Javier Andrés Arias Sanabria¹, Félix Antonio Cortés Aldana² y Jaime Orlando Córtes Aldana³

¹ Ingeniero de Sistemas, Universidad Nacional de Colombia, Bogotá, Colombia. jaariass@unal.edu.co

² M.Sc. en Ciencias Económicas.  Ph.D. en Proyectos de Ingeniería e Innovación.  Profesor Asociado. Departamento Ingeniería de Sistemas e Industrial.  Facultad de Ingeniería.  Universidad Nacional de Colombia.  facortesa@unal.edu.co  Miembro del grupo de investigación UN-ALGOS.

³ Ingeniero de Sistemas. Universidad Nacional de Colombia.  M.Sc., en Ciencias Económicas. Universidad Santo Tomás. Funcionario de la Gobernación de Cundinamarca.  jaime.cortes@cundinamarca.gov.co

RESUMEN

La planeación estratégica de sistemas de información (PESI) es el proceso por medio del cual una organización determina el portafolio de aplicaciones de computador para ayudar a lograr sus objetivos de negocios. El BSP/SA (Business System Planning for Strategical Alignment) de IBM es una importante técnica para desarrollar un plan estratégico del recurso de información de toda una empresa. El BSP/SA ha sido descrito en términos de fases y tareas específicas. Las tareas son usualmente realizadas a mano y requieren de experiencia. El objetivo principal de este trabajo es el de dar a conocer una herramienta computacional que automatiza dos de las tareas más importantes de la metodología BSP/SA: la matriz procesos - organización (MPO) y la matriz procesos – clases de datos (MPC). Para desarrollar el software se hizo énfasis en las etapas de análisis, diseño e implementación del ciclo de vida de desarrollo de sistemas. Durante la etapa de análisis fue importante la revisión de la literatura y entrevistas semiestructuradas con expertos en PESI. Una contribución especial del presente trabajo es el diseño e implementación de reportes estadísticos asociados a cada matriz. La automatización de esta tarea ha facilitado a los estudiantes el proceso de análisis de la MPO y la MPC durante el desarrollo de los talleres de PESI para la asignatura de Gestión y Gerencia de Sistemas de Información (Ingeniería de Sistemas, Universidad Nacional de Colombia). También se han mejorado los resultados obtenidos en los talleres.

Palabras claves: planeación estratégica de sistemas de información (PESI), procesos, organización, clases de datos, matriz de procesos vs. organización (MPO), matriz de procesos vs. cases de datos (MPC).

ABSTRACT

Strategic information systems planning (SISP) allows an organisation to determine a portfolio of computer-based applications to help it achieve its business objectives. IBM's business system planning for strategic alignment (BSP/SA) is an important technique for developing a strategic plan for an entire company's information resource. BSP/SA has been described in terms of stages and the specific tasks within them. Tasks are usually done manually and require some experience. This work was thus aimed at presenting a computer-based application that automates two of the most important tasks in BSP/SA methodology: process-organisation matrix (POM) and processes-data classes–matrix (PDM). Special emphasis was placed on analysing, designing and implementing systems development life-cycle for developing the software. An important part of the analysis consisted of conducting a literature review and the semi-structured interviews with some experts in SISP. A special contribution of the present work is the design and implementation of statistical reports associated with each matrix. Automating this task has facilitated students being able to analyse POM and PDM during SISP workshops forming part of the Information Systems Management course (Systems Engineering, Universidad Nacional de Colombia). Results arising from the workshops have also been improved.

Keywords: Strategic information systems planning (SISP), processes, organisation, data classes, processes-organisation matrix (POM), processes-data classes–matrix (PDM).

Recibido: julio 21 de 2009
Aceptado: noviembre 15 de 2010

Introducción

Identificar los sistemas de información basados en computadora (CBIS, Computer-Based Information System) que soportan los procesos y sus datos, tanto de entrada como de salida, no es una tarea fácil para cualquier organización. Es un problema cuya complejidad aumenta teniendo en cuenta la dinámica de crecimiento de las unidades organizacionales, de los procesos y de los datos que necesita gestionar toda organización.

Afortunadamente, el nivel de soporte de los sistemas de información basados en computadora (CBIS) se ha ido ampliando y fortaleciendo gracias al desarrollo de los computadores y la informática. Se pasó del procesamiento electrónico de datos (EDP, Electronic Data Procesing) aplicado a la contabilidad, hasta el procesamiento de datos (Data Procesing) desarrollado para todas las dependencias y procesos que lo necesiten en las organizaciones. Luego del enfoque inicial en los datos, se pasó a un énfasis sobre la información, naciendo así el concepto de sistema de información gerencial (MIS, Management Information System). Con este nuevo concepto se buscó dar un mayor soporte de los CBIS a los procesos de la organización, que incluyera a todos los gerentes (Duhan, 2007; Teubner, 2007; Benita, 2003; Ward et al., 2002; Pant et al., 2001; Kearns y Lederer, 2000).

