El juez, director del proceso en la jurisdicción contencioso administrativa. Mejores prácticas para una pronta y cumplida justicia

Beatriz Ariza de Zapata^*

* Abogada de la Universidad la Gran Colombia (1983), especializada en Derecho Público. Se ha desempeñado como asesora en la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Profesora universitaria. En la Rama Judicial, magistrada auxiliar en la Sección Cuarta del Consejo de Estado, durante diez años. Magistrada del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, secciones segunda y tercera, y actualmente es magistrada del Tribunal Administrativo de San Andrés Providencia y Santa Catalina.

Recibido: 29 de septiembre de 2005 Aprobado: 12 de diciembre de 2005

Las principales causas de la congestión de la justicia de lo contencioso administrativo¹ pueden agruparse así:

1. Las políticas gubernamentales expresadas en el desconocimiento de sentencias judiciales, sobre todo en el campo administrativo laboral, de entidades como la Caja Nacional de Compensación (Cajanal), la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional (Casur), etc., que reiteradamente vienen liquidando, en forma incompleta, las pensiones y las prestaciones sociales de los servidores públicos.

2. El fuerte incremento de demanda de la justicia contencioso administrativa, explicable por los conflictos propios de un Estado, institucionalmente débil, sometido a un clima de violencia generalizada.

3. El reiterado incumplimiento de las entidades públicas de sus obligaciones contractuales y convencionales.

4. El escaso apoyo presupuestal que el Gobierno y el Congreso nacional han otorgado al sector justicia, el cual ha disminuido en más de una tercera parte, en términos reales, frente al presupuesto general de la nación.²

5. La proliferación de acciones constitucionales de competencia de la jurisdicción contenciosa, a partir de la entrada en vigencia de la Constitución de 1991.³

6. El excesivo ritualismo que dilata el trámite de los procesos.⁴

7. La complicidad tácita de las partes, que por acción u omisión asumen conductas procesales dilatorias.⁵

En lo atinente a las causales 6 y 7, cuya remoción atañe a los jueces en su actividad, en cuanto la superación de las demás radica en cabeza de otras autoridades, en este ensayo se propondrán, como medida de descongestión _para atenuar los efectos del "excesivo ritualismo" que demora el trámite de los procesos y la actitud procesal dilatoria de algunos usuarios_ algunas herramientas prácticas en la dirección del proceso por parte del juez contencioso administrativo, mediante la aplicación de las llamadas mejores prácticas, con miras a lograr una pronta y cumplida justicia, utilizando los instrumentos legales vigentes, principalmente, los establecidos en nuestro ordenamiento procesal civil.⁶

En suma, la finalidad de este escrito consiste en señalar algunas mejores prácticas, que han demostrado su validez y utilidad al haber sido aplicadas en algunos despachos del Tribunal Administrativo de Cundinamarca.⁷ Estas mejores prácticas han sido fruto de la experiencia de los servidores de los despachos y de secretaría, del estudio de las normas procesales civiles aplicables al proceso contencioso administrativo y de las tendencias y orientaciones filosóficas de los módulos de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, el Juez director del proceso⁸ y el Juez director del despacho.

No se trata de crear un procedimiento al margen de la normatividad legal existente para la rituación válida de los distintos procesos de conocimiento de la jurisdicción contencioso administrativa, sino de darle una aplicación práctica ágil a ese procedimiento, previa identificación de algunos aspectos cotidianos críticos dentro del trámite procesal, para optimizar el uso de las herramientas de gestión al alcance del juez y lograr la remoción conveniente de algunos obstáculos que son fuente eficiente en el retardo de la administración de justicia, mientras llega una solución legislativa con la expedición de una nueva codificación.

Basándose en la consideración de que no se han surtido modificaciones a la normatividad procedimental y que debe actuarse sobre la vigente, en este ensayo no se adoptará el interesante planteamiento hecho por el profesor Diego López, que consiste principalmente en prever dentro del trámite del proceso, una "audiencia de dirección del proceso", audiencia que en la jurisdicción civil puede desarrollarse dentro de la prevista en el artículo 101 del Código de Procedimiento Civil (CPC), mas no es posible practicar dentro del proceso contencioso administrativo ordinario. Esta audiencia tampoco podría señalarse en aplicación del artículo 147 del Código Contencioso Administrativo (CCA), que permite realizar una audiencia pública, una vez concluido el período probatorio, a petición de alguna de las partes, para dilucidar "puntos de hecho o de derecho". En efecto, la audiencia prevista en artículo antes mencionado no puede realizarse de oficio, y dada la oportunidad prevista (etapa final del proceso), ya no es posible que el juez tenga una dirección temprana del proceso.

