http://dx.doi.org/10.15446/innovar.v24n52.42502
Gerencia de proyectos y estrategia organizacional: el modelo de madurez en Gestión de Proyectos CP3M© V5.0*
Project management and organizational strategy: the colombian program and project management maturity model (cp3m©) v5.0.
Gérance De Projets Et Stratégie Organisationnelle: Le Modèle De Maturité En Gestion De Projets (Cp3m©) V5.0
Gerência De Projetos E Estratégia Organizacional: O Modelo De Maturidade Em Gestão De Projetos Cp3m© V5.0
Leonardo Solarte-PazosI, Luis Felipe Sánchez-AriasII
*Este artículo reporta los resultados del proyecto de investigación titulado "Diseño del componente estratégico del Modelo de Madurez Colombiano en Gestión de Proyectos CP3M©", financiado por Colciencias y la Universidad del Valle en el marco del Programa Jóvenes Investigadores e Innovadores 2008 (Nº 2008-0716). Este a su vez es un componente del proyecto titulado "Estandarización y Divulgación del Modelo de Madurez en Gestión de Proyectos CP3M©", financiado por la Facultad de Ciencias de la Administración de la Universidad del Valle.
IPhD en Administración, HEC – Universidad de Montreal, Canadá. Profesor Titular Facultad de Ciencias de la Administración, Universidad del Valle, Colombia.
Correo electrónico: leonardo.solarte@correounivalle.edu.co
Recibido: octubre de 2011 Aprobado: septiembre de 2013
Correspondencia: Calle 4B N° 36-00. Edificio 124. Oficina 3015 - Cali
Resumen:
El interés por los proyectos y su utilización para la implementación de la estrategia organizacional ha aumentado vertiginosamente en los últimos años a nivel mundial. De ahí, que contar con un sistema de Gestión de Proyectos que responda a las exigencias de adaptabilidad y flexibilidad, por un lado, y la eficiencia en la asignación de recursos, por el otro, resulte de vital importancia en términos de una gestión exitosa. En el interés por medir la capacidad de las organizaciones para gestionar sus proyectos exitosamente, han surgido los Modelos de Madurez en Gestión de Proyectos P3M. Éstos permiten evaluar a las organizaciones así como establecer rutas de mejoramiento con base en el nivel de madurez deseado por éstas, de acuerdo a sus condiciones y características. Sin embargo, son pocos los esfuerzos en términos de lograr la madurez en proyectos articulada con la implementación de estrategias. Por su parte, este artículo reporta los resultados obtenidos durante más de cinco años de investigación teórica y aplicada, que han dado como resultado el Modelo de Madurez CP3M© V5., desarrollado en la Universidad del Valle – Colombia.
Palabras clave: Modelos de madurez, gerencia de proyectos, implementación de la estrategia, PMBOK®, aprendizaje institucional, ciclo de vida de proyecto.
Abstract:
In recent years international interest in projects and their use in the implementation of organizational strategy has increased rapidly. It is therefore very important to count with a system of project management that is capable of responding to demands for adaptability and flexibility and ensuring successful project management. Program and Project Management Maturity Models (P3Ms) have been developed to help organizations manage their projects successfully. These models enable organizations to establish improvement paths that enable them to achieve desired levels of maturity and that respond to their particular conditions and characteristics. However, few efforts have been made to integrate the quest for project maturity with the implementation of strategies. This article reports on the results of five years of theoretical and applied research, which has led to the creation by Colombia's Universidad del Valle of the CP3M© V5 Maturity Model.
Key words: Maturity Models, project management, implementation of strategies, PMBOK®, institutional learning, project life cycle.
L'intérêt pour les projets et leur utilisation pour la mise en place de la stratégie organisationnelle s'est accru d'une manière vertigineuse au cours de ces dernières années à niveau mondial. Il en résulte que compter avec un système de Gestion de Projets qui réponde aux exigences d'adaptabilité et de flexibilité, d'une part, et l'efficience dans l'assignation des ressources, de l'autre, est d'une importance vitale pour une gestion réussie. De l'intérêt de mesurer la capacité des organisations de gérer avec succès leurs projets sont nés les Modèles de Maturité en Gestion de projets P3M. Ces modèles permettent d'évaluer les organisations et d'établir des processus d'amélioration basés sur le niveau de maturité désiré pour celles-ci, en fonction de leurs conditions et de leurs caractéristiques. Cependant, les efforts restent insuffisants pour atteindre une maturité dans les projets qui s'articule sur la mise en place de stratégies. Cet article fait état des résultats obtenus pendant plus de cinq années de recherche théorique et appliquée qui ont donné comme résultat le Modèle de Maturité CP3M© V5., mis au point à l'Université del Valle, en Colombie.
