Archivistics: theoretical foundations and educational tradition

Introducción

En este devenir de la archivística, su relación con otras disciplinas se ha ido modificando en la medida que se han diversificado sus intereses. La historia, la administración, el derecho, la informática, entre otras, prestan apoyo al fortalecimiento de la teoría y de los métodos archivísticos. Este carácter interdisciplinar le permite pluralidad de perspectivas a la hora de abordar su objeto de estudio o de poner en práctica sus métodos. Ahora bien, el desarrollo de la archivística no hubiese sido posible sin el respaldo de la formación académica que ha propiciado, entre otros, la divulgación de los manuales, el posicionamiento paulatino dentro de la sociedad, la reflexión investigativa, los avances en materia teórica y práctica. A este hecho se le suma la importante labor que han desempeñado los sistemas archivísticos y las agremiaciones que han luchado por lograr un mejor estatus para la profesión. A continuación, sin pretensión de exhaustividad, se trazará un derrotero que nos permita vislumbrar la archivística en relación con la tradición formativa, con el papel de las asociaciones y con el impacto de las tecnologías de la información y la comunicación.

1.Inicios de la archivística como disciplina

Entre los teóricos dedicados al estudio de la archivística existe un consenso más o menos generalizado en torno a que su consolidación como disciplina científica se produce en el período finisecular, con la publicación del texto Handeleiding voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven (Manual de clasificación y descripción de archivos), escrito en Haarlem–Holanda, en 1898, por los archivistas Samuel Muller, J. A. Feith y Robher Fruin. En él se sistematizan los principales fundamentos teóricos del concepto de archivo y, a su vez, los elementos sustantivos de la archivística, que habían sido esbozados anteriormente por distintos autores. La publicación de este Manual inaugura el pensamiento archivístico, con sus reglas y sus métodos, tomando como base los postulados del positivismo clásico. Además, sus autores promueven la independencia de la Archivística frente a otras disciplinas, como la historia, la bibliotecología y la museística¹.

A partir de la publicación del manual holandés, el archivo se constituye en el objeto de estudio de la archivística. El archivo, concebido como un todo orgánico, que incluye tanto el continente como el contenido. Los documentos de archivo (contenido) son pensados como elementos fundamentales, peculiares: tienen valor probatorio, son únicos, poseen carácter seriado, son emanados de manera natural de una entidad o persona; se incluye, además, el tratamiento de la documentación, que comprende la aplicación de los procesos de clasificación, ordenación, descripción y conservación, según los dos principios fundamentales, el ''de procedencia'' y el del ciclo vital de los documentos, que lleva a la concepción de una gestión documental integrada². En tanto que el archivo como institución (continente), se concibe como aquel que produce y alberga un conjunto de documentos orgánicos, fruto de la labor de alguna persona u organización durante el ejercicio de sus actividades. Al frente de él deben estar profesionales capacitados. De esta manera, tanto los espacios físicos donde reposan los documentos como las personas que prestan sus servicios en carácter de archivistas, forman parte del archivo y, por lo tanto, hacen parte de su objeto de estudio.

2.Devenir de la archivística como disciplina científica

En casi dos siglos de configuración teórica se pueden distinguir, por lo menos, tres etapas. Un primer momento, que comprende el siglo XIX y la primera mitad del XX, se distingue porque la formación en materia archivística se orienta al servicio de la investigación histórica, en el contexto de consolidación de los Estados nacionales. En la búsqueda de cientificidad, los historiadores se valen de las fuentes primarias, especialmente de los documentos de archivo. Averiguar sobre los acontecimientos históricos registrados en los documentos les permite reconstruir los hechos e interpretar las complejas relaciones entre pasado y presente. Para abordar la fuente es preciso conocer su naturaleza, estudiarla. Esta tendencia, originalmente empleada en Europa Occidental, posteriormente es adoptada en América. Durante este período, la articulación de la enseñanza y la investigación permiten una paulatina configuración disciplinar, que se consolida con la publicación del mencionado Manual holandés.

