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Revista EAN

On-line version ISSN 0120-8160

Rev. esc.adm.neg  no.73 Bogotá July/Dec. 2012

 

Identificación y propuesta de mejoramiento de la gestión del conocimiento en el Centro de Desarrollo Agropecuario y Agroindustrial (CEDEAGRO) Sena-Regional Boyacá

Knowledge management improveming identification and proposal in CEDAGRO (Agroindustrial and Agro-livestock Center, SENA Boyacá

Identification et Proposition d'Amélioration de la Gestion des Connaissances dans le Centre de Développement Agricole et Agro-industriel (Cedeagro) Sena-Regional Boyacá

Identificação e proposta para melhorar a gestão do conhecimento no Centro para o Desenvolvimento Agropecuario e Agroindustrial (Cedeagro) Sena-Regional Boyacá

Claudia Patricia Nuñez I.*
Jorge Hernando Molano V.**

*Magister en administración Universidad Nacional de Colombia. Economista de la Universidad del valle Especialista en Gerencia de Tecnología Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
**Profesor de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, doctor en Ciencias Económicas y Diplom-Kaufmann en Organización y Recursos Humanos (ambos títulos de la Universidad de Mannheim-Alemania); Administrador de empresas, Universidad Nacional de Colombia. coordinador de la Línea de gestión de recursos humanos del Grupo Emprendimiento y Mipymes (dentro del que se desarrolló el presente artículo).

Fecha de recepción: 9 de agosto fecha de aprobación: 25 de octubre


Resumen

El propósito de este artículo es evaluar la forma de gestionar el conocimiento en el Centro de Desarrollo Agropecuario y Agroindustrial Cedeagro del SENA, Regional Boyacá y plantear una propuesta para su mejoramiento. Se da gran importancia a la identificación de las dimensiones que permiten medir la GC en la organización, determinando las siguientes: generación y adquisición, almacenamiento y protección, transmisión y uso del conocimiento. Los resultados, obtenidos a través de un análisis descriptivo, ponen de manifiesto que el Centro gestiona conocimiento y tiene un estado aceptable; sin embargo debe optimizar los procesos de generación y almacenamiento, sin dejar de lado los de transferencia y uso con el fin de mejorar la acción de la organización. Por otro lado se hace el análisis de factores comunes por el método de componentes principales, encontrándose que los elementos que más inciden en la GC, son la construcción de ideas y nuevas formas de hacer las cosas de forma colectiva con equipos de trabajo, el almacenamiento de conocimiento en depósitos de información, el uso de software especializado para compartir información y el poseer información suficiente y necesaria para tomar decisiones. Finalmente se diseña una propuesta de mejoramiento para la Gestión del Conocimiento en Cedeagro.

Palabras claves: Gestión del conocimiento, Organización, Crecimiento institucional.


Abstract

This article aims at evaluating the way knowledge is managed at the Agroindustrial and Agro- livestock Center, SENA Boyaca and also proposing a plan for improvement. A lot of importance is given to the dimensions identification to measure knowledge management in the organization, among which we find: creation and acquisition, storing and protection, transmission and usage. The resulting outcomes from a descriptive analysis show that this organization manages knowledge at an acceptable level, even though it has to improve the creation and storing stages, without disregarding the transmission and usage stages, to shape all organizational operations. Additionally, an analysis of common factors is made following the method principal components, proving that the most incidental elements that affect knowledge management are the creation of ideas and new ways to interact and perform in working teams, the storing of knowledge in information deposits, the use of specialized software to share and acquire enough information for decision making. Finally, a proposal is presented to improve knowledge management at CEDEAGRO.

Key words: Management of the knowledge, Organization, Institutional growth.