Mots-clés: Modèles de maturité, gérance de projets, mise en place de la stratégie, PMBOK®, apprentissage institutionnel, cycle de vie de projet.
Resumo:
O interesse pelos projetos e sua utilização para a implementação da estratégia organizacional tem aumentado vertiginosamente nos últimos anos em nível mundial. Daí que, contar com um sistema de gestão de projetos que responda às exigências de adaptabilidade e flexibilidade, de um lado, e a eficiência na alocação de recursos, do outro, é de vital importância em termos de uma gestão bem-sucedida. No interesse por medir a capacidade das organizações para gerenciar seus projetos com sucesso, surgiram os Modelos de Maturidade em Gestão de Projetos (P3M). Estes permitem avaliar as organizações bem como estabelecer rotas de melhoramento com base no nível de maturidade desejado por elas, de acordo com as suas condições e características. No entanto, são poucos os esforços em termos de atingir a maturidade em projetos, articulada com a implementação de estratégias. Do seu lado, este artigo mostra os resultados obtidos durante mais de cinco anos de pesquisa teórica e aplicada, que deram como resultado o Modelo de Maturidade CP3M© V5, desenvolvido na Universidad del Valle, Colômbia.
Palavras chave: Modelos de maturidade, gerência de projetos, implementação da estratégia, PMBOK®, aprendizado institucional, ciclo de vida de projeto.
Introducción
La Gestión de Proyectos (GP) se ha expandido mundialmente durante las últimas décadas en múltiples industrias (PIPC, 2005; PricewaterhouseCoopers, 2004), que alentadas por la posibilidad de organizar las actividades de sus negocios en proyectos (Whittington et al., 1999, citado en Söderlund, 2004) le han constituido como vehículo para la implementación estratégica (Artto & Wikström, 2005; Grundy, 1998; McElroy, 1996). Esto ha generado la necesidad de buscar mecanismos que permitan asegurar la alineación de los proyectos con las estrategias de las organizaciones, aun cuando sobre este punto los avances no han sido alentadores (Srivannaboon, 2006) y si bien muchas organizaciones desarrollan proyectos exitosos.
En relación al interés por medir el nivel de desempeño que una organización pueda alcanzar para la gestión de sus proyectos, ha surgido desde hace un par de décadas un tipo específico de herramientas de evaluación, cuya aplicación permite diagnosticar y formular planes de mejoramiento en torno a la madurez de estos sistemas de gestión. Estas herramientas son conocidas como Modelos de Madurez en Gestión de Proyectos (P3M por sus siglas en inglés).
En este contexto, el grupo de investigación en Gestión y Evaluación de Programas y Proyectos (Gyepro) de la Universidad del Valle inició en 2003 el diseño del Modelo de Madurez Colombiano en Gestión de Proyectos CP3M© (Colombian Project Management Maturity Model). En sus distintas versiones ha permitido evaluar los procesos estándar de GP de algunas organizaciones colombianas en relación a sus modelos de ciclo de vida, procesos de apoyo, capacidad y aprendizaje institucional. Validado el modelo a nivel de actividades (operativo), su diseño fue posteriormente replanteado en términos de niveles estratégicos de actividad, generando su versión 5.0.
]]> Este documento reporta los resultados obtenidos durante más de cinco años de investigación y se estructura de la siguiente manera: primero, se introduce el concepto de P3M, su tipología y beneficios; segundo, se expone el concepto de Gestión de Proyectos y sus distintos niveles de actividad (así, se plantea el problema de interés y la solución que se desarrolló en el diseño del Modelo Colombiano de Madurez en Gestión de Proyectos CP3M©); por último, se detallan sus bases conceptuales y metodológicas, las principales características de las herramientas de diagnóstico y el mejoramiento de procesos de Gestión de Proyectos.Marco teórico
Los modelos de madurez en gestión de proyectos (P3M)
El concepto de madurez suele relacionarse en los diccionarios con el logro de un cierto nivel de plenitud o punto máximo de desarrollo. En el campo organizacional, este concepto se ha venido utilizando para referirse a la capacidad que tiene una organización, proceso o unidad para reconocer su actual punto de desarrollo en comparación con un estándar, y desarrollarse progresivamente en el tiempo hacia estadios superiores de madurez. Para ello, se han diseñado herramientas de medición, conocidas como modelos de madurez (MM en adelante, alude a los modelos de madurez en general) cuyo propósito fundamental es conducir a la organización a un nivel ideal de madurez.