El profesor Diego López propone que en los procesos contencioso administrativos se cite a una audiencia preliminar de dirección del proceso, en la oportunidad prevista en el artículo 209 del CCA, esto es, antes de iniciar el período probatorio. Esta audiencia tendría las siguientes finalidades:

1. Resolver las excepciones previas y declarar de oficio las que se observen.

2. Decidir las excepciones de fondo que no requieran práctica de pruebas, procediendo a dictar sentencia.

3. Fijar los hechos objeto del litigio, estableciendo los que ambas partes aceptan y los que requieren de prueba.

4. Fijar el problema jurídico que se va a resolver (de conformidad con las pretensiones y excepciones formuladas).

5. Llegar a acuerdos sobre las pruebas que se van a practicar (sobre las fechas de audiencias para escuchar los testimonios; acordar el nombre de un perito, y la fecha de la audiencia en la que se controvertiría el dictamen, la cual podría corresponder a una audiencia de testimonio y las pruebas documentales que cada parte se compromete a aportar al proceso).

6. Dar una primera oportunidad para conciliar.

En la actualidad, con la normatividad vigente del CCA, no es posible que el juez administrativo implemente este tipo de audiencia preliminar o audiencia de dirección del proceso, por cuanto el artículo 209 del CCA ordena que una vez vencido el término de fijación en lista, el proceso debe entrar al despacho para que el juez se pronuncie sobre las pruebas que hayan sido solicitadas por las partes, o las que considere necesario decretar de oficio.⁹

Del planteamiento del profesor Diego López, por su vinculación a los propósitos de este ensayo, se destaca la necesidad de que el juez administrativo ejerza un control temprano de dirección del proceso, para que su impulso no dependa exclusivamente de la actividad de las partes. Como anotación marginal, es sabido que en múltiples ocasiones, los mismos usuarios no tienen gran interés en el trámite ágil del proceso, circunstancia que se traduce en una actitud pasiva y de poca colaboración, especialmente para el aporte y práctica de las pruebas, la cual no contribuye al buen logro de los propósitos de agilidad de los trámites judiciales, como herramienta para erradicar el atraso.

Como no resulta dable a la luz del CCA establecer una audiencia preliminar de dirección del proceso, el juez administrativo puede ejercer la dirección temprana del proceso, en aplicación a lo dispuesto en los numerales 1 y 4 del artículo 37 del CPC, en dos momentos procesales: (1) en la etapa de admisión o rechazo de la demanda y (2) en la etapa de decreto de pruebas, fases a las cuales se limitará este escrito.

1. MEJORES PRÁCTICAS EN LA ETAPA DE ADMISIÓN DE LA DEMANDA

1.1 Concreción de las partes intervinientes en los procesos

Uno de los aspectos que más congestionan el trámite de los procesos es la vinculación indebida e innecesaria de partes procesales, que realmente no tienen ninguna vocación para comparecer al juicio, pero que en la práctica sí generan un desgaste de jurisdicción y contribuyen a la congestión judicial, amén de los costos económicos que debe asumir el indebidamente vinculado por cuenta de la atención del proceso.

Frecuentemente, los apoderados de los demandantes dirigen la demanda "en regadera" _si se me permite la expresión_ contra una serie de entidades públicas que realmente no deben ser llamadas a comparecer al proceso, ni en aplicación del llamado fuero de atracción, en virtud del cual se puede llamar a responder a una entidad pública, si existe una imputación seria y razonada de la responsabilidad en contra de ésta, imputación que por regla general solamente puede deducirse de la omisión en el cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad demandada.¹⁰

En estos casos, resulta pertinente inadmitir la demanda, para indicar la exclusión de las entidades públicas contra las cuales no se haga ninguna imputación fundada de responsabilidad, para que sea dirigida contra la entidad pública que, de conformidad con los hechos de la demanda y las funciones a su cargo, estaría llamada a responder. Por ejemplo, si se demanda a un hospital departamental o municipal con personería jurídica (ESE), por la presunta mala atención médica que se le brindó a un paciente que falleció, no debe admitirse contra la Secretaría de Salud Departamental o Municipal o contra el departamento o el municipio al cual pertenece dicho hospital, o contra el Ministerio de la Protección Social (Ministerio que agrupó los antiguos ministerios del Trabajo y de Salud). Si la demanda se fundamenta en una privación injusta de la libertad, y en el proceso penal solamente intervinieron agentes de la Fiscalía General de la Nación, huelga admitir la demanda contra el Ministerio de Justicia o contra la Dirección Ejecutiva de la Administración Judicial.