Una segunda etapa se establece a partir de la segunda posguerra, con las innovaciones tecnológicas y el desarrollo de nuevos soportes distintos al clásico papel; a lo anterior se le suma el crecimiento de la producción documental, a causa de la complejidad burocrática y de la expansión de las administraciones. La gestión documental surge para dar respuesta a las nuevas necesidades, para planificar los procesos que van desde la creación de los documentos hasta su destino final³. De esta manera, el campo de actuación de la archivística se extiende al de la administración y prevalece una concepción global del servicio de archivo, de acuerdo con el nuevo concepto de ciclo vital de los documentos. Concepto que hace referencia a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento de archivo, desde su creación hasta la selección para su conservación permanente o su eliminación.

Según Schellenberg, los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigación. Varios años más tarde esta teoría será difundida y aceptada en otros países⁵.

Desde entonces, la archivística se sostiene sobre unos principios estables y se articula con unas normas generales con tendencia a la internacionalización y a la homologación⁶. Como resultado de ello, la literatura profesional se dispara, y la archivística se consolida a lo largo del siglo XX, con los aportes que desde distintas latitudes se publican y ayudan a su internacionalización y homogenización como ciencia. Algunos de los teóricos más representativos, cuyo pensamiento ha dado sustento a la teoría archivística, son: Eugenio Casanova (Italia), Wolfgang Leesch (Alemania), Theodore Schellenberg (Estados Unidos), Aurelio Tanodi (Argentina), Carol Couture (Canadá), Antonia Heredia (España).

Una tercera etapa, en la que aún nos encontramos, está relacionada con el desarrollo de las tecnologías de la información, con la aparición de nuevos campos como el de la documentación audiovisual y la informática⁷. En este momento, las necesidades informativas y el derecho al libre acceso, que contempla como valores añadidos los principios de transparencia administrativa y la participación ciudadana, han evidenciado el régimen jurídico de la documentación, mientras que ha cobrado importancia el concepto de usuario, que supera el ámbito de las administraciones y se extiende hacia los ciudadanos.

De la definición actualmente reconocida se deduce que la archivística tiene, como la mayoría de disciplinas, dos campos de acción, el de la teoría y el de la práctica. La teoría comprende la historia, el objeto o ámbito de actuación (documento/archivo) y el método (principios, normas y terminología). La práctica está compuesta por las técnicas y los procedimientos utilizados para la conservación de los documentos y para la difusión de la información. Nacida como una técnica experimental, la archivística se ha ido consolidando como una disciplina. Y ello, gracias al hecho de que cuenta con un objeto (los archivos) y una finalidad (la conservación y la recuperación de los documentos) y que, además de disponer de unos procedimientos prácticos, ha elaborado ya unos principios teóricos y se trabaja actualmente en procura de alcanzar una normatividad coherente y sólida.

3.La archivística: semejanzas y diferencias con otras disciplinas

Es preciso afirmar la identidad propia de la archivística en relación con otras disciplinas. Actualmente se han asumido, en buena medida, las diferencias en relación con otras afines, como la bibliotecología o la documentación, que se han convertido de manera conjunta en un campo dinámico, porque la sociedad contemporánea manifiesta una necesidad permanente de información. Como ejemplos diferenciadores, cabe mencionar la función de reunión de documentos, expresada en el concepto de fondo de archivo como una producción espontánea fruto de la actuación de una institución, a diferencia de la colección de libros de una biblioteca, creada como resultado de una necesidad o una demanda social, y de la selección de la información, propia de los centros de documentación.

Con relación a lo antes anotado, cabe decir que a pesar de la tendencia homogenizante en cuanto a la utilización de técnicas comunes y a la elaboración de normas universalmente admitidas, no hay que olvidar la complejidad de los fondos de archivo en cuanto al tratamiento documental, especialmente si nos referimos al proceso de valoración, en el cual la archivística manifiesta plenamente su carácter de ciencia interdisciplinaria; o la existencia de diferentes niveles descriptivos, según la agrupación documental que se afronte. Y aun en cuanto a la difusión de la información, hay que considerar la decisiva cuestión de la accesibilidad documental, impregnada de una fuerte carga jurídica. Y ello, sin descuidar el mismo objeto, valorando el documento de archivo como único, producto de una gestión y que, por norma, forma parte de una secuencia de producción documental, a diferencia del libro, que es múltiple y tiene como finalidad relatar, informar e instruir.