Resuméé

Le but de cet article est d'évaluer la Gestión des Connaissances du Centre de Développement Agricole et Agro-industriel (Cedeagro) Sena-Regional Boyacá et de transmettre des propositions pour son amélioration. Une grande importance est accordée à l'identification des dimensions permettant de mesurer la Gestión des Connaissances (GC) au sein de v organisation, et principalement: la génération et l'acquisition des connaissances, leur stockage et protection, leur transmission et utilisation. Les résultats obtenus au moyen d'une analyse descriptive montrent que le centre de développement gére les connaissances de manière acceptable mais qu'il est cependant nécessaire d'optimiser les processus de création comme de stockage sans pour autant négliger les processus de transfer des connaissances et les utiliser de manière optimal afín d'améliorer l'action de organisation. D'autre part l'analyse des facteurs communs de la méthode est effectuée selon les éléments qui affectent la GC et qui sont la construction des idéologies, les nouvelles formes de travail collaboratif le stockage des connaissances sur des bases de données spécifiques, V utilisation de logiciels spécialisés pour le partage de V information et de disposer de V information nécessaire et suffisante pour la prise de décisions. Enfin, une proposition d'amélioration de la gestión des connaissances est en phase de création au Cedeagro.

Mots clefs: Gestion des connoissances, Organisations, Croissance institutiannelle.


Resumo

O propósito deste artigo é avaliar a maneira de gestionar o conhecimento no Centro para o Desenvolvimento Agropecuario e Agroindustrial Cedeagro do SENA Regional Boyacá e desenhar urna proposta para melhorá-la. Dá-se grande importância à identificação das dimensões que permitem medir a GC na organização, determinando as seguintes: geração e aquisição, armazenagem e proteção, transmissão e uso do conhecimento. Os resultados, obtidos através de urna análise descritiva, mostram que o Centro gestiona conhecimento e tem um estado aceitável; contado, deve otimizar os processos de geração e armazenagem, sem esquecer os de transferência e uso a fim de melhorar a ação da organização. Por outro lado, fez-se a análise de fatores comuns através do método de componentes principáis, e encontrou-se que os elementos que mais incidem na GC, são a construção de idéias e novas maneiras de fazer as coisas de forma coletiva com equipes de trabalho, a armazenagem do conhecimento em depósitos de informação, o uso de software especializado para compartilhar informação e possuir informação suficiente e necessária para tomar decisões. Finalmente desenhou-se urna proposta para melhorar a Gestão do Conhecimento no Cedeagro.

Palavras-chave: Gestão do conhecimento, Organizações, Crescimento institucional.


1. Introducción

Las razones del emergente y profundo interés por parte de gobiernos, sectores académicos y empresariales por el emprendimiento tienen por origen el 1999 national report del Global Entrepreneurship Monitor (GEM 1999). Este documento expone el emprendimiento como un fenómeno integrado por tres marcos esenciales: el individuo; las empresas, y el marco institucional, económico y político dentro de la sociedad; estos, de manera sinérgica pueden soportar y catalizar el desarrollo económico de los países. Así mismo, Barba y Martínez, (2006) proponen que el nuevo contexto mundial exige respuestas de la sociedad enfocadas al desarrollo local endógeno y la puesta en marcha de la capacidad empresarial que implica el desarrollo del trabajo productivo más allá de las barras del trabajo en sí mismo Beck (1986).

Cada vez más, las economías de las naciones dependen del desarrollo generado por las organizaciones; por ello el interés progresivo de estudiarlas y de entender cómo las personas contribuyen en ese crecimiento a través del conocimiento. Según Nonaka y Takeuchi (1999) "Es un proceso dinámico humano que consiste en justificar las creencias personales en torno a la verdad". Otros autores, como Quintanilla (2003) dice que, cada persona en su pensamiento, elabora el conocimiento haciendo uso de la información, mediante procesos de aprendizaje. Nuñez (2011), plantea la siguiente definición: "El conocimiento es un activo intangible que posee una persona y que para una organización genere valor mediante la interrelación de las experiencias, vivencias, información, datos y creencias de varios individuos con el fin de solucionar problemas y tomar decisiones".