Cuando en la contestación de la demanda, la parte pasiva o el Ministerio Público, formulen llamamiento en garantía¹¹ para que el uso de este instrumento sea serio y efectivo, es procedente exigir la demostración de la relación contractual o la relación legal y reglamentaria en que se fundamenta el llamamiento (artículo 57 del CPC). Si el llamado es una compañía de seguros, debe verificarse que la póliza de seguros aportada como fundamento del llamamiento en garantía cubra la responsabilidad civil objeto del proceso en el período en que ocurrieron los hechos.

Por otro lado, si se llama en garantía a servidores públicos, debe tenerse cuidado de que ellos tengan alguna relación en los hechos que fundamentan la demanda, pues frecuentemente se demanda a servidores públicos sin que se ofrezcan bases de su participación en los hechos, o apoyo jurídico, teniendo además en cuenta que se aplica la limitación establecida en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en virtud de la cual no se podrá llamar en garantía al servidor público "si dentro de la contestación de la demanda propuso excepciones de culpa exclusiva de la víctima, hecho de un tercero, caso fortuito o fuerza mayor". En lo que respecta a los litisconsorcios necesarios, debe recordarse que es necesario que exista una relación sustancial entre los litisconsortes, de la cual se deduzca una solidaridad de naturaleza legal, contractual o testamentaria.

1.2 Exigencia de allegar todos los documentos que se encuentren en poder del demandante y que pretenda hacer valer

Es frecuente que los demandantes presenten sus demandas sin aportar todos los documentos necesarios para su admisión (artículo 139 del CCA) y las pruebas que tengan en su poder, y en su lugar, en el acápite de pruebas de la demanda, soliciten un sinnúmero de oficios, con el fin de que sea el Tribunal el que realice la actividad probatoria de obtener la documentación que bien pudo ser allegada con el libelo. Así, por ejemplo, es conveniente inadmitir la demanda para exigir la aportación de los siguientes documentos, que constituyen anexos obligatorios del libelo, o que son documentos que por su naturaleza se encuentran en poder del demandante:

1. La copia auténtica de los actos administrativos acusados y de los contratos, cuya nulidad se solicita, con la constancia de su publicación, notificación o ejecución, cuando sea procedente, y de los recursos o peticiones que haya presentado a la Administración, así como las actas de avance de obra y de liquidación de contratos (art. 139 CCA).

2. Los documentos que demuestren la calidad con que el actor se presenta al proceso. Por ejemplo, si el actor alega su calidad de propietario de un bien inmueble, de una nave, de una aeronave o de un automotor, debe aportar la copia del folio de matrícula inmobiliaria, certificado de tradición o licencia correspondiente, expedida por la oficina de tránsito, la aeronáutica o la capitanía del puerto, según el caso. Si el demandante alega actuar en calidad de padre, hijo, cónyuge, abuelo, etc. debe aportar los certificados o actas del registro del estado civil correspondientes, por cuanto la prueba en esos casos es solemne y las copias y certificaciones del registro civil no son gratuitas (art. 101 y 106 Decreto 1260 de 1970).

3. Todos los documentos que demuestren la existencia y representación del demandante, de los demandados y de los terceros intervinientes. En especial, es necesario establecer la representación de las entidades públicas, cuando el poder no sea conferido por su representante legal, sino en virtud de delegaciones de funciones o de una escritura de otorgamiento de poder general, caso en el cual debe exigirse la copia auténtica del acto de delegación o la escritura de poder general, y una certificación de que el poderdante ejercía las funciones como autoridad delegataria, cuando confirió el poder.

4. En caso de que la demanda se presente a nombre de una unión temporal, un consorcio o un proyecto de sociedad con objeto único, el poder debe ser conferido por los representantes legales de todos los miembros de dichas formas asociativas, porque éstas no tienen personería jurídica. En caso de que se presente la demanda a nombre de todos los miembros, y a pesar de solicitársele la aportación de todos los poderes de cada uno de los miembros no se subsane la demanda, debe admitirse únicamente respecto del miembro demandante y no a nombre de todo el consorcio o la unión temporal.