También hay que considerar que la archivística es una ciencia interdisciplinaria, es decir, está relacionada estrechamente con diferentes disciplinas que permiten al archivista una visión de conjunto y el conocimiento de la estructura de la institución productora de la documentación que debe organizar. Es cierto que el archivista aplica unas técnicas, por ejemplo de ordenación o de descripción, pero sin el conocimiento científico de la institución productora, de su legislación o de los diferentes tipos documentales que genera, le es muy difícil enfrentarse a la documentación.

Hay que tener en cuenta que la formación interdisciplinaria debe responder también a los nuevos retos de la profesión archivística, que en los últimos años ha sufrido una profunda transformación, fundamentalmente en el área de la gestión documental y en el impacto de las tecnologías de la información. Es obvio que sin una formación integral, el archivista se convertiría en un simple guardián, sin entender ni el contenido ni el significado de los documentos que guarda, e incapaz de comprender la integridad de un fondo.

Esta nueva dimensión obliga a redefinir el perfil y las características del archivista, entendido como aquel profesional que cuenta con la formación integral que se requiere para asumir una gran variedad de funciones derivadas de la transformación de la archivística y de la notable complejidad de las estructuras de organización. Profesional apto para laborar en archivos pequeños o medianos, donde puede resolver efectivamente las necesidades de carácter general, pero que también está capacitado para actuar en el marco de organizaciones archivísticas complejas. En consecuencia, es evidente que la creciente diversidad de archivos, funciones y soportes obliga a los archivistas a proporcionarse una constante actualización.

4.Esbozo de la tradición formativa en archivística

La archivística como profesión es uno de los temas de estudio que más preocupan a los investigadores de esta disciplina. Según la teórica canadiense Carol Couture, la situación de la archivística en el mundo contemporáneo, el lugar que ocupa en la sociedad, su caracterización frente a otras disciplinas, las exigencias del campo laboral, son temas frecuentes de investigación que, además, se constituyen en preguntas fundamentales para el futuro de la disciplina⁹. La formación profesional, tanto inicial como continua, de los archivistas, también es objeto de constante reflexión. El resultado de las pesquisas se ve reflejado en la abundante producción teórica editada en los últimos años: manuales de archivística, manuales de gestión de documentos, textos básicos sobre procesos archivísticos, etc. Así que, gradualmente, la pregunta por la identidad y por el estatuto profesional viene suscitando interés.

En 1992, el Consejo Internacional de Archivos, a través de su sección para la enseñanza de la archivística, presentó El repertorio de escuelas y de cursos de formación profesional de archivistas. Según el estudio, la formación de los archivistas ha estado ligada a intereses particulares, de tal manera que la tradición educativa en esta materia difiere de un país a otro. Así, por ejemplo, en Europa la formación a nivel universitario se puede rastrear en varios lugares: Checoslovaquia (desde 1919), España, Finlandia, Francia, Alemania, Hungría, Italia (con una extensión formativa más amplia), Portugal y Rusia.

En América las diferencias son sustanciales entre Estados Unidos y el resto del continente, puesto que en países como Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, México o Venezuela, se han incorporado estudios de archivística a nivel universitario, mientras que en Estados Unidos los cursos de Archivística se ofrecen dentro de los planes de estudio de bibliotecología y documentación. La enseñanza sistemática de la archivística en América Latina comienza a partir de la década de los años cincuenta del siglo XX¹⁰. En general, ha sido muy diversa en cuanto a las instituciones que la ofrecen, títulos que otorgan, condiciones de ingreso, planes y programas de estudio, duración, métodos de enseñanza, personal docente. En cuanto a los cursos de formación técnica, por lo general son organizados por las asociaciones de archivistas, los archivos públicos y privados, las entidades que custodian y divulgan el patrimonio cultural, instituciones preocupadas por la cualificación del personal a cargo.

