Introdução

A gestão de estoques é uma função de destaque para qualquer segmento de negócios. É através dela que a organização será capaz de prever o quanto comprar, evitando falhas com relação a excessos e rupturas e níveis adequados de acurácia dos estoques (Dias, 2010), obtendo assim a satisfação dos clientes. Através da gestão apropriada de inventários, a empresa terá uma melhor visão de como se encontra seu fluxo financeiro, uma vez que a manutenção de estoques retém o capital de giro da empresa, enquanto que o controle do estoques deve permitir a redução de investimentos (^{Santos, 2006}). Portanto, notoriamente, os estoques funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas os processos de comercialização e de produção, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial (^{Oliveira, 2011}).

Atualmente, as empresas, independente do setor de atuação no mercado, buscam reduzir seus estoques, considerando a premissa fundamental de que estoque é significado de capital financeiro parado e que normalmente agregam custos relevantes em função de sua manutenção. Para minimizar os diversos problemas relacionados com a má gestão de estoques, há muito tempo são utilizados modelos matemáticos como auxílio à sua aplicação (^{Santoro & Freire, 2008}). No caso particular das empresas que operam apenas distribuindo determinados produtos para vários clientes da carteira, e não fabrica produtos internamente, como é o caso da empresa analisada nessa pesquisa, o volume adequado de estoques é essencial para garantir a comercialização no mercado e para a competitividade. Contudo, alguns dos principais desafios nesse contexto é manter quantidades de estoque estratégicas em níveis mínimos para a pronta entrega e altos índices de rotatividade de estoques para atender às variações de demanda.

Atualmente a empresa investigada nessa pesquisa não consegue manter seus níveis de estoques em níveis adequados e está perdendo competividade o mercado. Históricos demonstram que há constantemente a falta de determinados itens e excessos de outros. Isso resulta em insatisfação de inúmeros clientes pelo atraso na reposição, ocasionando na perda da venda e na retenção de capital de giro provocada pelos excessos de estoques desnecessários. Esse paradoxo se torna mais complexo para empresas do setor distribuição de produtos que são responsáveis pela entrega de diversos tipos de produtos para uma grande quantidade de clientes em prazos de entrega curtos. O que também é o caso da empresa analisada. Portanto, considerando a variável ruptura de estoques, excessos e a necessidade de manter um giro alto dos estoques, a questão problema que a presente pesquisa examina é a seguinte: quais ações a empresa em análise do ramo de distribuição de produtos poderia adotar para minimizar as rupturas sistemáticas de estoques e evitar excesso em outros itens?

Conhecendo o problema da empresa, a pesquisa possui o propósito de sugerir a implementação de ações e boas práticas para o gerenciamento dos estoques, diante desse contexto particular de distribuição de produtos, com o objetivo geral de evitar ruptura e excessos atendendo a demanda dos clientes. Para atender a este objetivo de pesquisa foi necessário desenvolver os objetivos específicos que representam as etapas que serão percorridas para obter a solução do problema. Assim, a presente pesquisa foi organizada em cinco principais seções. Após as justificativas e problema de pesquisa ser apresentado na primeira seção, a próxima seção discute os conceitos acerca do tema de gestão de estoques. Na terceira seção, os procedimentos metodológicos de coleta e análise dos são apresentados, bem como a classificação da pesquisa. Na seção seguinte é feita a análise e discussão sobre a intervenção realizada na empresa e na seção final são postas as conclusões da pesquisa.

Revisão da literatura

Materiais e métodos

Há várias classificações de tipos de pesquisa (^{Vergara, 2010}), embora toda a pesquisa pode ser classificada em dois critérios básicos: quanto aos fins e quanto aos meios. Assim, foi adotada neste projeto de pesquisa quanto aos fins, uma pesquisa descritiva, exploratória e explicativa; uma vez que pretende-se apresentar e descrever o processo atual adotado no controle do estoque da empresa, evidenciando problemas e as suas origens. Quanto os meios, a presente pesquisa é bibliográfica, documental, participante e um estudo de caso. Bibliográfica, porque para realizar a pesquisa foram usados livros, artigos científicos, etc. E um estudo de caso, pois trata-se de um caso real investigado e aplicado em uma distribuidora de produtos de automação brasileira.

A pesquisa bibliográfica se caracteriza por aquela que se realiza a partir do registro disponível, decorrente de pesquisas anteriores, em documentos impressos, como livros, artigos, teses, etc (^{Severino, 2007}). Utiliza-se de dados ou de categorias teóricas já trabalhados por outros pesquisadores e devidamente registrados. Os textos tornam-se fontes dos temas a serem pesquisados. O pesquisador trabalha a partir das contribuições dos autores dos estudos analíticos constantes nos textos (Severino, 2007). Tais fontes de dados foram usadas em nossa pesquisa.