5. Los documentos demostrativos de los perjuicios que se encuentren en poder del demandante. Si el actor alega que era asalariado, o que ejercía el comercio, o que era un contratista del Estado, aportar los documentos que demuestran dichos ingresos, como los certificados de ingresos y retenciones, las copias de sus declaraciones de renta, los estados financieros, los certificados contables, los contratos y actas de avances de obra y recibos de pago, los extractos bancarios, etc.

6. La copia auténtica de las providencias judiciales con su constancia de ejecutoria cuando se demande a órganos de la rama Judicial o a la Fiscalía General de la Nación, por privación injusta de la libertad y por error jurisdiccional, pues dichos documentos son necesarios para establecer la caducidad de la acción (art. 143 del CCA).

7. Todos los documentos que permitan establecer la fecha en la cual ocurrió el daño, para verificar la oportunidad de la acción, como acta de defunción, historias clínicas, acta de iniciación de obras (en casos de ocupación permanente por obras públicas), croquis de accidentes de tránsito, etc.

1.3 Verificación de la demanda en forma, y de la competencia y jurisdicción del juez

Frecuentemente se presentan demandas que formalmente son ineptas, por lo que es necesario, en este caso, inadmitir la demanda para que se corrija, y en caso de que no se subsane, debe rechazarse. Algunas de las falencias más frecuentes en que incurren los demandantes son las siguientes:

1. Acción indebida. Esto sucede cuando el daño es causado por un acto administrativo y se demanda por reparación directa. Así, por ejemplo, si se alega una operación de incautación de bienes, pero con posterioridad a la incautación en que se decretó el comiso o la extinción de dominio a favor del Estado, el daño lo materializó el acto administrativo, situación muy frecuente en las actuaciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y de la Fiscalía. En este caso necesariamente hay que rechazar la demanda.

2. Indebida acumulación de pretensiones. Si las pretensiones no pueden acumularse, debe inadmitirse la demanda para su adecuación, de conformidad con el artículo 138 del CCA. Así, por ejemplo, no es posible demandar a la vez el incumplimiento de un contrato y su nulidad, por cuanto el incumplimiento supone la validez del contrato: en los procesos de restitución de tenencia no puede acumularse la solicitud de terminación del contrato y restitución del inmueble, con la de condena al demandado arrendatario del pago de los cánones de los servicios públicos y de las mejoras, pues el proceso de restitución se ritúa por el procedimiento abreviado, mientras que el proceso ordinario contractual se sigue por el procedimiento ordinario. Lo mismo sucede cuando todas las pretensiones no pueden ser conocidas por el mismo juez, por carecer de competencia.

3. Falta de competencia o jurisdicción. Frecuentemente se presentan ante la jurisdicción contencioso administrativa demandas ejecutivas para el cobro de facturas de servicios públicos, para la ejecución de títulos valores que han circulado y que tienen autonomía con respecto al contrato que les dio origen, para la ejecución de sentencias judiciales o de laudos arbitrales (no originados en contratos estatales) o para asuntos de responsabilidad de las empresas de servicios públicos que no tienen que ver con la ocupación temporal o permanente de inmuebles o con servidumbres. En dichos casos la jurisdicción competente es la jurisdicción ordinaria civil.

   Además, los conflictos originados en relaciones de trabajo con trabajadores oficiales; en la ejecución de sentencias o providencias o actos administrativos de carácter laboral, o en los que se fijen agencias en derecho, costas u honorarios para auxiliares de la justicia son de competencia de la jurisdicción ordinaria laboral, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 1, 5 y 6 del artículo 2 del Código de Procedimiento Laboral.

   También es frecuente que se presenten demandas ante jueces o tribunales incompetentes por razón del territorio, pues no se tiene en cuenta que las demandas contra actos precontractuales y contractuales y sobre contratos deben presentarse en el lugar donde se ejecutó o se debía ejecutar el contrato, y en las acciones de reparación directa, en el lugar donde se ocasionó el daño y en las acciones de repetición, en el domicilio donde tiene la sede el juzgado o corporación judicial que profirió la sentencia condenatoria contra la entidad pública o que aprobó la conciliación prejudicial o judicial.

   En estos eventos, tan pronto como el juez advierta su incompetencia, debe remitirlo al competente sin declarar la nulidad de lo actuado; no obstante lo anterior, si advierte su incompetencia después de haber admitido la demanda, en razón a que el demandado en su contestación la alega, en lugar de tramitar todo el proceso para que en la sentencia se declare una nulidad o un fallo inhibitorio (puesto que en el proceso contencioso administrativo no se resuelven las excepciones previas antes de abrir a pruebas el proceso), al juez le es dable declarar sin valor ni efecto su auto admisorio y remitir el expediente al competente, sin declarar la nulidad de lo actuado.

