, las mayores dificultades se encuentran en la denominación de las áreas temáticas; las cuales dependen en gran medida de las concepciones archivísticas propias del contexto. Esta dificultad se ha subsanado con la elaboración de un sistema conceptual disciplinar que, además, se ha constituido en una herramienta vital para el vaciado terminológico, pues ayuda a que los usuarios comprendan desde cuál enfoque archivístico se presentan los términos y la jerarquización que se le asigna a estos. El análisis de los datos ha mostrado que las principales áreas temáticas presentes en el corpus constituido para este estudio son gestión documental, documento de archivo, archivo y fundamentación disciplinar.
En la formación de los términos, se ha observado la predominancia de los términos compuestos. El tipo de formación más frecuente es la del tipo sintagmático N+Adj, siendo particularmente productivos los sintagmas cuyos núcleos son las palabras archivo, archivista, valor, documento y tabla. La función de los términos en este estudio es nominal; es decir, la categoría gramatical que prevalece es el sustantivo; fenómeno que va en línea con los hallazgos en otros estudios terminológicos pertenecientes a otras áreas de conocimiento.
La procedencia de los términos se da por préstamos lingüísticos o por neología. En lo que respecta al ámbito colombiano, pareciera existir la tendencia a seguir la literatura sobre archivística proveniente de diversos países de habla inglesa; por consiguiente, la disciplina en el ámbito local ha nutrido sus procesos e instrumentos a partir de distintas vertientes. Esto explica su carácter ecléctico a la hora de tomar aquello necesario para la actualización o empleo en la gestión documental. En el caso de los préstamos, se ha evidenciado el caso de las siglas que, en su totalidad, han sido prestadas del inglés. En cuanto a la neología, los casos detectados corresponden a la formación de nuevos términos a partir de un término simple. Es decir, a partir de términos como archivo se han formado términos compuestos como archivo cartográfico, archivo comunitario, archivo de empresa, archivo de gestión, etc.
Es de esperar que se dé la coexistencia de varias denominaciones para referirse a un mismo concepto cuando en los especialistas prevalecen aspectos como la vertiente teórica en la que se inscriben, el contexto sociocultural, la ubicación geográfica y el momento histórico en el que se desenvuelven. Además de lo anterior, en los expertos pueden primar otros aspectos que inciden en la proliferación de la variación denominativa como son su propia iniciativa, sustentada en sus conocimientos de la disciplina, en su destreza para la correcta formación de palabras, en su dominio de una lengua extranjera o en su habilidad para traducir la literatura especializada de su área desde una lengua extranjera.
La variación denominativa o sinonimia encontrada aquí es principalmente de tipo léxico, reductivo y gráfico. Consideramos que este fenómeno se puede dar bien por la falta de normalización terminológica originada, a veces, en la existencia de varias corrientes teóricas, bien por el proceso natural de consolidación conceptual de la archivística como disciplina o, incluso, por ambos motivos. Habrá que investigar más en esta materia para confirmar esta suposición.
La búsqueda de los equivalentes en portugués e inglés suele suponer cierta dificultad, pues no se trata de una mera traducción literal de denominaciones, sino de encontrar aquellos términos que representen el mismo concepto para los archivistas locales. Se llama la atención sobre la necesidad de involucrar a los traductores con formación en terminología en este tipo de trabajos. Esta estrategia, sin duda, presenta un doble beneficio. Por un lado, permite que los recursos terminológicos se ajusten a las necesidades de los traductores y, por otro, permite que la asignación de equivalentes de los términos en otras lenguas se haga con mayor rigor, lo cual contribuye a dar confiabilidad a recursos como las bases de datos terminológicos.
A la luz de los hallazgos, se considera que, si bien no es posible aspirar a tener términos de archivística usados de la misma forma en diferentes latitudes, sí es importante contar con herramientas que permitan entender estos términos en el contexto colombiano y contar con equivalencias en otros idiomas que ayuden a la comunidad archivística a entender la diversidad terminológica y comprender dichos términos en otras partes del mundo. En este sentido, el trabajo que aquí se presenta es un aporte para estudiantes, profesores, profesionales de la archivística, de las ciencias de la información y de áreas afines, quienes pueden contar con una herramienta de consulta, representada en una BDT en español con equivalentes en inglés y portugués.
El desconocimiento de las relaciones con otras áreas conlleva dificultades en la organización del conocimiento de una disciplina. Este hecho se pudo constatar a partir de la discusión dada al interior del grupo focal, pues, en campos de conocimiento de corte interdisciplinar como la archivística, la relación con otras áreas como administración, tecnologías de la información, ciencias sociales y humanas, entre otras, es evidente el uso de muchos términos comunes, como gobernanza, acceso a la información, eficacia, eficiencia o memoria, que, para efectos de este trabajo, no se tuvieron en cuenta inicialmente para su ingreso en la base de datos. De ahí que sea necesario fortalecer la terminología de la archivística en nuestro medio con miras a la organización de su propio conocimiento para poder determinar relaciones con otras áreas y evidenciar relaciones de mayor grado de complejidad entre las diferentes familias de conceptos propuestas. Por lo tanto, este trabajo abre el camino a futuros trabajos de investigación en el área que ayuden a profundizar en la terminología propia de otras disciplinas de las ciencias de la información, como es el caso de la bibliotecología, la documentación y la museología; además de ahondar en la terminología de las diferentes categorías planteadas y a realizar trabajos que contribuyan con la armonización terminológica del campo de la archivística.
Se considera también que, para asegurar la calidad de cualquier recurso terminológico, el terminólogo y el experto en la temática deberán garantizar una competencia metodológica. Por una parte, el terminólogo necesita combinar tanto la teoría como la práctica; es decir, debe poseer una fundamentación que le permita, por ejemplo, realizar rastreos y vaciados de terminología y gestionar la información derivada con programas informáticos. Por otra parte, el experto temático debe tener un dominio del lenguaje de su especialidad (reflejado en la comprensión y conocimiento de la terminología de su campo) para comunicarse efectivamente con el terminólogo. Debe poseer, así mismo, unos conocimientos fundamentales en terminología y terminografía, de modo que pueda validar la calidad del trabajo. En síntesis, los especialistas, a diferencia de otras fuentes, poseen en forma jerarquizada y autónoma el conocimiento de su disciplina; los terminólogos se apoyan en los especialistas para la selección de los términos, la comprensión de los conceptos y la jerarquización de la temática objeto de análisis. Así pues, la colaboración interdisciplinaria de expertos es crucial para el éxito de cualquier proyecto terminológico.
En definitiva, contar con una terminología amplia y actualizada en una disciplina como la archivística comporta beneficios como el apoyo a la conceptualización de la propia disciplina y a la precisión en la comunicación especializada entre expertos, pues bien es sabido que la consolidación de una disciplina es directamente proporcional al grado de univocidad y difusión de su terminología.