Sobre o método de pesquisa utilizado neste trabalho, ^{Ponte (2006)} afirma que estudo de caso é uma investigação que se assume como particular. Isto é, que se debruça deliberadamente sobre uma situação específica que se supõe ser única e especial, pelo menos em certos aspectos, procurando descobrir a que há nela de mais essencial e característico e, desse modo, contribuir para a compreensão global de um certo fenômeno de interesse. A unidade de investigação examinada desta pesquisa - a empresa de distribuição de produtos de automação - teve um tratamento qualitativo. Um dos critério de escolha da unidade de investigação foi a conveniência e acessibilidade aos dados necessários para a pesquisa. Neste estudo de caso, os sujeitos pertencem aos setores envolvidos na entrevista. Já a abordagem qualitativa salienta os seguintes aspectos: [...] um conjunto de diferentes técnicas interpretativas que visam a descrever e a decodificar os componentes de um sistema complexo de significados. Tendo por objetivo traduzir e expressar o sentido dos fenômenos do mundo social [...] (^{Neves, 1996}, p. 1).

A empresa do segmento de distribuição de bens de consumo em análise, apresenta um quadro de funcionários de um total de 46 funcionários. A estrutura organizacional é composta por dois gerentes, sendo um gerente Comercial e um gerente Financeiro, além de dois Diretores Administrativos. Para coleta de dados relacionados às práticas de gestão de estoques na empresa, foi entrevistado o gerente de compras, envolvido diretamente no problema. A entrevista semiestruturada conduzida (Apêndice A) foi realizada a partir de dois questionários com perguntas que foram apresentadas ao respondente por escrito sobre o objeto da pesquisa, visando obter informações pertinentes ao problema da pesquisa com o propósito de oferecer sugestões de melhorias ao processo adotado atualmente. Escolheu-se a coleta de dados através de questionários porque trata-se de um dos instrumentos mais importantes e mais utilizados na pesquisa científica. Dado a sua simplicidade inerente, um questionário é tão somente um conjunto de questões, feito para gerar os dados necessários para se atingir os objetivos de uma pesquisa (^{Parasuraman, 1991}).

Os dados foram tratados nesta pesquisa de forma qualitativa. Isto significa que foram apresentados de forma codificada e estruturada, incorporando no texto as tabelas e outras ilustrações estritamente necessárias à compreensão do que está sendo abordado (^{Vergara, 2010}). A análise dos dados foi realizada de forma interpretativa, onde dados novos que geram explicações pertinentes para a resolução de um problema identificado, com descrição das causas e identificação de resoluções conforme a definição de ^{Vergara (2010)}.

Resultados

O fluxograma apresentado na Figura 1 representa o processo das principais atividades da empresa partir do contato do cliente com o assistente de vendas ou consultor de vendas, até a entrega da mercadoria para o cliente. Os processos internos consistem em inicialmente consultar se o cliente possui cadastros, e em não havendo, cadastra-se o cliente e submete-se o cadastro à avaliação de crédito. Após aprovado o crédito, encaminha-se o processo de compra para consulta do estoque ou solicitação de compra para o setor responsável, quando não disponível em estoque. Não havendo a concretização da liberação de crédito, o cliente poderá realizar a compra com pagamento à vista, não havendo esta possibilidade, a negociação é encerrada.

Foi considerado que a empresa possui em torno de 2.900 itens ativos no estoque. Destes ativos estão relacionados os itens principais que fazem parte de toda a análise dos dados.

Quando as condições do cliente são aceitas, o processo tem seu andamento com o setor de compras verificando se o produto realmente não existe no sistema, pois pode haver a possibilidade do produto ter sido descontinuado ou ter saído de linha, e a assistente de vendas não ter verificado esta opção e solicitar a compra. Se o produto estiver cadastrado no sistema de gestão da empresa, o setor compras informa aos vendedores que passam o pedido para o faturamento e expedição, onde o produto será embalado e enviado ao cliente por transportadora ou então será entregue diretamente ao cliente no balcão de vendas.

Quando o produto não existir no cadastro do sistema de gestão de estoques usado na empresa, o setor de compras consulta o fornecedor para verificação do tempo de entrega. O fornecedor consulta seu estoque para entrega ou fabricação do produto e após isso encaminha o produto para a empresa distribuidora. O almoxarifado então recebe o produto e faz o lançamento da nota fiscal no sistema da empresa. Assim que a mercadoria fica disponível para venda. Após isso, é feita a consulta do vendedor, que encaminha para o processo de faturamento e entrega ao cliente. O setor de compras faz constante análises, pois como existe uma deficiência de compras, é preciso fazer verificações para manter estoque.