Concretamente en el caso colombiano las primeras iniciativas de formación se dan en la década de los años setenta, en la Universidad de la Salle, con la creación del Departamento de Bibliotecología y Archivística, programa que combina la enseñanza de ambas disciplinas; posteriormente, la Universidad del Quindío y la Pontificia Universidad Javeriana comienzan a ofrecer algunas asignaturas sobre archivos en sus programas de Ciencia de la Información. A nivel tecnológico, la Universidad de Antioquia, a partir del 2005, ofrece la Tecnología en Archivística, dedicada exclusivamente a la formación en esta área del conocimiento. En cuanto a la formación técnica, en el estudio de Caracterización ocupacional de archivos y bibliotecas en Colombia, encontramos lo siguiente: ''A nivel técnico, el SENA ha sido la institución con mayor cobertura en cuanto a formación en archivos, destacándose la formación de técnicos y auxiliares, 2.500 personas han egresado de sus programas [hasta el 2006], según cifras de dicha entidad; otra institución que también tiene un programa técnico de formación en el campo de los archivos es el Instituto de Formación Técnica GADIER; en cuanto a la educación no formal, el Archivo General de la Nación, a través de la División de Programas Especiales, ofrece capacitación en los campos relacionados con la gestión de archivos públicos, en su mayoría dirigida a funcionarios del sector público que no han accedido a la educación formal ya señalada.''¹¹

La anterior es una información parcial. Somos conscientes de que la formación en archivística requiere de fundamentos más sólidos que nos indiquen cuál ha sido la trayectoria educativa que en este campo ha seguido el país. Para ello es preciso hacer investigaciones históricas.

5.Las asociaciones de profesionales y la formación

Como se ha mencionado antes, en nuestros días la preocupación por la formación ha sido más evidente, así, para Ramón Alberch i Fugueras y Miquel Casademont i Donay: ''En los últimos años estamos asistiendo a una intensa transformación del papel de los archivos, tanto a nivel conceptual y documental como empírico [...] en el contexto de las nuevas políticas de la información y de la denominada ''gestión integral'' del patrimonio cultural.''¹² Uno de los principales agentes de cambio ha sido la conformación de asociaciones de profesionales, cuya posición ante las necesidades de formación ha sido unánime, y se ha centrado en la obtención y reconocimiento de formación y titulaciones oficiales universitarias en archivística.

Destacada en el caso español ha sido la conformación de la Associació d'Arxivers de Catalunya (AAC), respaldada además por un alto porcentaje de los profesionales del resto de España. Este colectivo y sus simpatizantes se han pronunciado a través del manifiesto titulado Para unos estudios universitarios de archivística en el Estado Español (1991), en contra de la mezcla indiscriminada de conocimientos de archivística, biblioteconomía y documentación, fenómeno que se da en algunos centros de enseñanza, y que acarrea el peligro de la aplicación de programas integradores en detrimento de la riqueza diferenciadora de las profesiones mencionadas. El cuestionamiento a dicho sistema se funda,esencialmente, en la convicción de que la archivística posee su especificidad.

Posteriormente, y en la misma vía de las reivindicaciones, la Dirección de Archivos Estatales presentó, también en 1991, el documento La enseñanza de la archivística en los planes oficiales de estudios universitarios españoles: recomendaciones. Una propuesta del Ministerio de Cultura. En él se exponen públicamente los puntos de vista en relación con las necesidades formativas de los archivistas técnicos y científicos, que en lo fundamental coincidían con la orientación y contenidos solicitados por la AAC en su primer manifiesto, antes referido.

Otro evento significativo dentro de este proceso de formación profesional fue la celebración en Barcelona, el 4 de junio de 1992, de la Jornada de estudio y debate sobre los estudios de archivística en la Europa Comunitaria, con la participación de especialistas de archivística, directores y profesores de escuelas e instituciones académicas de Francia, Italia, Holanda, Reino Unido y Alemania.