Es así como la Gestión del Conocimiento se constituye en una poderosa ventaja, siempre y cuando las empresas sepan cómo aprovecharla. De acuerdo con Tarí y García (2009), es un proceso dinámico de creación, almacenamiento, transferencia, aplicación y uso del conocimiento con el fin de mejorar los resultados en una organización. Esta definición se escoge porque menciona el proceso y las dimensiones básicas para evaluar en una entidad, permitiendo lograr el propósito principal de investigación.

Al revisar la literatura se encuentra que hay innumerables modelos para analizar la GC en las organizaciones, y que en la actualidad no existe una taxonomía clara que permita tipificar a la organización en una de ellas, por el contrario lo que se encuentra en la vida diaria es que los modelos tienden a mezclarse entre sí, tomando aspectos básicos de cada uno de ellos. Sin embargo, Barragán (2009) se atreve a proponer una taxonomía que agrupa los modelos para un mejor entendimiento de los mismos y se retoma en este documento con el fin de clasificarlos (Tabla 1)

En la realidad organizacional, esta tipología no se cumple tal como se muestra en la teoría y lo que se observa es que hay una multitud y una mezcla de modelos bajo diversas perspectivas. La identificación de aspectos comunes y básicos, permite que se unan estos modelos y que se determinen dimensiones para medir la GC en las organizaciones. Al revisar, se observa una tendencia significativa a determinar como aspectos comunes o dimensiones más usadas, las siguientes:

Generación y adquisición del conocimiento

Según Benavides y Quintana (2005), esta dimensión es el primer paso que deben dar las organizaciones para entrar en procesos de generación continua de nuevo conocimiento, el cual debe incluir actividades de creación, adquisición, síntesis, fusión y adaptación, lo que les permite acomodarse al entorno cambiante. Los autores que incluyen en sus estudios esta dimensión son: Wiig (1999), KMAT, Kerschberg y Weishar (2002), Benavides y Quintana (2005), Bhatt (2001), Powell (2001), Bueno Salmador (2003), Holsapple y Jones (2004), Biogestión (2005), McAdam y MacCreedy (1999), Baker, Barker, Thorne y Dutnell (1997).

Almacenamiento y protección del conocimiento

De acuerdo con Rodríguez (2006), la organización debe desarrollar metodologías, estrategias y técnicas para almacenar el conocimiento disponible en depósitos de fácil acceso para propiciar su posterior transferencia entre los miembros de la organización. Los autores que incluyen en sus estudios esta dimensión son: Wiig (1999), KMAT, Ruggles (1997), Kerschberg y Weishar (2002), Benavides y Quintana (2005).

Transmisión del conocimiento

Según Rivas y Flores (2007), el proceso de transmisión o compartición del conocimiento se da a través de la creación de redes, socialización del saber, alianzas de aprendizaje y la apropiación del conocimiento tácito. A su vez, Rodríguez (2006), menciona que una forma de transmisión de conocimiento es la interorganizacional, por medio de las relaciones de naturaleza cooperativa que se dan entre ellas y que permiten adquirir recursos y capacidades. Esta transferencia de conocimiento puede ser explícita y tácita "...mediante un conjunto de mecanismos que van desde directivas, rutinas explícitas y rutinas tácitas, según el tipo de conocimiento que transfieran y de la presencia, frecuencia e intensidad de las interacciones" (Rodríguez, 2006).

Los autores que incluyen en sus estudios esta dimensión son: Wiig (1999), Kerschberg y Weishar (2002), Benavides y Quintana (2005), Bhatt (2001), Bueno- Salmador (2003), Holsapple y Jones (2004), McAdam y MacCreedy (1999), González, Castro y Roncallo (2004).

Uso del conocimiento

Para Moreno y Caballero (2009), es un acto que conlleva a la aplicación de conocimientos para resolver un problema. De acuerdo con Tarí y García (2009), cuando se hace uso del conocimiento se realiza trabajo en equipo, se promueve el diálogo, se establecen sistemas para capturar y compartir el aprendizaje, hay relación entre distintos departamentos o áreas funcionales y compromiso con el aprendizaje, entre otras. Los autores que incluyen en sus estudios esta dimensión son: Wiig (1999), KMAT, Ruggles (1997), Kerschberg y Weishar (2002), Benavides y Quintana (2005), Bhatt (2001), Powell (2001), Holsapple y Jones (2004), McAdam y MacCreedy (1999).