Fuente: dados da pesquisa.

Figura 1 Fluxograma do pedido vendas até entrega ao cliente. 

Após identificado o fluxo do processo de compra, na etapa seguinte da pesquisa foi realizada a coleta de dados a partir de questionários aplicados ao gerente de compras da empresa. A primeira questão do questionário visou verificar se existe controle de estoque adequado na a empresa. O respondente concordou que na sua maior parte está adequado. Na segunda questão, pretendeu-se entender a percepção do gerente sobre o valor do custo do estoque da empresa, ou seja, se considerava adequado ou não. O gestor discordou. Frequentemente na empresa, são verificados rupturas no estoque, que foi tema da terceira questão, na qual o respondente não concordou e nem discordou. A quarta questão identificou a frequência com que são verificados excessos no estoque e o respondente não concordou e nem discordou. A quinta questão foi realizada para confirmar as respostas dadas nas questões anteriores, pois o respondente não concordou e nem discordou das anteriores, o que veio a se concretizar com a mesma resposta.

Na questão seguinte, a resposta dada foi que os materiais recebidos são conferidos e inspecionados sempre que possível. Na questão sete, concordou que a rotatividade dos estoques da empresa está adequada a sua política e que o local de armazenagem dos estoques é eficiente na resposta referente à questão oito. Na questão nove, questionou-se se o nível de acurácia da empresa está no mesmo nível das empresas concorrentes. O gestor respondeu que não concorda e nem discorda. A questão seguinte avaliou se o sistema de gerenciamento dos estoques da empresa tem eliminado os problemas de excessos no estoque com rapidez e eficácia. O respondente discordou na maioria das vezes.

Na questão onze a resposta foi que discorda na maior parte que o sistema utilizado pela empresa é eficaz e preciso na realização do pedido de compra. Referente ao cumprimento de prazos de entrega estipulados pela empresa aos fornecedores, o entrevistado discordou totalmente. Na questão treze foi avaliado se a empresa deveria trabalhar com a análise de estoques pela Curva ABC. Ponderou que concorda na maior parte, devido ao momento em que a empresa está vivendo na atual economia do país. Sobre o estoque de segurança, na questão quatorze, o gerente informou que a empresa não trabalha com a política de manter este tipo de estoque.

A questão quinze questionou se o sistema da empresa indica o ponto de reposição do estoque é um fator essencial para diminuir a falta de estoque. Respondeu também que não concorda nem discorda que a empresa adota indicadores de controle de estoques. Em relação ao fato se a empresa controla o giro dos estoques, o respondente concorda, pois trata-se um medida necessária para o mercado atual.

No segundo bloco de questões do questionário aplicado para coleta de dados foram feitas perguntas abertas. A primeira questão avaliou quais fatores provocam os excessos de estoque e o respondente concluiu os seguintes fatores: compras obrigatórias para fins de atingimento de metas ou cumprimento de acordos com fornecedores; importações com alta do dólar ou grandes cargas tributárias, deixando a mercadoria sem competitividade em relação aos concorrentes. A segunda questão avaliou quais fatores provocam as rupturas de estoque e segundo o respondente a falta de controle de entrada e saída de mercadorias são os fatores.

A terceira e última pergunta do questionário avaliou sugestões do gerente para minimizar os excessos e rupturas dos estoques, que foram: (i) rupturas, maior controle sobre a expedição da empresa e contagem de estoque realizado com maior frequência; (ii) excessos: compra estratégica e promover os produtos parados em estoque. Entende-se que os resultados obtidos com a aplicação do instrumento de coleta permitiram aos pesquisadores entender melhor a percepção da pessoa envolvidas na pesquisa com relação ás suas considerações sobre a gestão dos estoques da empresa. As identificações dos diversos aspectos abordados e focados pelo respondente poderão permitir interpretações e conclusões para subsidiar ações futuras.

Após essa etapa, a pesquisa prosseguiu com a coleta de dados através dos documentos e relatórios internos da empresa relacionados às atividades e processo logísticos, compras e distribuição da empresa. Nesta etapa da pesquisa foram apresentadas e analisadas as informações e relatórios sobre os excessos de estoque e rupturas extraídos do sistema da empresa com dados que refletem a sua realidade. Estas informações serviram de base para pesquisa e forneceram subsídios importantes para demonstrar o fluxo atual do trabalho, bem como evidenciar problemas enfrentados.