Con el crecimiento de las potencialidades de los CBIS nació la necesidad de proyectarlos estratégicamente (Chi et al., 2005; Newkirk et al., 2003). Dentro de los métodos híbridos relacionados con la planeación estratégica de sistemas de información el BSP/SA se destaca porque proporciona un manejo adecuado al análisis del soporte de los procesos a la organización y a las clases de datos (IBM, 1984). Estos análisis usualmente se efectúan a mano y requieren de experiencia. Para minimizar los errores humanos que se puedan cometer, ahorrar tiempo en el procesamiento de la información, mejorar la presentación y análisis de los datos, además de brindar flexibilidad para realizar modificaciones posteriores sin mayores esfuerzos, este trabajo tiene como principal objetivo dar a conocer una herramienta computacional que automatiza el proceso de construcción de las matrices: procesos vs. organización y procesos vs. clases de datos propuestas en el BSP/SA. No existen herramientas de software similares. Para lograr el objetivo se utilizó una metodología que combina elementos del desarrollo de software para apoyar procesos de gestión en las organizaciones (Rondón et al., 2007; Ávila et al., 2008), de la metodología BSP/SA (IBM, 1984) y de las especificidades del desarrollo del software (Kendall y Kendall, 1997). Una contribución especial del presente trabajo es el diseño e implementación de reportes estadísticos asociados a cada matriz. Aunque la herramienta desarrollada tiene las limitaciones inherentes a la herramienta de desarrollo Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office®, su importancia también radica en que por medio de su uso se ha facilitado el proceso de enseñanza de la PESI, en particular el BSP/SA, y se han mejorado los resultados obtenidos en los talleres de PESI para la referida asignatura de Gestión y Gerencia de Sistemas de Información. Además el trabajo tiene un significado especial, al incentivar el desarrollo de software como apoyo a las tareas de PESI desde la universidad.

A continuación se presentan aspectos relacionados con la planeación estratégica de sistemas de información haciendo énfasis en la metodología BSP/SA; se continúa con una breve descripción de la metodología utilizada para lograr el objetivo del presente trabajo; luego se da a conocer su aplicación, desarrollo, funcionalidad, características y, sobre todo, que es un ejemplo para mostrar su importancia para realizar herramientas que sirvan de apoyo en la elaboración del plan estratégico de sistemas de información. Finalmente, se presentan las conclusiones del trabajo.

Planeación estratégica de sistemas de información

La planeación estratégica de sistemas de información es el proceso por medio del cual una organización determina el portafolio de aplicaciones en computador con las cuales se gestiona la información para ayudar al logro de los objetivos empresariales (Newkirk y Lederer, 2006; Mohdzain y Ward, 2007: Basu et al., 2002). Existen varias metodologías para planear estratégicamente los sistemas de información (Mohdzain y Ward, 2007; Ward et al., 2002; Kunnathur et al., 2001; Pant et al., 2001; King et al., 2000; Kearns et al., 2000; Teo y Ang, 1999; Lederer et al., 1996), dentro de las cuales se destaca el BSP/SA. En esta metodología se desarrolla la noción de alineación entre la planeación estratégica empresarial y la planeación de sistemas de información. Durante el proceso se enfatiza en que la implementación de los sistemas de información debe ser una transformación directa de la estrategia organizacional, donde se tengan en cuenta la misión, los objetivos, las metas, las estrategias y los factores críticos de éxito (Kearns, 2006; Pant et al., 2001; Lee, 1999; Lederer et al., 1996). El objetivo del BSP/SA es determinar la arquitectura de la información que apoya todos los procesos de la organización, mediante la generación de un plan priorizado de sistemas de información, tomando en cuenta las necesidades de información asociadas al desarrollo de todas y cada una de las funciones de la empresa identificadas. Dentro de la metodología BSP/SA se reconocen trece etapas, dos de las cuales son de preparación para el inicio del estudio y las once restantes corresponden al estudio en sí (Figura 1).