4. Caducidad de la acción. Especial atención merece el tema de la caducidad de la acción (artículo 136 del CCA), para lo cual el demandante debe aportar todos los documentos que permitan establecer que la acción es oportuna, como atrás se anotó.

2. MEJORES PRÁCTICAS EN LA ETAPA DE DECRETO DE PRUEBAS

2.1 Limitación de testimonios

Una de las etapas más críticas en el impulso procesal la constituye la fase probatoria, y es en ésta donde le corresponde al juez desplegar toda su actividad y control procesal, sirviéndose de los mecanismos que la ley de otorga al efecto. En materia de testimonios, en el auto de pruebas bien puede indicarse que, de considerarse suficientemente esclarecidos los hechos materia de la prueba, el ponente limitará la recepción de los testimonios, de conformidad con la regla contenida en el artículo 219 del CPC; que el juez está en el deber de velar por la economía procesal (numeral primero artículo 37 del CPC), y que en caso de que se requieran otros testimonios se decretarán de oficio, al final del período probatorio.

Así mismo, atendiendo al carácter supletivo de la prueba testimonial frente a las previsiones del artículo 232 del CPC, señalar al solicitante que dentro de período probatorio aporte todos los documentos privados que considere necesarios para probar los hechos que pretendía demostrar con los testimonios, documentos que se presumen auténticos de conformidad con el artículo 11 de la Ley 446 de 1998.

Es necesario recordar también a la parte solicitante que es deber de los apoderados colaborar en la práctica de pruebas (numeral 6° del artículo 71 del CPC), informando a los testigos citados la fecha de la diligencia, pues no se librarán telegramas; pero, de considerarlo necesario, el apoderado del interesado podrá solicitar en Secretaría boletas de citación que podrá remitir por el medio que estime más expedito.

2.2 Designación y notificación a peritos de providencias judiciales, por teléfono

A los auxiliares de la justicia no se les enviará telegrama para notificarlos de las providencias en las que se les designa como peritos, se les fijan gastos u honorarios de pericia o se les solicita rendir una aclaración o complementación del dictamen pericial. Lo anterior, teniendo en cuenta el numeral segundo del artículo 9 del CPC, modificado por la Ley 794 de 2003, el cual establece:

Aceptación del cargo. Todo nombramiento se notificará por telegrama enviado a la dirección que figure en la lista oficial, y en éste se indicará el día y la hora de la diligencia a la cual deban concurrir. Copia debidamente sellada por la oficina de telégrafo respectiva, se agregará al expediente. Lo anterior, sin perjuicio de que dicha notificación se pueda realizar por otro medio más expedito, de lo cual deberá quedar constancia en el expediente. En la misma forma se hará cualquiera otra notificación… (Cursivas fuera de texto)

2.3 Designación y notificación de curadores ad litem por teléfono

Similar sugerencia de comunicación telefónica se hace en relación con los curadores ad litem. En el auto de designación se incluirán tres nombres de curadores ad litem a quienes se les llamará por teléfono, y en Secretaría se notificará la demanda al primero que comparezca al efecto, como lo dispone el CPC. En el auto de designación se le fijarán gastos de curaduría y se advertirá al curador que primero se notifique de la demanda que deberá contestarla dentro de los diez días siguientes al pago de los gastos, haciendo una relación documentada y justificada de aquellos en que haya incurrido, y se indicará que la parte interesada deberá pagar directamente al curador notificado los gastos de curaduría, dentro de los diez días siguientes a la ejecutoria del auto de designación del curador, so pena que se decrete la perención del proceso (cuando el demandante es un particular) o se tenga como indicio en su contra (cuando el demandante es una entidad pública). La previsión legal de que en los autos de designación de los curadores se les fije gastos de curaduría obedece a que frecuentemente estos auxiliares de la justicia no tienen ninguna compensación por sus servicios profesionales, de suerte que muy pocos auxiliares de la justicia quieran desempeñar dicha función.

