Content documental analysis and terminological normalization in libraries in Bogotá: research results

1.Planteamiento del problema

La investigación busca conocer la práctica del análisis documental de contenido (ADC) en las bibliotecas de Bogotá, teniendo en cuenta que los descriptores y palabras clave resultantes del análisis de contenido constituyen el mecanismo para la recuperación y acceso al conocimiento disponible en las bases de datos locales y remotas. Se consideró la necesidad de conocer los aspectos relacionados con el tema, tanto teóricos como técnicos, tecnológicos y administrativos, con el fin de tener una visión de conjunto sobre la práctica que las bibliotecas de Bogotá hacen al respecto, puesto que no se dispone hasta el momento de estudios sobre el tema¹.

Con el uso de las tecnologías de la información por parte de las bibliotecas, el usuario no cuenta con servicios de orientación para una apropiada recuperación de la información y de formación en aspectos relacionados con el ADC. Simultáneamente, los catálogos y las bases de datos en línea brindan poca ayuda y orientación para su consulta, y se asume, por parte de las bibliotecas, que el usuario ha desarrollado las competencias necesarias para ello.

El resultado de esta investigación muestra diferencias significativas en la aplicación de la teoría y la práctica, que dependen de los usuarios, la colección, la formación y la experiencia del personal responsable del proceso y de los recursos disponibles.

Este constituye en un estudio pionero en el área, ya que una vez realizada la revisión de literatura² producida sobre el tema, no se encontraron documentos que analicen la aplicación de las teorías terminológicas y de ADC en la práctica diaria de la asignación y creación de términos o descriptores y de las condiciones físicas, tecnológicas y del recurso humano de la sección encargada del análisis documental.

2. Marcos de referencia

De acuerdo con Moreiro,³ el ADC es una actividad analítico–sintética, sometida a regulaciones lingüísticas y dentro de la cual los procesos de inferencia, de representación, las expectativas y los conceptos memorísticos influyen en su realización – por parte del analista – y en su comprensión por parte del usuario; por lo tanto, el producto del ADC, es decir, la representación de la información contenida en un documento, se expresa a través de recursos lingüísticos (palabras clave, encabezamientos de materia, descriptores y términos) y éstos permiten, posteriormente, su recuperación.

En los procesos, estrategias y técnicas del ADC, propuestos por Pinto⁴ y sintetizados en la Tabla 1 la terminología colabora en las fases de comprensión, pues la selección se aplica a las unidades léxicas que se consideran representativas y, por lo tanto, son las candidatas a descriptores del contenido; también la terminología facilita la fase de organización. Mediante la elaboración de mapas y redes conceptuales se da el panorama cognitivo del documento y se presentan las unidades léxicas más relevantes, es decir los términos sustanciales desde los cuales se relacionan otros términos (temas), y se muestra la condensación de información del documento.

En el proceso de producción, los términos seleccionados se traducen del lenguaje natural al documental, es decir, los términos encontrados en el documento se confrontan con los términos normalizados que contienen los tesauros, las listas de encabezamientos de materia, los sistemas de autoridades de materia y demás fuentes reguladoras del lenguaje, con fines de representación y de recuperación de información.

De lo anterior se deduce la importancia de la relación información–lenguaje para la representación y recuperación del contenido de un documento. Así, el análisis de información es una labor comunicativa, en la cual un emisor (analista de información) envía un mensaje (información sobre el contenido de un documento) expuesto gracias a un lenguaje, para un receptor (usuario de información). La representación del contenido requiere de signos que identifiquen y faciliten los procesos cognitivos; estos signos conforman un sistema: el lenguaje, que a su vez es la forma de expresión del conocimiento y del pensamiento humano⁵. En este orden de ideas, el lenguaje actúa como proveedor de signos, que simultáneamente indican la información semántica del documento. Por lo tanto, la información es accesible a través del lenguaje.

La terminología contenida en las fuentes del ADC, tesauros, listas de encabezamientos de materia y sistema de autoridades de materia, entre otras, ayuda a determinar la forma normalizada para representar un concepto; estas fuentes se elaboran según los principios establecidos para la construcción de lenguajes documentales y las normas vigentes relacionadas.