A tabela 1abaixo apresenta o total de itens em estoque para o período analisado, extraídos do banco de dados da empresa. Os dados estão apresentados de forma parcial devido à elevada quantidade de itens e códigos existentes.

Já a tabela 2 abaixo apresenta o total de itens em estoques e impacto financeiro ou custo total da falta de estoques de cada idem para o período analisado. Similar aos dados anteriores, os dados estão apresentados de forma parcial devido à elevada quantidade de itens e códigos existentes.

Na tabela 3, foram analisados os excessos de estoque identificados no banco de dados da empresa e que vem a justificar um dos objetivos da pesquisa, uma vez que estes itens pertencem à linha de produtos principais, portanto, considerados os itens "A" da curva ABC de vendas. Tais itens incluem impressoras, leitores magnéticos e coletores de dados que representam 80% do faturamento histórico da empresa. A representatividade desses itens "A" fica ainda mais evidente, pois são apenas 10 itens, entre os quase 2.900 itens que a empresa possui em portfólio.

A análise através da curva ABC é uma das análises mais importantes para determinar a importância dos itens dentro do estoque das empresas e consiste na verificação, em certo espaço de tempo. O que em nossa pesquisa, refere-se ao período do estudo. Na Tabela 3 está apresentando o resultado mostrando o modelo do produto, valor do produto no estoque, estoque médio do período, a demanda e a cobertura do estoque (estoque médio dividido pela demanda média). Estas informações foram extraídas do sistema de gestão da empresa tendo como base relatórios gerados previamente (Tabela 1 e 2).

Foi verificado que a empresa procura manter uma política de estoque que se define como: (i) itens acima de 90 dias sem vendas, devem ser negociados para devolução; (ii) realiza uma promoção de venda ou até mesmo vender com o menor preço para eliminar este item do estoque. Esta política é determinada pela diretoria da empresa e pode-se observar no sistema da empresa na tela de avaliações de compras (média de vendas dos últimos 3 meses).

Estes números impactam diretamente no fluxo de caixa da empresa, pois estes 10 itens que estão representados na Tabela 3 somam o montante de R$ 220.254,42 reais, com 103 itens que estão sem giro no estoque. Sua cobertura, na maioria dos itens ultrapassa, 12 meses, deixando bem claro o excesso do estoque como um ponto principal de melhoria. A próxima seção discute os principais resultados e estratégias implementadas para minimizar esses problemas identificados.

Discussão

As causas dos excessos de estoques na empresa também foram identificadas e evidenciadas através da primeira questão do bloco 2 do questionário aplicado. Foram determinadas as principais causas de excessos de estoques. Assim, na Tabela 4 estão apresentadas as rupturas de estoque, dos itens de maior relevância para a empresa, assim como os de excesso são itens que estão classificados como "A" da curva ABC.

A descrição na Tabela 4 apresenta o modelo do produto, o valor destes produtos no estoque, a quantidade de peças no período estudado, a demanda do período, a cobertura dos estoques em meses, pedidos pendentes que não foram faturados por falta de estoque, a quantidade de peças faltantes e as observações do motivo das faltas. Foi verificado que as faltas ocorrem principalmente por problemas com os fornecedores. As principais causas identificadas nesse sentido foram: (i) falta de insumos para montar os itens; (ii) problemas financeiros dos fornecedores; (iii) demanda maior do que planejado; e outras considerações.

Além disso, os resultados da pesquisa permitiram identificar que as faltas de estoque ocorrem também devido aos seguintes dois fatores adicionais. O primeiro deles é por falta de planejamento do setor de compras. O segundo fator ocorre porque o setor de vendas não informa as demandas dos clientes para o setor de compras. Foi identificado em nossa análise que estas rupturas poderiam ser amenizadas com a implantação do estoque mínimo ou estoque de segurança, que também é um dos objetivos da pesquisa de implantar na empresa.

A análise dos dados permitiu identificar a oportunidade de implantação de um índice de margem de segurança de estoques, para mensurar o risco que a companhia está disposta a assumir com relação à ocorrência de faltas de estoque. Na Tabela 5, estão os dados da acurácia dos estoques no período analisado.

Foi identificado que, dos 2.900 itens em portfólio da empresa, ficou estabelecido um valor percentual de acurácia média de 82,44%. Entretanto, para atender de forma satisfatória ao mercado dinâmico e volátil de distribuição de produtos no qual empresa está operando, este percentual insatisfatório deveria estar próximo de 95%. Tal índice também é um fator tolerável na literatura especializada em gestão de estoques (^{Oliveira, 2011}; Dias, 2010; ^{Slack, Chambers & Johnston, 2002}). Com os dados analisados no estudo de caso, verificou-se que a empresa necessita adotar ações imediatas para a gestão de estoques mais apurada, visando reduzir os problemas de rupturas e excessos no estoque, bem como uma melhor gestão de compras.