A la hora de aplicar la metodología BSP/SA existen dos etapas de especial interés y que son dispendiosas cuando se desarrollan de manera manual, éstas son: la etapa 4 y la etapa 6. En la etapa 4, determinación de los procesos, una vez éstos han sido identificados y descritos se procede a relacionarlos con la estructura organizativa. Para cada unidad organizativa (en la cual se pueden agrupar varias dependencias de la organización), se determina el grado de participación en las decisiones de un proceso. Para esto se utiliza la siguiente simbología:

Una vez establecidos los grados de participación, se procede a analizar la matriz procesos vs. organización o MPO (Figura 2).

Por medio de esta matriz se pueden identificar ciertas anormalidades con relación a los procesos, como procesos repetidos, sobrecarga de algunas dependencias, así como dependencias con poca carga de trabajo, procesos con muchos responsables directos, procesos sin responsables, entre otros. Adicionalmente, ayuda a determinar qué personas, dentro de la organización deben ser entrevistadas.

En la etapa 6, determinar la arquitectura de información, una vez identificadas y definidas las clases de datos, agrupación lógica de datos relacionados con entidades que resultan importantes para la organización, se procede a establecer la relación entre las clases de datos y los procesos, por medio de la matriz procesos vs. clases de datos o MPC (Figura 3).  

Para cada clase de dato se determina su relación con los procesos, utilizando la siguiente simbología: C, clase de datos creada por el proceso correspondiente; U, clase de dato usada por el proceso correspondiente.

En principio, por medio de esta matriz se puede verificar que están presentes todas las clases de datos requeridas y que tienen su origen en un único proceso. Ahora, teniendo en cuenta la importancia de las matrices procesos vs. organización y procesos vs. clases de datos en la metodología BSP/SA, se considera necesario automatizar de manera integrada las dos matrices, con lo cual se haría más eficiente y efectivo el análisis de la información relacionada con cada matriz del objeto de estudio.

Metodología

La metodología usada para desarrollar el presente trabajo tuvo en cuenta las características del problema de desarrollo de software para apoyar procesos de gestión en las organizaciones (Rondón et al., 2007; Ávila et al., 2008), las etapas generales BSP/SA (IBM, 1984) y las especificidades del desarrollo de software (Kendall y Kendall, 1997). Las etapas que se siguieron fueron: a) revisión y análisis de la literatura sobre planeación estratégica de sistemas de información y sobre BSP/SA; b) entrevistas semiestructuradas con expertos sobre el tema para evaluar los reportes estadísticos diseñados; c) prueba de los reportes a unas matrices determinadas (Romero y Romero, 2003); d) desarrollo de la herramienta computacional, teniendo en cuenta el enfoque que se rige bajo el paradigma de análisis y diseño de sistemas haciendo uso del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (Systems Development Life Cycle, SDLC por sus siglas en inglés), con énfasis en las etapas de análisis, diseño, implementación y uso. Para verificar el correcto funcionamiento de la herramienta se compararon los resultados obtenidos por la automatización con los calculados en la etapa c); e) escritura del documento de trabajo de grado, y f) escritura del artículo del trabajo de grado. La herramienta computacional se desarrolló en Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office® con el fin de proporcionar facilidad de uso y aprovechar todas las capacidades de edición y entorno que ofrece esta hoja de cálculo en combinación con el lenguaje Visual Basic.

Resultados

La herramienta permite al usuario realizar las siguientes tareas: introducir los nombres y la descripción de los procesos que se desarrollan en la organización; introducir los nombres y la descripción de los grupos de procesos que tiene la organización; clasificar los procesos en los respectivos grupos de procesos con base en la información introducida por el usuario; introducir los nombres y la descripción de las unidades organizativas de la empresa; crear automáticamente la matriz procesos – organización con base en la información de los procesos y unidades organizativas introducida por el usuario; editar en la matriz procesos – organización las casillas donde se establece el grado de responsabilidad de cada unidad organizativa en los procesos; generar automáticamente los reportes definidos para la matriz procesos – Organización; introducir los nombres y la descripción de las clases de datos que se identifican y definen en la empresa; ordenar los procesos para dejar primero los de planeación estratégica y control administrativo, luego los de productos y servicios en la secuencia del ciclo de vida, y finalmente los procesos para la administración de recursos de soporte; determinar con base en la información suministrada, el proceso que crea cada clase de datos; determinar con base en la información suministrada, las clases de datos que utiliza cada proceso; crear automáticamente la matriz procesos – clases de datos con base en la información de los procesos, las clases de datos y la creación y utilización de las clases de datos introducidas por el usuario; generar automáticamente los reportes definidos para la matriz procesos – clases de datos.