Su principal inconveniente reside en su rápida desactualización y en los costos que implica su actualización. Para el caso de los sistemas de autoridades de materia, el principal inconveniente es la falta de formación de los analistas, dadas las características particulares de estos sistemas.

La investigación de carácter exploratorio, de tipo descriptivo, empleó la encuesta como instrumento de recolección de datos con el fin de identificar el estado del análisis de contenido en un amplio grupo de bibliotecas de la ciudad.

Estudio de las teorías relacionadas con el ADC.

Realización de los instrumentos de recolección de datos. Se diseñó una encuesta para los jefes de las unidades de procesos técnicos y otra para los analistas. A partir de estos dos instrumentos se identificaron los procesos que realizan los analistas de información para la creación y estructuración de términos (Ver Anexo 1 y Anexo 2 ).

Definición de la muestra, que quedó conformada por 107 bibliotecas que respondieron las encuestas, representando el 22,39% del total de las instituciones invitadas a participar, entre ellas bibliotecas escolares, centros de documentación, bibliotecas universitarias, redes de bibliotecas públicas y la Biblioteca Nacional de Colombia.

Realización del trabajo de campo mediante la aplicación de los instrumentos de recolección a la muestra seleccionada.

Análisis cualitativo y cuantitativo de los resultados obtenidos, para identificar la teoría y la práctica relacionadas con la creación y formación de términos para el análisis de información y la identificación de los procesos utilizados por el analista de información.

4. Análisis de los resultados

Los resultados obtenidos de las respuestas dadas a las dos encuestas permiten analizar los siguientes aspectos:

El mayor porcentaje de respuestas corresponde a las bibliotecas especializadas, universitarias y a las redes de bibliotecas públicas (Ver Tabla 2).

4.2 Estructura administrativa de las secciones de procesos técnicos para el ADC

Se identificó la estructura administrativa del proceso de ADC para determinar, en el organigrama de la biblioteca, su ubicación y la visibilidad e importancia que la institución da a la organización de su información. En las bibliotecas universitarias, públicas, centros de documentación y en la Biblioteca Nacional, la unidad de análisis forma parte de la sección de procesos técnicos, que comprende las actividades de desarrollo de colecciones, adquisiciones y catalogación. Es dentro de esta última actividad donde se ubica el proceso de ADC.

En relación con la denominación de la unidad, el 46% las respuestas indican que hay un lugar específico donde se lleva a cabo el proceso de ADC, que se denomina ''área de Procesos Técnicos'', ''Grupo de Procesos Técnicos'' o ''Sección de Procesos Técnicos''. El 54% no cuentan con esta dependencia.

4.3 Planta física

El área asignada a la sección de procesos técnicos presenta variaciones significativas, dependiendo del tamaño de la biblioteca, de la cantidad de procesos y personal asignado a la unidad y de factores administrativos y logísticos propios de cada biblioteca. Las dimensiones del área de análisis de contenido varían entre 2,5 y 109,16 metros². Si este espacio es asignado a toda la sección de procesos técnicos, cabe un posterior análisis para determinar el porcentaje del espacio de la sección del ADC, en relación con el área total de servicio de la biblioteca.

4.4 Recursos tecnológicos y modalidades de trabajo

Desde la perspectiva de la disponibilidad de recursos tecnológicos, las instituciones cuentan con una cantidad de computadores equivalente al personal de ADC; el acceso a Internet y a la Intranet es utilizado en todos los casos.

El 41% de las instituciones suscriben servicios a catalogación en línea como al On line Cataloguin Library Center–OCLC y al Dewey electrónico o Webdewey. Algunas bibliotecas anotan que recurren a los catálogos en línea de la Biblioteca Luis ángel Arango y la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, los cuales son de acceso libre. El 59% manifiesta que no utilizan ningún servicio de catalogación en línea.

4.5 Base de datos bibliográfica

Las bases de datos bibliográficas incluyen varios módulos de catalogación, inventario y autoridades, entre otros, según el nivel de complejidad, costos y servicios. La mayoría de las bibliotecas disponen del módulo de catalogación y un pequeño grupo del módulo de autoridades.