2.4 Decreto de oficios

Con las solicitudes de librar oficios se han presentado dificultades, porque gran número de los librados no obtienen respuesta por parte de las entidades públicas oficiadas. Muchas veces, la entidad pública se ha abstenido de dar respuesta, porque la expedición de copias implica unos costos de fotocopiado, que el demandante o el interesado no asume, aunque está en el deber de hacerlo, de conformidad con el artículo 24 del CCA. Una buena práctica es radicar en cabeza del solicitante el retiro en la Secretaría del oficio solicitado, con plazo de cinco días o término similar, a la ejecutoria del auto, así como su entrega a la entidad pública oficiada, también con plazo, so pena de entender desistida la prueba.

Es preciso observar que radicado el oficio, la entidad deberá, dentro de los cinco días siguientes, señalar el costo de expedición de las copias solicitadas (artículo 24 del CCA) y, una vez pagado dicho costo, dispondrá de diez días para la expedición de las copias autenticadas.

Si la entidad pública demandada omitiere expedir las copias, en ningún caso es dable cambiar la carga de la prueba, esto es, obligar a la entidad pública a asumir la carga de fotocopiar y enviar la documentación solicitada por el demandante (artículo 177 del CPC). El omitir injustificadamente la expedición de la documentación solicitada se apreciará como indicio contra la entidad (art. 249 del CPC). Este procedimiento para librar los oficios puede ser utilizado tanto para los demandantes como para los demandados y terceros intervinientes.

2.5 Oficios a registradurías y notarías

Cuando en la demanda o en la contestación de la demanda se solicite oficios a registradurías o notarías para aportar actas o certificados de registros civiles, éstos se decretarán y se mencionará que el apoderado debe retirarlos en Secretaría, llevarlos a la notaría o registraduría solicitada y asumir los costos de expedición de dichas actas o certificados, por cuanto de conformidad con el artículo 111 del Decreto 1260 de 1970, la expedición de copias o certificados no es gratuita y exige el pago de las tarifas señaladas por el gobierno nacional. También puede indicarse que dentro del período probatorio, el apoderado interesado aporte dichas copias o certificados auténticos, dentro del período probatorio.

2.6 Oficios dirigidos al DANE, a la Superintendencia Bancaria, al Banco de la República, a altas corporaciones y al Ministerio de la Protección Social

Los oficios dirigidos al DANE, a la Superintendencia Bancaria, al Banco de la República, a altas corporaciones y al Ministerio de la Protección Social para que se certifique el valor del gramo oro, el valor del salario mínimo, el índices de precios al consumidor, el valor de la tasa promedio de captación de las entidades financieras (DTF), la esperanza de vida de las personas, el valor del interés corriente bancario, el valor de divisas (como el dólar, etc.) no se decretarán, porque dichos indicadores económicos, de conformidad con el artículo 191 del CPC, se consideran hechos notorios. Cuando se solicite oficiar a las altas cortes para obtener copias de antecedentes jurisprudenciales, en el auto de pruebas se decretarán dichos documentos, pero su aporte deberá hacerse por el interesado dentro del período probatorio.

2.7 Oficios para petición de dictámenes periciales de la Junta Regional de Calificación de Invalidez y para el Instituto de Medicina Legal

En los casos en que se alegue una falla médica o que se pida indemnización de perjuicios por lucro cesante causado por incapacidad laboral, esta prueba es absolutamente necesaria, por lo que debe decretarse aun de oficio. Para su decreto, debe contarse en el expediente con la historia clínica correspondiente. Si no se ha allegado al expediente, en el auto de pruebas se prevendrá que, allegada la historia clínica correspondiente, se dispondrá librar el oficio al Instituto de Medicina Legal para que rinda concepto acerca de la atención médica que se le brindó al paciente o a la junta Regional de Calificación de Invalidez, a fin de que establezca el grado de incapacidad o invalidez, según se trate.

A efectos de hacer más expedito el trámite, se radicará en cabeza del apoderado de la parte interesada, con plazos, el pago los gastos de fotocopiado de la historia clínica, el retiro del oficios de que se trate, su remisión a la entidad y el pago de las expensas que fije la entidad para la elaboración del dictamen. La entidad oficiada, dentro del plazo que se le fije, y en caso de ser necesario, señalará fecha al interesado, para presentarse al examen médico legal. Una vez presentado el examinado, o radicado y pagado la solicitud de dictamen pericial, la entidad pública deberá rendir el dictamen dentro de los cuarenta días siguientes, de acuerdo con la programación de la entidad y remitir el resultado del dictamen al despacho judicial.