Nesse sentido, a análise realizada nessa pesquisa permitiu apontar um conjunto de principais possíveis ações estratégicas de melhoria na gestão de estoques. Assim essa pesquisa contribuiu para a empresa analisada, bem como para as demais empresas distribuidoras de produtos que operam em similar contexto e enfrentam problemas similares, ao destacar as seguintes principais implicações e recomendações práticas.

A primeira recomendação dessa pesquisa que influencia a tomada de decisão gerencial consiste em calcular o índice de acurácia de cada item de estoque após a realização dos inventários cíclicos. A segunda recomendação resultante desse estudo consiste em adotar a análise através da curva ABC para mapear quais são os itens de valores significativos e representativos para a gestão de estoques e no capital de giro da empresa. A terceira ação estratégia e recomendação que emerge do estudo consiste em implementar o cálculo dos níveis de estoque de segurança, através do processamento e análise estatística dos dados. Outra recomendação importante consiste em planejar as compras através de previsões de vendas mais realistas. Ou seja, o papel dos vendedores em informar e atualizar periodicamente expectativas de demandas ao setor de compras é decisivo para a competitividade da empresa operando no mercado volátil de distribuição de produtos.

A quinta recomendação a ser adotada na empresa analisada, bem como para empresas distribuidoras similares, consiste em promover os produtos com baixo giro no estoque, através de promoções. A sexta ação sugerida consiste em promover treinamentos com os colaboradores dos setores de almoxarifado e expedição para qualificá-los e melhor o controle das mercadorias.

Outra ação importante consiste em adotar indicadores para controlar o giro dos estoques. Por fim, percebeu-se ainda a oportunidade de implantar um novo sistema operacional (software) para melhora a gestão do setor de compras. Nesse sentido, existem alguns modelos destes sistemas operacionais voltados especificamente para empresas de distribuição. Assim, a partir dos resultados e das implicações discutidas acima, é possível indicar que essa pesquisa contribuiu para a empresa analisada e para as demais empresas distribuidoras em similar mercado.

Conclusões

Pode-se afirmar que a gestão de estoques é um tema complexo e desafiador para qualquer tipo de empresa. Consequentemente, o principal objetivo desse artigo foi analisar e contextualizar os problemas de gestão de inventário em uma empresa distribuidora de bens de consumo, para identificar sugestões de ações para evitar problemas em gestão de estoques. Tal debate está cada vez mais voltado para a realidade específica de cada empresa ou segmento de atuação, considerando estudos e melhores práticas para a gestão adequada de seus estoques. Contudo, as empresas e seus gestores devem ter a consciência de suas reais necessidades e perceber onde devem investir para obter um diferencial competitivo de mercado.

Os principais problemas da empresa do setor de distribuição de bens de consumo estudada foram relacionados os excessos e rupturas constantes apresentados no estoque da empresa. Para verificar e sugerir ações de melhorias, buscou-se inicialmente analisar dados internos da gestão de estoques da empresa. A partir destas informações foi analisado e avaliado o processo atual e identificadas as etapas críticas do processo.

Nas primeiras etapas da presente pesquisa ficaram evidentes problemas no sistema de gestão de estoques da empresa que foi desenvolvido internamente pelos funcionários do setor de TI da própria empresa. Com esta questão identificada, a empresa iniciou a busca de um sistema no mercado especializado em gestão de estoques voltado para o mercado de distribuição. Outros pontos que serão adotados na empresa a partir dos resultados obtidos nesse projeto de pesquisa se referem ao uso da curva ABC e o dimensionamento do estoque de segurança. Espera-se que assim a empresa tenha um conhecimento geral dos produtos principais e para que a incidência de rupturas e de excessos seja reduzida.

Uma análise detalhada dos índices de acuracidade de estoques será desenvolvida com colaboradores que trabalham na expedição e almoxarifado da empresa para fazer inventários cíclicos. Também foram sugeridos treinamentos e qualificações para as pessoas desse setor, para reduzir as dúvidas e os possíveis erros no inventário.

Avaliar o indicador giro do estoque e um contato mais próximo com os fornecedores visando estabelecer uma relação de confiabilidade para cumprir os prazos de entregas, serão outras ações para melhor a gestão dos estoques voltados à distribuição. Como sugestões de pesquisas futuras, sugere-se que empresas distribuidoras possam validar e aperfeiçoar de forma práticas as ferramentas de gestão de estoques e recomendações apresentadas nesse estudo.