4.6 Políticas y manuales de procedimientos

Las políticas para el análisis de información y los procesos técnicos existen en el 64% de las bibliotecas y están explícitas en documentos como manuales y guías. Algunas instituciones señalan que las políticas están registradas en documentos como tesauros; criterios, formatos y planillas, notas técnicas y hasta la misma base de datos bibliográfica que no son el medio más indicado. Este último aspecto evidencia desconocimiento del significado de ''política'' y de la importancia de su elaboración y divulgación entre los responsables del análisis.

4.7 Comités para el ADC

En la mayoría de las bibliotecas no existe un comité de procesos técnicos, y en las pocas que existe, se reúne una vez a la semana o en forma irregular. La existencia de un comité denota una visión y una metodología de trabajo en equipo, muestra también que los procesos se desarrollan a través de un análisis y estudio de propuestas, solución de problemas, proyectos o simplemente la discusión de las novedades que se presentan a diario en la unidad de análisis.

4.8 Responsables del ADC

De las 311 personas que trabajan en las bibliotecas encuestadas, 41, que representan el 13,39%, se dedican al proceso de análisis de contenido.

En relación con el nivel de formación, se analizaron: el nivel profesional, de actualización y la experiencia.

Nivel profesional: la gran mayoría de los analistas es profesional en Bibliotecología y algunos son estudiantes de diferentes semestres de la misma profesión (Ver Gráfico 1).

Tiempo de experiencia: en este punto se buscó identificar el nivel de experiencia de los analistas a partir de los años de práctica en el desempeño laboral relacionado con el análisis (Ver Gráfico 2).

4.9 Procedimientos del ADC

Fuentes para el análisis: las partes del documento usadas por los analistas para identificar y determinar el tema o los temas de los documentos se reúnen en tres grupos genéricos, a saber: partes introductorias del documento, con un porcentaje de 28%: introducción, prólogo, presentación y prefacio; partes internas o de contenido, con un porcentaje de 53%: tabla de contenido, resúmenes, bibliografía, capítulos, índices, título y portada y partes externas al documento: con un 17% catalogación en la fuente y especialistas (Ver Gráfico 3).

Procesos para el análisis: se realizan procesos y procedimientos que se describen en forma de pasos o actividades, y como consecuencia, se percibe confusión en la comprensión y aplicación de la teoría del ADC. Las respuestas apuntan a que los analistas no hacen una revisión exhaustiva del contenido de los documentos, sino que parten de registros similares disponibles en el catálogo de la biblioteca. Pocos analistas realizan una investigación del documento con el fin de identificar, desde la teoría terminológica, la forma más completa, precisa y específica para representar los contenidos de un documento y, a partir de este análisis, establecer las relaciones que consideren contribuyan a la recuperación del mismo.

Herramientas terminológicas para el análisis: las fuentes terminológicas más utilizadas, en su orden, son: la Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas–LEMB; tesauros; diccionarios, glosarios y vocabularios. Se normalizan los términos y se registran en los catálogos, utilizando fuentes multidisciplinarias como las LEMB (con estructura y nivel general) y al mismo tiempo se utilizan los tesauros y fuentes especializadas (con estructura y nivel especializado). La elección que se hace cuando un término está autorizado en una fuente y cancelado en otra, no se evidencia en las respuestas (Ver Gráfico 4).

4.10 Procedimiento de normalización para temas nuevos

Cuando aparece un nuevo tema en cualquier disciplina se llevan a cabo otras actividades, además de la identificación de criterios de selección de términos (la pregunta daba 5 opciones de respuesta), identificadas en las respuestas, como se describen a continuación:

96% de los encuestados verifica que no exista en el sistema otro término que exprese el mismo significado.

56% verifica que el término se adecue a las políticas del sistema de información, lo que no concuerda con el bajo porcentaje de registro y existencia de políticas para el ADC.