Los informes definidos y automatizados desde la herramienta son:

Reportes sobre la matriz procesos - organización: procesos que no tienen responsables directos en la estructura organizativa; dependencias de la empresa sin responsabilidad directa sobre por lo menos un proceso; procesos a cargo de más de un dependencia (Figura 4).

Los anteriores reportes permiten al usuario identificar posibles anormalidades que deben ser analizadas antes de seguir con la metodología.  Luego se puede continuar con el proceso de análisis estadístico de los componentes de la matriz procesos – organización.

Los reportes de análisis estadístico complementario sobre la matriz procesos - organización se pueden visualizar en la Figura 5.

Los reportes estadísticos permiten hacer un análisis más completo sobre la situación en la organización respecto de la relación entre los procesos y las dependencias de ella, teniendo en cuenta el nivel de responsabilidad: alta, media y baja.

Reportes de funcionamiento organizacional: participación porcentual de cada dependencia de la empresa en los procesos (Figura 6); participación porcentual de cada dependencia en todo el sistema (Figura 7).

Reportes de la matriz procesos vs. clases de datos: procesos que no utilizan clases de datos; procesos que no crean clases de datos; procesos que no crean ni utilizan clases de datos; clases de datos que no son usados por algún proceso; clases de datos creadas por más de un proceso (Figura 8).

Los anteriores reportes permiten al usuario identificar posibles anormalidades que deben ser analizadas antes de seguir con la metodología.  Luego se puede continuar con el proceso de análisis estadístico de los componentes de la matriz procesos – clases de datos.

Los reportes de análisis estadístico complementario sobre la matriz procesos vs. clases de datos se pueden visualizar en la Figura 9.

Los reportes estadísticos permiten hacer un análisis más completo sobre la situación en la organización con respecto a la relación entre los procesos y las clases de datos, teniendo en cuenta la propiedad de uso o creación de las clases de datos.

La herramienta y su manual de usuario se puede descargar desde la siguiente dirección electrónica: http://www.docentes.unal.edu.co/facortesa/docs/966/.

Conclusiones

Con las metodologías y tecnologías de desarrollo de software se pueden automatizar procesos manuales que apoyan pasos cruciales dentro de la ejecución de un PESI.

La interacción entre las habilidades y los conocimientos técnicos del ingeniero de sistemas y el conocimiento administrativo puede generar productos de software que apoyen procesos de enseñanza y entrenamiento en la PESI.

La metodología BSP/SA se destaca por proponer un análisis adecuado del nivel de soporte de los procesos a las unidades organizacionales y a las clases de datos, pero no explota el análisis cualitativo y cuantitativo asociado a las matrices utilizadas.

A la hora de analizar las matrices, objeto del presente estudio, fue de gran utilidad aplicar conceptos básicos de estadística y la realización de entrevistas semiestructuradas y estructuradas con expertos en el tema.

Los reportes cualitativos y cuantitativos que se pueden aplicar a las matrices propuestas en el BSP/SA parten de la identificación de las filas y columnas vacías presentes en cada estructura de datos asociada.

Un software como el que se presentó en este trabajo tiene como ventajas: a) facilitar el proceso de enseñanza y entrenamiento en la construcción de la MPO y la MPC, b) apoyar el proceso de construcción de la MPO y la MPC, c) suministrar reportes para acompañar el proceso de análisis de la MPO y la MPC. La herramienta tiene las limitaciones inherentes a la herramienta de desarrollo Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office®.

La MPO y la MPC son herramientas útiles dentro de una PESI, y sus resultados han de ser complementados con los resultados de otras matrices propias de la metodología BSP/SA, por ejemplo, la matriz procesos – clases de datos agrupados.

El valor agregado de la herramienta presentada radica en la posibilidad de disponer de un software amigable que se pueda utilizar para la enseñanza y el entrenamiento en la construcción de la matriz MPO y MPC, tanto en instituciones educativas como en pequeñas y medianas empresas, sin incurrir en mayores costos. Finalmente, vale decir que fue de vital importancia el seguimiento de una buena metodología de análisis y diseño en el desarrollo del software antes de empezar su implementación. Las etapas más difíciles fueron las de análisis, al necesitarse la participación de varios expertos en el tema, y diseño, por el grado de complejidad del proyecto. Las dificultades en la etapa de implementación radicaron en los problemas técnicos, que fueron solucionados por la buena documentación que hay sobre la herramienta de programación y también por la calidad del entrenamiento en programación del equipo de trabajo. El interés y la motivación del equipo de trabajo fueron fundamentales para la finalización del trabajo presentado.

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