El concepto de madurez en proyectos es usado en el contexto de los modelos de capacidad-madurez en su sentido técnico para significar "la extensión en la que una organización tiene procesos desplegados explícita y consistentemente, y que están documentados, manejados, medidos, controlados y continuamente mejorados" (CMMI Product Team, 2002, p. 582, citado en Cooke-Davies, 2004, p. 3). El concepto de madurez de procesos se originó en el movimiento de la Gestión de la Calidad Total, donde la aplicación de técnicas de control estadístico de procesos evidenció que el mejoramiento de la madurez de un proceso técnico conduce, por un lado, a reducir su variabilidad y, por otro, al mejoramiento de su desempeño medio (Cooke-Davies, 2002).
La medición de la capacidad de los procesos constituyó el foco de atención para el diseño del primer modelo de capacidad-madurez, el Capability Maturity Model (CMM), desarrollado en 1991 por el Software Engineering Institute de Carnegie-Mellon University, a partir del cual se ha desarrollado la gran mayoría de MM. Estos modelos se han adoptado en diversas áreas de aplicación que trascienden la orientación inicial al desarrollo de software. Salem y Saman (2003) los segmentan en cuatro categorías: 1) Modelos de Madurez de Capacidad (miden la capacidad para realizar determinada actividad), 2) Modelos de Madurez de Gestión de Proyectos (P3M), 3) Modelos de Madurez de Habilidad de Cambio (mide el potencial y la capacidad de respuesta de una organización para adaptarse a los cambios) y 4) Modelos de Madurez de Gestión del Conocimiento.
Algunos beneficios de los P3M
Breve referencia al estado de desarrollo de los P3M
Desde un punto de vista amplio, en 2001 se hablaba de al menos 30 P3M en el mercado (Cooke-Davies, Schlichter & Bredillet, 2001) incluyéndose, sin embargo, enfoques de mejoramiento de procesos como estándares y compendios de Buenas Prácticas, no necesariamente segmentados en niveles de madurez (que es la esencia de los P3M). En tales términos, éstos se diferencian en sus niveles de cobertura y focos centrales, presentándose tres tipos que retomamos de Cooke-Davies (2002):
En ese sentido, para satisfacer un nivel de madurez, los respectivos procesos deben tener un nivel mínimo de capacidad, la cual aumenta de un nivel de madurez a otro. La primera tendencia confunde, entonces, lo que es determinar el grado de capacidad de un proceso con el grado de madurez de una organización (Cooke-Davies, 2004): la capacidad, entendida en el contexto del mejoramiento de la calidad, se relaciona con hacer estable un proceso, llevarlo al control estadístico y luego buscar el mejoramiento de su capacidad (Cooke-Davies, 2004 a partir de Deming, 1986).
La dirección estratégica y la gestión de proyectos, programas y portafolios
La dirección estratégica incluye tanto la toma de decisiones estratégicas como el aseguramiento de que la estrategia se ponga en práctica. En la literatura de entrenamiento gerencial se incluyen, por lo general, tres elementos normativos: 1) el análisis estratégico, 2) la selección estratégica y 3) la implementación estratégica (Johnson y Scholes, 1997). Esta última, implica la planificación y asignación de recursos, el diseño organizacional, la dirección del cambio estratégico (Johnson y Scholes, 1997), el establecimiento de objetivos anuales y políticas de apoyo, y el manejo de conflictos, entre otros aspectos (David, 1997; Mintzberg, Quinn y Voyer, 1997).
A pesar de la abundante literatura sobre el tema de la administración estratégica, recientes estudios aun comprueban que la puesta en acción de las estrategias representa el mayor limitante en la práctica de las organizaciones (e.g. Neilson, Martin & Powers, 2008). De aquí que las posibilidades de planeación y control del enfoque de GP hayan encontrado un eco en las necesidades de implementación estratégica.