2.8 Oficios a juzgados, fiscalías, procuradurías, para la aportación de copias de expedientes

Para lograr la eficacia de esta prueba y evitar demoras innecesarias, repeticiones de oficios y, en general, desgastes por solicitudes incorrectas, deficientes o incompletas, es conveniente, previo a su decreto, verificar que la solicitud esté completa, indique el nombre de las partes, número de radicación, clase de proceso y la dirección de la entidad o juzgado donde se tramitó el proceso, etc., puesto que en ocasiones los peticionarios desatienden que los procesos civiles se identifican por el nombre de las partes y la clase de proceso y el despacho en el cual está cursando o cursó; los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal se identifican por el nombre de los disciplinados y el nombre del despacho o entidad que lo está tramitando o lo tramitó y el número de radicación; los procesos penales, en averiguación de responsables, se identifican por el número de radicación y el nombre de la Fiscalía que los tramitó, y los sumarios penales se identifican por el nombre de los sindicados, procesados o condenados, la clase del delito y el nombre de la fiscalía o juzgado que lo tramitó.¹²

En caso de que la información esté completa, se procederá a disponer librar el oficio a la entidad para que ponga a disposición del apoderado interesado, quien asumirá los costos de fotocopia de las piezas indicadas. Una vez expedidas las copias, el despacho oficiado (por secretaría) las certificará como auténticas y las entregará al interesado, quien deberá allegarlas al tribunal dentro de un plazo fijado.

2.9 Notificación telefónica a los abogados en las conciliaciones prejudiciales, pruebas de oficio, sentencias y autos que acepten la revocación o renuncia del poder

Es muy útil y agiliza sobremanera el trámite de las conciliaciones prejudiciales el notificar vía telefónica a los apoderados solicitantes o directamente a los interesados el contenido de los autos en que se soliciten documentos adicionales necesarios para la aprobación de una conciliación prejudicial. Así mismo, es conveniente notificar por telegrama los autos en los que se acepte la renuncia al poder y no exista nuevo apoderado que represente a una de las partes (art. 69-4 del CPC) e informarlos por vía telefónica a la parte que va a quedar sin apoderado que la represente. En dicho auto se le advertirá a la parte cuyo apoderado renunció que debe designar un nuevo apoderado, abogado titulado, porque los procesos ordinarios ante la jurisdicción contencioso administrativa no pueden adelantarse sin que las partes estén debidamente representadas por abogado. El auto en el cual se acepta la revocación del poder también es conveniente comunicarlo telefónicamente al abogado cuyo poder ha sido revocado, para que pueda iniciar el incidente de regulación de honorarios.

También es muy útil informar vía telefónica a los apoderados y a las partes interesadas sobre el contenido de algunos autos, lo cual no exime de la notificación personal, por estado o por edicto establecida en las normas procesales, pero agiliza en forma suma el trámite de los procesos, pues las partes, los apoderados y los auxiliares de la justicia conocen rápidamente el contenido de las providencias y logran su colaboración en la correcta marcha del proceso y en el recaudo de la prueba.

Los auxiliares y empleados del despacho dejarán las constancias escritas de las llamadas que realicen, en las cuales se indicará el número de teléfono que fue marcado, el nombre de la persona que contestó la llamada, el contenido del mensaje y la fecha y hora de la llamada. Estas constancias se anexarán al expediente.