De aquí, la importancia de analizar cómo estos cuatro elementos teóricos determinan el estado de la gestión del conocimiento en el Centro de Desarrollo Agropecuario y Agroindustrial Cedeagro Boyacá y poder plantear una propuesta para su mejoramiento.

2. Metodología

El estudio desarrollado es considerado principalmente de tipo exploratorio y descriptivo, con el fin de identificar y describir los componentes y características del proceso de GC en Cedeagro. Se utiliza la técnica de la encuesta y se establece como instrumento el cuestionario. El trabajo se apoya en estrategias como la observación, la investigación documental y la aplicación del instrumento para recolección de la información.

Los resultados generados con la aplicación de la encuesta, se procesan utilizando el paquete estadístico SPSS y una herramienta de Excel. Se aplica a una muestra de 135 funcionarios de planta y contrato, tanto instructores como administrativos. Se estima la confiabilidad del instrumento a través del Alpha de Cronbach, con un valor de 0,997, lo cual indica que el instrumento es seguro y que existe una consistencia interna entre los ítems que lo componen. Las variables utilizadas están clasificadas en cuatro dimensiones: generación y adquisición del conocimiento; almacenamiento y protección del conocimiento; transmisión del conocimiento y uso del conocimiento.

3. Resultados

Para el análisis descriptivo de cada una de las dimensiones, se tiene en cuenta la escala, criterio de evaluación, ponderación y calificación numérica propuesta por González, Castro y Roncallo (2004).

El análisis general de los 34 indicadores de las cuatro dimensiones, se presenta en la tabla 3 donde la mayor concentración equivale al nivel medio, con 35,42%.

Lo anterior demuestra que el 84,71% del personal no maneja plenamente las dimensiones que identifican la correcta aplicación de la GC en el Centro y que se deben revisar las herramientas y medios que garantizan dicha gestión. Utilizando estos criterios, se encontró que Cedeagro tiene una calificación de 2,9769, y al compararla con el criterio de evaluación (tabla 2), nos muestra que el Centro se ubica en un nivel medio, es decir su estado es aceptable. Los resultados obtenidos para cada dimensión se encuentran en la tabla 4.

Al analizar estos resultados por dimensiones, se nota que el uso del conocimiento es la que presenta una máxima calificación con 3,34, lo que equivale a un estado bueno. Esto demuestra la existencia de conocimiento explícito en la organización, representado en bases de datos, manuales, diagramas y diversas fuentes internas de la empresa.

La dimensión que le sigue es la transmisión del conocimiento con 3.00, que equivale a un estado bueno. Los ítems que tuvieron mayor valor fueron la utilización de Internet, las herramientas informáticas y la realización de videoconferencias, lo que evidencia que en el Centro se transmite el conocimiento utilizando tecnología y que se interesa por compartirlo con los trabajadores.

Las dimensiones de generación y adquisición con 2,96 y almacenamiento y protección del conocimiento con 2,63, presentan un estado aceptable. Esto muestra que se deben fortalecer las actividades que permitan la construcción colectiva de ideas, la creación de redes y alianzas con diversas organizaciones para generar conocimiento, así como almacenar de forma estructurada la representación del conocimiento a través de depósitos o medios de fácil acceso.

El análisis de componentes principales permitió corroborar lo expuesto anteriormente, encontrando que todas las dimensiones son importantes para la gestión del conocimiento en Cedeagro pero que hay unos aspectos o componentes que son claves y que se deben tener en cuenta para apalancar a los otros y mejorar resultados.