En Colombia ha sido decisivo el papel de la Sociedad Colombiana de Archivistas (SCA), fundada el 2 de diciembre de 2000 con el fin de:

''[...] agrupar, promover y mejorar las condiciones de los archivos y los archivistas profesionales [...] vinculados al ejercicio de la archivística dentro del sistema nacional. Promover el mejoramiento continuo de las condiciones académicas y profesionales de los archivistas, y de igual forma, propender por la generación de espacios para la discusión de la problemática archivística nacional, de tal forma que contribuyan a asegurar el permanente progreso de sus miembros, sus familias, los archivos, la sociedad y el Estado. ''¹³

Es indudable la importancia que ha tenido la SCA como agremiación en el proceso de consolidación de la Archivística en Colombia. En el momento es una de las principales promotoras de la Ley del archivista, ''(...) por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones''.¹⁴ No obstante, es preciso que existan otras agremiaciones que fortalezcan el ejercicio de la profesión en el país.

En suma, las asociaciones de profesionales, han desempeñado un papel importante en el fomento de nuevas actividades, en la elaboración de una estructura de educación permanente y en el establecimiento de normas. En la medida que elbuen servicio de los archivos dependa del reconocimiento de su valor por el público, las asociaciones de archivistas serán particularmente útiles para ayudar a crear un clima favorable en la sociedad.

6.Archivística y tecnologías de la información y la comunicación

Uno de los temas fundamentales a la hora de plantear los programas de estudio en archivística, es el del impacto de las tecnologías de la información y la comunicación, impacto que se da en dos ámbitos: en sus fundamentos teóricos y en la formación de los futuros profesionales. A propósito del primero, dice José Ramón Cruz Mundet:

''La teoría Archivística es objeto de creciente preocupación profesional. Aunque los orígenes se sitúan con N. de Wailly a mediados del siglo XIX, el interés por identificar un cuerpo teórico, un conjunto de leyes y principios rectores del mundo archivístico se ha intensificado en las últimas décadas [...] La paradoja consiste en que, a pesar de la sencillez, las tecnologías de la información están generando incertidumbre en cuanto al respeto de la procedencia en los documentos.''¹⁵

Nuevos temas de interés ocupan espacio dentro de los estudios archivísticos, entre ellos los relacionados con: automatización de archivos, gestión electrónica de documentos, digitalización de archivos, documentos electrónicos, autenticación o validación jurídica de contenidos informáticos, registros electrónicos, obsolescencia. Así entonces, a la hora de concebir la fundamentación teórica de la disciplina, se debe tener en cuenta su entorno cambiante que, necesariamente, ha de conducir a la expansión de su campo teórico. En cuanto a la formación de los futuros profesionales, es claro que las tecnologías de la información y la comunicación tienen impacto sobre la enseñanza archivística. La informática, esencialmente, se ha convertido en elemento esencial para el desempeño de los procesos archivísticos. Lo que no está claro es cómo las instituciones docentes deben encarar esta situación. Según el profesor Theo Tomassen la sociedad necesita que:

''[...]las escuelas de archivística adapten y amplíen sus planes de estudios para ajustarse a las exigencias que plantean el carácter cambiante y la escala internacional de intercambio de información, los diversos tipos de portadores de información que se utilizan y las nuevas herramientas de comunicación transnacional para el personal y los usuarios de archivos.''¹⁶

Así entonces, la idea es que de las tecnologías de la información y la comunicación deben integrarse armónicamente a los planes de estudio, fundamentalmente en lo que concierne a los tradicionales procesos archivísticos, con el objeto de generar nuevas habilidades en su manejo. Otro aporte interesante en esta materia es el de Carol Couture, quien considera que mundialmente se debe aceptar el concepto de Archivística integrada (ciclo vital del documento), con el apoyo de las tecnologías para la ejecución de procesos. Por eso cree necesario incluir en el currículo materias de esta área, de tal manera que, antes que debilitar la archivística, contribuya al desarrollo de sus potencialidades.¹⁷

7.Conclusiones

En síntesis, hoy en día, aunque afectada por la incorporación de las tecnologías de información y comunicación, la archivística mantiene sus principios. Así pues, el tratamiento de la documentación, que comprende la aplicación de los procesos de clasificación, ordenación, descripción y conservación, sigue teniendo como referente el respeto al principio de procedencia en sus dos dimensiones: el respeto de los fondos y el respeto del orden original. Además, se mantiene vigente la preocupación por la preservación del patrimonio documental. Tal vez lo que más impacto ha causado en el quehacer archivístico en las últimas décadas, ha sido la gestión de documentos, cuya conceptualización se ha integrado con normalidad a la teoría y a la práctica archivística. Lo anterior le confiere cierta autonomía, pero también la obliga a ubicarse en un ámbito de relaciones disciplinares amplio, que le permita un mejor abordaje de su objeto de estudio.

