En sus orígenes, el cometido de la contabilidad estuvo constreñido al mero registro de transacciones, y el campo actuó como si se tratase de una disciplina auxiliar del derecho, si bien la posterior incorporación de funciones de naturaleza económica supondría su reconsideración como instrumento de apoyo a la gestión, contribuyendo así a la creación de un sistema de información específico en las organizaciones: el sistema de información contable (SIC).

El SIC es un conjunto de elementos interrelacionados, cuya finalidad es transformar los datos que derivan de las transacciones y hechos vinculados con un ente económico cualquiera, en información contable, sea analítica o sintética.

Esta información recopilada, clasificada y agregada es susceptible de usos diversos y, por tanto, de diferentes procesos de interpretación y tratamiento, en virtud de los objetivos que se le hayan atribuido, como la legitimación de procesos ante la sociedad, la rendición de cuentas frente a los grupos de interés relevantes, la toma de decisiones directivas, etc. Los datos recopilados por el sistema contable de la empresa son comunicados a sus usuarios de formas diversas, como por ejemplo, a través de documentos de transacciones, como la factura o el albarán, o mediante informes contables, como las estadísticas de costes o los estados financieros.

A menudo el SIC es el más utilizado y el mayor de todos los subsistemas de información en las empresas de negocios, siendo incluso, en algunas ocasiones, el único sistema formalmente establecido. Ahora bien, no existe un SIC universalmente aplicable a todas las organizaciones, sino que éste debe adecuarse a las características de cada entidad y su entorno. Por esta razón se hace necesaria una disciplina como la organización contable.

Desde una perspectiva amplia, procede establecer como objeto de la organización contable el diseño del sistema de información conducente a la obtención de información económico-financiera de la unidad económica y la implantación y uso de modelos contables para la gestión empresarial.

Más concretamente, su cometido consiste en dotar a la organización de los procedimientos o normas operativas necesarias para que el proceso de tratamiento de datos pueda cumplir con el objetivo de generar información relevante y fiable, así como el ordenamiento de los medios humanos y materiales necesarios para que tales procedimientos puedan implementarse y llevarse a cabo.

Para llevar a cabo dichas funciones, es preciso tener claramente definido qué tipo de información se desea obtener (documentos de transacciones, informes, respuestas a consultas predefinidas, etc.), para quién se elabora (usuarios internos -alta dirección, mandos intermedios, operarios- y/o externos -accionistas, acreedores, inversores potenciales, administración pública, etc.-) y con qué fin.

Así mismo, cabe considerar las relaciones que existen entre la actividad de diseño del sistema de información y las diferentes áreas funcionales de la organización, así como la influencia que recibe de determinadas variables que conforman el entorno general en el que se desenvuelve la organización (variables legales, socioeconómicas, tecnológicas, etc.), el entorno específico (grupos de interés) y el entorno interno (estructura organizativa, cultura, procedimientos administrativos, tamaño de la organización, dispersión de la misma, etc.).

En la presente obra se pretende dar respuesta a estas y otras cuestiones relacionadas con el diseño de los SIC. Así, en el Capítulo 1, tras ubicar la disciplina en el contexto del método operativo contable, se resalta la importancia de la información como recurso estratégico de primer orden, y la necesidad de disponer de un adecuado SIC que dé respuesta a las necesidades de la organización y a los grupos de interés en torno a dicha materia.

Todo sistema de información requiere de un proceso, más o menos estructurado, de creación, puesta en marcha y supervisión. En este sentido, el propósito de los capítulos 2 y 3 es conocer los aspectos relativos al análisis, diseño, implantación y control de un SIC bajo el enfoque del ciclo de vida; así como aprender a utilizar diferentes técnicas de obtención de evidencias (como la entrevista, el cuestionario, los grupos de discusión o la observación) y de análisis (como la descripción de procesos, el flujograma, el diccionario de datos o la modelización contable). El objetivo es que el lector sea capaz de analizar un SIC real y formular sus propias propuestas de mejora.

El Capítulo 4 tiene un doble propósito: conocer el cometido desempeñado por los documentos, sean físicos o electrónicos, en las organizaciones en general y los SIC en particular, sus clases, reglas de diseño y proceso de circulación; y tomar conciencia de que la elaboración de la información no es un proceso neutral, sino que está supeditado a los objetivos perseguidos por el responsable de la misma.

El estudio de las bases de datos contables y los problemas asociados con su diseño son abordados en el Capítulo 5, mientras que el impacto de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) sobre los SIC es analizado de forma introductoria en el Capítulo 6, en el que se tratan, entre otros aspectos, internet, el comercio electrónico o los formatos EDI y XBRL. Por su parte, el Capítulo 7 se dedica al estudio de las aplicaciones de contabilidad, y se señala la importancia de establecer unos criterios para la selección de aplicaciones a un coste razonable.

Finalmente, el Capítulo 8 se centra en un aspecto esencial para el buen funcionamiento de la organización: el control interno, en este caso, desde la perspectiva del informe COSO. Asimismo, se analiza, si bien de manera exploratoria, el papel de la auditoría interna como mecanismo de supervisión de las actividades desarrolladas en el seno de la organización, estudiando, entre otras materias, los factores que aconsejan la implantación de un departamento de auditoría interna.

AUTOR DE LA RESEÑA

José Juan Déniz Mayor

Profesor titular de la Universidad de Las Palmas, departamento de economía financiera y contabilidad. Correo electrónico: jdeniz@defc.ulpgc.es