57% consulta al especialista para estructurar el nuevo término. Parece un resultado lógico si se tiene en cuenta que es el especialista quien puede confirmar o no un tema; sin embargo, en las respuestas sobre fuentes para el análisis, la consulta al especialista aparece con sólo un 3% de incidencia.

49% utiliza el término tal como aparece en el documento analizado, promedio alto que lleva a confirmar que no se consultan otras fuentes y no se tienen en cuenta los criterios de selección de términos.

36% crea el término y lo remite para estudio en un comité.

Se solicitó a los analistas que registraran los últimos diez términos que habían creado. Un 53% envió 81 términos, y una vez efectuado su análisis se encontró que un 35% no proporcionó información sobre este aspecto. El 8% no crea términos, pues se ciñe a los establecidos en las LEMB y el 4% indica que no tiene sistema de autoridades para el registro

Al revisar la lista de los 81 términos creados se encontró que:

Algunos no evidencian los principios básicos de la construcción terminológica, como son la concisión, claridad y univocidad en la representación de los conceptos.

Se utiliza preferencialmente la estructura sustantivo–adjetivo o sustantivo–sustantivo adjetivado, más que la frase preposicional.

La estructura es más de descriptor compuesto en forma directa, que de encabezamiento de materia con subdivisión.

Pocos términos representan temas actualizados, lo cual puede ser consecuencia de la falta de actualización de las fuentes.

Los aspectos idiomáticos tenidos en cuenta al crear un término son: 49% de los analistas investiga y registra las posibilidades de sinonimia del nuevo término, 41% traduce el término y 10% usa el término en el idioma original. Es coherente que la opción con mayor respuesta sea sobre el control de la sinonimia, dado que se busca la recuperación y representación del documento a través de un término único. En cuanto a la traducción del término, no quedó claro si es desde un idioma diferente al español o del lenguaje natural al documental.

A continuación se presentan las conclusiones más relevantes del análisis de los resultados de las encuestas y algunas recomendaciones de mejoramiento y desarrollo del ADC, en lo relativo al tratamiento de los términos.

5.1 Teorías terminológica y de ADC

Existe fundamentación teórica sólida, desarrollada por especialistas en varias disciplinas con diversos enfoques interdisciplinarios – dentro de la cual están los enunciados teóricos bibliotecológicos y terminológicos – y que existe como soporte para la práctica relacionada con el análisis de contenido para la formación de los términos; lo que permite que los términos creados se fundamenten en la estructura gramatical que representa los principios básicos de la construcción terminológica, incluyendo el alcance o definición para evitar varias interpretaciones. Sin embargo, no se está llevando a la práctica, por su desconocimiento por parte de los analistas.

Respecto a la estructura gramatical, la tendencia es la de crear términos con la forma sustantivo–adjetivo o sustantivo–sustantivo adjetivado, en lugar de forma de frase preposicional. Así mismo prevalece el encabezamiento directo sobre el encabezamiento con subdivisión. La tendencia es crear términos en el lenguaje natural a partir de la construcción lógica del mismo, el cual se pierde con las traducciones literales desde lenguajes documentales en otros idiomas que tienen una estructura gramatical diferente al español.

Aprovechar la tendencia de crear términos en forma directa y la coordinación que permiten los sistemas de información bibliográficos, evitando la alta 23 precoordinación en las fases de normalización y asignación, ya que el uso de subencabezamientos rompe la lógica del idioma. En este sentido resulta apropiado estudiar la limitación de la precoordinación a las subdivisiones geográficas, de forma y de periodo. Los subencabezamientos temáticos son los que más problemas de construcción originan en su precoordinación; por lo tanto, hay que diseñar políticas de uso, y si es el caso, limitarlos o eliminarlos.

El análisis e implementación de herramientas semántico–sintácticas en la creación y registro de los términos, permite encontrar nuevas formas de representar los contenidos de los recursos de información analizados, y esto contribuirá a la construcción de redes conceptuales, que en la actualidad y con el surgimiento de la web semántica, son la base de las taxonomías, ontologías y redes semánticas. Esta visión de la recuperación de información le da una nueva orientación a las actividades de ADC.