Al revisar las comunalidades de las cuatro dimensiones se manifiesta que son muy altas (cercanas a 1), esto quiere decir que las variables quedan muy bien explicadas a través de los componentes extraídos. El porcentaje de varianza total explicada de cada componente, determinó los componentes extraídos (aquellos cuyos autovalores superaron la unidad). Para la dimensión generación y adquisición de conocimiento, de la totalidad o 100% del mismo, el componente uno que se refiere a la participación en equipos en donde se construyen ideas o nuevas formas de hacer el trabajo, explica dicho fenómeno en un 92,056%, es decir se obtiene que la varianza total del fenómeno. Esto es porque para los funcionarios es muy importante el poder trabajar en equipo, aprender de las experiencias de los otros, y construir o generar conocimiento a partir de los saberes y prácticas vividas de los compañeros de trabajo. Es la base para la generación y adquisición de conocimiento en la organización (tabla 5).

Se comprueba que, de la totalidad del almacenamiento y protección del conocimiento, el componente 1 que se refiere al almacenamiento en algún depósito información del conocimiento más relevante, explica dicho fenómeno en un 92,926%, de lo cual se obtiene que la varianza total del fenómeno sea explicada por dicho componente (tabla 6).

Se muestra que de la totalidad o 100% de la transmisión del conocimiento, el componente 1 que se refiere al uso de Software especializado para compartir información relevante, explica dicho fenómeno en un 92,056%, de lo cual se obtiene que la varianza total del fenómeno sea explicada por el componente en mención (tabla 7).

Se observa que de la totalidad del uso del conocimiento, el componente 1 que se refiere al poseer información suficiente y necesaria para tomar decisiones, explica dicho fenómeno en un 90,763%, de lo cual se obtiene que la varianza total del fenómeno sea explicada por este componente (tabla 8).

Por medio de la matriz de componentes, de cargas o saturaciones factoriales, se indica para cada dimensión la relación del componente extraído con todos los ítems, de modo que para la dimensión generación y adquisición de conocimiento se observa una relación estrecha del componente analizado con todos los ítems, pero en especial con la realización de inducciones para mantener a los funcionarios en continua preparación, la valoración del nivel de formación académica para la creación de conocimiento, seguidos de la aportación de ideas, la generación de conocimiento a partir de la identificación de las necesidades de los clientes internos y externos, la adquisición de conocimientos por la experiencia y con la participación en capacitaciones para enriquecer los conocimientos (tabla 9).

La matriz de componentes para la dimensión almacenamiento y protección de conocimiento indica la relación estrecha del componente analizado en especial con la obtención de información a través de manuales, el intercambio de información entre las diversas áreas y la documentación de información para posteriores retroalimentaciones. Lo cual ratifica, que para los funcionarios del Centro es fundamental que existan depósitos de información para almacenar el conocimiento y poder compartirlo posteriormente (tabla 10).

La matriz de componentes (tabla 11), muestra la relación estrecha del componente analizado, en la dimensión trasmisión de conocimiento, en especial con la existencia de sistemas de redes para el intercambio y actualización de información y conocimiento y con la resistencia a compartir información. Se evidencia que en el Centro existe cierta resistencia a compartir información, sin embargo se observa que se cuenta con una serie de herramientas y sistemas de redes que permiten la compartición de conocimiento entre las diversas áreas de la organización.

La matriz de componentes de la dimensión uso del conocimiento (tabla 12), evidencia la relación estrecha del componente en especial con la libertad que tienen los funcionarios para utilizar los recursos del Centro en investigación y desarrollo de nuevas ideas, y el tener en cuenta los conocimientos de los empleados para la toma de decisiones. Se resalta la importancia que los trabajadores dan al uso del conocimiento para la tomar decisiones en los diversos procesos que desarrollan dentro de la Institución.

Para finalizar, se presentó una propuesta orientada al mejoramiento continuo de los procesos de GC en Cedeagro, teniendo en cuenta las dimensiones analizadas anteriormente y las directrices planteadas por la dirección general del SENA.