NOTAS AL PIE

¹ Las causas enlistadas en los numerales 1, 2, 6 y 7 fueron identificadas en el análisis contenido en el documento elaborado por los tribunales administrativos del Eje Cafetero, en los encuentros de julio y agosto de 2005, sobre un proyecto de juicio contencioso administrativo por audiencias, basado en las propuestas del Instituto de Colombiano de Derecho Procesal, para el denominado Código General del Proceso.
² Tomado del documento Nuevas políticas administrativas frente a la jurisdicción de lo contencioso administrativo, presentado en el XI Encuentro de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, celebrado en San Andrés, en septiembre de 2005, por el presidente de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, José Alfredo Escobar Araujo. Un aparte de este informe fue publicado por el periódico El Tiempo, el 23 de septiembre de 2005, como Carta al Director. En este informe se señala que la participación porcentual del sector justicia del presupuesto general de la nación ha disminuido del 1,98% en el presupuesto de 1994, al 1,3% en 2004 y en el proyecto de presupuesto del año 2006, 1,03%.
³ Hoy en día, la atención de las acciones constitucionales, a saber: la acción de tutela, la acción de cumplimiento, las acciones populares, las acciones de grupo, las acciones de pérdida de investidura y las acciones de repetición constituye cerca del 40% de la carga de trabajo de la jurisdicción, en desmedro de la atención a los procesos contenciosos ordinarios, por cuanto las acciones constitucionales tienen prioridad legal.
⁴ En el documento del presidente de la Sala Administrativa, antes citado, se vincula la normatividad existente como causa eficiente de la congestión, bajo la denominación de mecanismos procesales inadecuados y revestidos de excesivos formalismos.
⁵ La parte demandante, por cuanto en la gran mayoría de los procesos, los honorarios se pactan a cuota litis, y las condenas se indexan ajustándolas, tomando como base el índice de precios al consumidor, y una vez proferidas generan intereses comerciales, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 177 y 178 del CCA. La entidad demandada, por cuanto quiere dejar "el problema presupuestal" al próximo gobernante o gerente.
⁶ En el Módulo de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, del Juez director del despacho, se hace referencia a las mejores prácticas, y se definen como "aquellas que han demostrado en la práctica y de manera confiable, alcanzar los mejores y mayores resultados, validadas y documentadas suficientemente para ser retadas por nuevas propuestas", p. 36, edición 2004.
⁷ En el informe de Escobar Araujo se indica que este tribunal es el más congestionado de todo el país, especialmente en sus secciones Segunda y Tercera.
⁸ El profesor Diego López Medina viene elaborando, para la Escuela Judicial, unos módulos de formación, el último de los cuales tituló Nuevas tendencias en la dirección judicial del proceso.
⁹ En el proyecto de juicio contencioso administrativo por audiencias, presentado por los tribunales administrativos del Eje Cafetero, se considera necesario planear una audiencia preparatoria o de dirección del proceso, audiencia que no está prevista en el proyecto de código general del proceso que ha sido propuesto para toda la jurisdicción ordinaria y la contenciosa, con excepción de la jurisdicción penal.
¹⁰ Véase sentencia del 15 de agosto de 2002, Sección Tercera, Consejo de Estado, con ponencia del ex consejero Ricardo Hoyos Duque, Rad. No. 1994-4554-01, demandante: Venilda Pérez Arrieta y otros, demandado: Municipio de San Marcos. En esta oportunidad, el Consejo de Estado precisó que el fuero de atracción "procede cuando siendo varios los sujetos demandados, no todos pueden ser justiciables ante la misma jurisdicción. En los casos de reparación directa es frecuente esta situación en especial cuando el hecho dañoso ha sido cometido por dos o más personas, o lo que es más técnico aún, le es imputable tal hecho. Evento éste que configura una responsabilidad solidaria" (Cursiva fuera del texto).
¹¹ El mecanismo del llamamiento en garantía, además de la carga procesal de ofrecer prueba sobre el fundamento contractual o legal o reglamentario que da derecho al demandado a exigir al llamado en garantía al reembolso total o parcial de la suma a la cual sea condenado, exige que el escrito de llamamiento en garantía deba indicar: (a) el domicilio o residencia del llamado en garantía; (b) las razones en que se fundamenta el llamamiento en garantía; (c) el llamado en garantía no debe figurar como parte del proceso; (d) la solicitud debe formularse durante el término de fijación en lista, por la parte demandada o por el Ministerio Público; (e) la dirección del llamante o su apoderado, y (f) el llamado en garantía, al comparecer al proceso, no puede solicitar que se llame a un tercero o a una parte en garantía (artículos 55 y 57 del Código de Procedimiento Civil).
¹² Nunca los procesos penales o disciplinarios se identifican por el nombre de los afectados, heridos o muertos, y menos por la fecha en que ocurrió el hecho delictivo o la falta disciplinaria.

BIBLIOGRAFÍA

Colombia, Código Contencioso Administrativo.         [ Links ]

Colombia, Código de Procedimiento Civil.         [ Links ]

Colombia, Consejo de Estado, Sección Tercera. Sentencia del 15 de agosto de 2002.         [ Links ]

El Tiempo, "Carta al Director", 23 de septiembre de 2005.         [ Links ]

Escobar Araujo, José Alfredo. Nuevas Políticas Administrativas frente a la jurisdicción de lo contencioso administrativo. Texto presentado en el XI Encuentro de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, San Andrés Islas, septiembre de 2005.         [ Links ]

Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, Juez director del proceso, Bogotá, 2004.         [ Links ]

____. Juez director del despacho, Bogotá, 2004.         [ Links ]

Tribunales Administrativos del Eje Cafetero. Juicio contencioso administrativo por audiencias, encuentros de julio y agosto de 2005.         [ Links ]