5.2 Recursos para el ADC

Las fuentes terminológicas requieren un trabajo constante de actualización de sus contenidos, incorporando rápida y adecuadamente temas de actualidad y de acceso en tiempo real.

Es necesario promover el manejo adecuado y el desarrollo del sistema de autoridades de materia y lenguajes poscoordinados. Así mismo, propiciar la creación y mantenimiento del módulo de autoridades, para registrar los términos y sus relaciones, haciendo uso de los tesauros, listas de encabezamiento y demás fuentes disponibles en red.

5.3 Gestión del ADC

En la actualidad, la mayoría de las bibliotecas realiza el proceso de análisis en forma independiente, asumiendo altos costos en el proceso, lo que hace necesario desarrollar la visión de trabajo colaborativo basado en las tecnologías de información, reducir los altos costos y aprovechar las ventajas que ofrece la transferencia de recursos.

Así, se hace prioritario impulsar el desarrollo de un trabajo colaborativo entre las bibliotecas de Bogotá y crear comités de estudio terminológico, que trabajen cooperativamente e intercambien información para evitar la duplicación de esfuerzos, desperdicio de recursos y permitir el desarrollo conjunto de sistemas de autoridades.

Es importante que las bibliotecas establezcan una política para el ADC, que esté registrada y sea ampliamente conocida por todos los miembros de la biblioteca en razón del impacto de esa política en la calidad de la totalidad del servicio institucional. En la construcción de esta política se requiere contar con un mayor acercamiento entre el área de ADC y el área de servicios a través de la participación conjunta en estos comités.

En el caso de contratación de servicios externos o outsourcing para el ADC, se requiere establecer mecanismos que garanticen el cumplimiento de las políticas de análisis institucionales y el nivel de calidad acordado entre el contratista y la biblioteca, ya que se considera que esta modalidad de trabajo presenta desventajas relacionadas con la falta de normalización, especificidad y profundidad del análisis. Sin embargo, hasta el momento no se ha realizado un estudio comparado que permita verificar su efectividad.

Los cursos de capacitación que reciben los analistas no están directamente relacionados con el ADC, puesto que en Bogotá ninguna escuela de Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística, ofrece programas permanentes de actualización y de postgrado en el tema. Hasta la fecha sólo se ha ofrecido un Diplomado en Catalogación Electrónica por parte de la Universidad Javeriana, que incorpora un módulo de análisis documental.

Como se desprende del análisis expuesto, es imperioso establecer espacios de formación del analista, que le permitan desarrollar conocimientos y habilidades para lograr eficacia y efectividad en la creación de los términos, obedeciendo a las necesidades de los usuarios, siguiendo las pautas de la teoría y la metodología terminológica y apropiándose de las nuevas modalidades de recuperación de información; uno de los temas de estudio debe ser el usuario, visto como receptor e intérprete del análisis.

Así, la formación y la cualificación del analista se logra con un sustento epistemológico y metodológico, con comprensión de los sistemas de organización del conocimiento, los lenguajes documentales, las taxonomías, las ontologías, la indización y la minería de datos; también una adecuada formación del analista necesita de sentido común y lógica que le dan seguridad y consciencia a la labor que realiza.

Suplir la necesidad de formación es urgente, máxime cuando el futuro cercano que se vislumbra es que las personas con mayor experiencia, en menos de diez años, estarán en el proceso de retiro por jubilación.

5.5 Investigación en ADC

Ante la ausencia de respuesta por parte de las bibliotecas escolares surge la necesidad de identificar el proceso de ADC que se lleva a cabo en ellas y, en general, estudiar el estado actual del ADC por tipo de biblioteca, su correspondencia con las necesidades de los usuarios y la aplicación de avances teóricos, tecnológicos y lingüísticos para la construcción y evaluación de lenguajes documentales destinados a grupos de interés diferentes.

También se requiere investigación orientada a encontrar y promover nuevas formas de trabajo en redes y sistemas, que haga rentable la implementación de sistemas de información.

En el ámbito nacional se desconoce el impacto, uso e interpretación que del ADC se hace.

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Artículo recibido: 24 de noviembre de 2008. Aprobado: 24 de abril de 2009.