* Artículo de reflexión derivado de la investigación Ciencias de la información: identificación y relaciones, realizada por Nathalia Quintero, Isabel Cristina Bernal, Jair Taborda, Carmen Viana y Marta Lucía Giraldo como coinvestigadora. Financiada por el Centro de Investigaciones en Ciencia de la Información (CICINF), de la Escuela Interamericana de Bibliotecología, Universidad de Antioquia. Medellín, Colombia, 2007

1. MARTIN–POZUELO CAMPILLOS, M. Paz. Proyecto docente: archivística. Universidad Carlos III de Madrid, Departamento de Biblioteconomía y Documentación, 1996; p. 167.

2. El Comité Internacional de Archivos, en su Elsevier's Lexico of Archive Terminology, lo define como ''el principio según el cual cada documento debe ser colocado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen''. Citado por MARTÍN–POZUELO CAMPILLOS, Ibíd. Este principio tiene dos dimensiones: el respeto de los fondos y el respeto del orden original.

3. Según el Dictionary of Archival Terminology la gestión de documentos es: ''The systematic and administrative control of records throughout their life cycle to ensure efficiency and economy in their creation, use, handling, control, maintenance, and disposition''. ICA. Dictionary of Archival Terminology. 2a. ed. Nueva York: International Council on Archives, 1988; p. 76. Handbook no. 7. La UNESCO, mediante el Programa RAMP (Record and Archives Management Programme), definía en 1979 gestión de documentos como: ''el dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos''. [UNESCO. Consultation d'experts en vue de l'etablissement d'un programe a long terme en matière de gestion des documents et des archives (RAMP) dans le cadre du Programme General d'Information. 14–16 mai. Raport final. París: UNESCO, 1979; p. 79]; más tarde, Eric Ketelaar, en 1985 lo define como la: ''esfera de la gestión administrativa general que se ocupa de la eficiencia y la economía de los archivos en la creación, preservación, uso y depuración de los documentos, es decir, a lo largo de todo su ciclo de vida.'' KETELAAR, E. Archival and records management legislation and regulations: a RAMP study with guidelines. Paris: UNESCO, 1985; p. 22

4. SCHELLENBERG, T.R. Modern archives: principles and techniques. Chicago: University of Chicago Press, 1964; p. 28.

5. Ibíd. p. 28

6. Fundamental, en este sentido, fue la creación en 1948 del Consejo Internacional de Archivos, con el objeto de lograr el desarrollo de los archivos mediante la colaboración internacional. Por otro lado, está la normatividad interna que cada país ha desarrollado en esta materia. En lo que a la terminología se refiere, la normalización es una tarea pendiente. En el caso colombiano, El Reglamento General de Archivos (1994) está acompañado de un glosario de términos que busca la unificación de criterios.

8. Esta rama del derecho resulta ser una herramienta esencial para el archivista en la medida que le ayuda a identificar y estudiar la tipología documental de los expedientes producidos por una determinada institución en el ejercicio de sus funciones, permitiendo, a su vez, hacer la delimitación de las distintas series generadas.

9. COUTURE, Carol. La formation et la recherche en archivistique: éléments révélateurs de l'état de développement de l'archivistique contemporaine: Synthèse d'un projet de recherche. Archives. 2001–2002, vol. 33, no 2; p.21–51.

10. En 1959 Aurelio Tanodi creó la Escuela de Archiveros en Córdoba, Argentina. Esta funcionaba como centro de enseñanza, investigaciones, asesoramiento, coordinación y extensión archivística. Estudiantes de varios países de América Latina fueron alumnos suyos.

11. ZAPATA, Carlos Alberto y GÓMEZ, Libia. Caracterización ocupacional de archivos y bibliotecas en Colombia: situación actual de área. Bogotá: Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y Universidad de la Salle, 2006; p. 120– 21.

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