La propuesta se fundamentó en la definición de una estrategia de GC para ser implementada en la organización: determinar e implementar un programa de GC que contenga la generación y adquisición, almacenamiento y protección, transmisión y uso de conocimiento; con el fin de generar valor en la entidad. Además se plantearon tres objetivos estratégicos en Cedeagro:

  • Fomentar la generación y adquisición de conocimiento.

  • Almacenar y proteger el conocimiento.

  • Realizar un proceso de transmisión y uso del conocimiento.

Para cada objetivo se determinaron una serie de acciones que permiten dar cumplimiento a lo expuesto. Los tres objetivos se relacionaron directamente con una propuesta de crear redes internas de conocimiento por áreas técnicas en el Centro, siendo coherente con la directriz nacional del Sena de trabajo por redes, planes de conocimiento, programas y proyectos.

Se resaltó la importancia de un cambio cultural en Cedeagro, relacionado principalmente con la forma de trabajar de los funcionarios, con su comportamiento, con el trabajo en equipo, con la adaptación a las nuevas tecnologías y con la complejidad de la entidad.

4. Conclusiones

El propósito de este artículo, se concretó mediante la utilización de la técnica de la encuesta y la construcción de un instrumento (cuestionario) que fue aplicado a una muestra de 135 funcionarios de planta y contrato (instructores y administrativos) del Centro de Desarrollo Agropecuario y Agroindustrial Cedeagro del SENA, Regional Boyacá para indagar aspectos referentes al estado de la GC en el Centro.

La utilización del instrumento permitió evaluar variables clasificadas de acuerdo con las cuatro dimensiones comunes encontradas en el estado del arte: generación y adquisición del conocimiento; almacenamiento y protección del conocimiento; transmisión del conocimiento y uso del conocimiento. Los datos fueron sometidos a un análisis estadístico utilizando el paquete Statiscal Product and Services Solutions v19 (SPSS) y una herramienta de Excel.

Se determinó un marco de referencia conceptual y teórico para analizar la GC en Cedeagro. El análisis de la literatura demostró que a pesar de existir una importante producción teórica e innumerables modelos para analizar la GC, no existe una tipificación clara en donde se ubique a la organización y lo que se encuentra es una mezcla de estos modelos tomando aspectos básicos de cada uno de ellos. Se identificó una taxonomía de GC propuesta por Barragán, (2009), que sirvió de base para la elaboración de un cuadro en el que se relacionaron los modelos analizados en este trabajo con dicha taxonomía y se determinaron las dimensiones de GC de cada uno de ellos. Por tanto el presente estudio tomó los aspectos o dimensiones comunes de los modelos expuestos para identificar la GC en el Centro, tales como: generación y adquisición; almacenamiento y protección; transmisión y uso del conocimiento.

Se identificaron los componentes claves de la GC en Cedeagro, mediante un análisis de las dimensiones en forma descriptiva y con un análisis de componentes principales. Se encontró que Cedeagro obtuvo una calificación de 2,9769, ubicándose en un nivel medio, con un estado aceptable. Se evidenció que el 84,71% del personal no maneja plenamente las dimensiones que identifican la correcta aplicación de la GC y que se debe revisar las herramientas y medios que garantizan dicha gestión. Se concluye que en el Centro se gestiona conocimiento pero que se deben mejorar los procesos de generación y almacenamiento, sin dejar de lado los procesos de transferencia y uso con el fin de mejorar los resultados en la organización.

El análisis de componentes principales permitió corroborar lo expuesto anteriormente, que todas las dimensiones son importantes para la GC en Cedeagro, pero que hay unos aspectos o componentes claves y que se deben tener en cuenta para apalancar a los otros y mejorar resultados, tales como, la construcción de ideas y nuevas formas de hacer las cosas de forma colectiva con equipos de trabajo, el almacenamiento de conocimiento en depósitos de información, el uso de Software especializado para compartir información y el poseer información suficiente y necesaria para tomar decisiones.

Para finalizar se presentó una propuesta orientada al mejoramiento continuo de los procesos de GC en Cedeagro.


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