También se han reconocido distintos enfoques relacionados con la manera en que las estrategias se formulan; Mintzberg, Ahlstrand & Lampel (1999) identifica diez escuelas que se mueven entre lo normativo y lo descriptivo. Una de estas corrientes, denominada "Del Aprendizaje", concibe el surgimiento de la estrategia como un proceso emergente, en el cual las estrategias evolucionan cuando sus artífices logran conocer tanto las exigencias del contexto como la capacidad de la organización para hacerles frente (Mintzberg et al., 1997), en oposición a la visión clásica, que lo describe como un proceso deliberado de pensamiento consciente.
Una posibilidad de ajustar, complementar y/o precisar las intenciones estratégicas de una organización en el tiempo y, por extensión, de sus estrategias enunciadas, sus planes, programas, proyectos y tareas, nace de los niveles operativos de la organización. Esto sugiere un sentido de emergencia bottom-up que reconoce la existencia de una base de conocimientos difundida por toda la organización y, a la vez, la falta de acceso a la información por parte de los altos mandos para concebir una estrategia deliberada (Mintzberg et al., 1997).
Aun suponiendo una estrategia deliberada inicialmente pertinente, es posible la desalineación una vez inicien los proyectos. Mientras las intenciones estratégicas de una organización vienen de arriba, los proyectos se inician en el medio y, como resultado, los gerentes ven solo una parte de la imagen total, lo cual limita la articulación de la estrategia a lo largo de todos los niveles organizacionales y reduce la claridad alrededor de las intenciones estratégicas (Benko, 2003, citado en Keller, 2002).
Las organizaciones cuentan con estrategias difundidas por distintos niveles, reflejando distintos tipos de preocupaciones. Generalmente se mencionan tres niveles estratégicos: societario (alcance global, direccionamiento, estructuración, financiación y asignación de recursos); de estrategia competitiva o estrategia de negocio (competencia, productos, servicios, clientes, crecimiento del mercado); y de estrategias operativas (Johnson y Scholes, 1997, p. 9). En términos de proyectos, éstos niveles pueden encontrar una relativa correspondencia con la Gestión de Portafolio, la Gestión de Programas y la Gestión de Proyectos, respectivamente. La Tabla 1 describe sus características.
]]> Problema de investigaciónPlanteada la discusión sobre la alineación estratégica de proyectos, su operacionalización y su relevancia en el tiempo, surge la pregunta en torno a ¿cómo medir el nivel de madurez organizacional para la gestión de proyectos alineados estratégicamente con el entorno? El diseño de un modelo en ese propósito exige abordar no solo los aspectos de planeación y control operativo a nivel de proyecto, sino también aquellos emergentes y menos controlables de nivel más organizacional. Ésta es una característica conceptual y metodológica compleja, por cuanto se mueve entre la línea que separa la ejecución de los proyectos dentro de una rígida y normativa planificación estratégica, de los proyectos que surgen de dinámicas informales y creativas sobre la marcha, en respuesta a nuevos retos y cambios ambientales.
Metodología de la investigación
La investigación para el diseño del modelo fue dividida metodológicamente en dos grandes fases, con sus respectivas implicaciones conceptuales: i) la medición del nivel de actividad proyecto y ii) la medición de los niveles de programa y estrategia.
La primera fase se concentró en las prácticas estándar de gestión de proyectos y su coordinación a lo largo de un ciclo de vida. Las primeras fueron tomadas del PMBOK Guide®, el Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos más difundido a nivel mundial. El ciclo de vida por su parte fue evaluado mediante prácticas propias a CP3M©. Esta fase generó cuatro versiones ajustadas del modelo (V1.0 a V4.0); sin embargo, ya se realizaban algunos acercamientos organizacionales y estratégicos, básicamente a partir del diseño de un componente institucional, constituido por tres sub-componentes: Aprendizaje, Apoyo y Capacidad. Este primer diseño permitió valorar dos organizaciones en Colombia entre 2004 y 2005.
Además, este contraste entre la teoría y las validaciones empíricas del modelo nos permitió identificar las fortalezas y debilidades de CP3M© V4.0, y los elementos conceptuales y metodológicos básicos de reformulación en su segunda fase.
Esta última fase, iniciada en 2009, permitió producir la versión 5.0 de CP3M©, partiendo de las validaciones empíricas previas, y complementadas con una amplia revisión de literatura de dirección estratégica y diseño de P3Ms (Sánchez, 2010). El eje orientador de esta versión fue su constitución como herramienta orientada al fortalecimiento de la capacidad institucional, en términos del diseño y ejecución de proyectos alineados con sus estrategias, y adaptables en el tiempo de acuerdo con los cambios en el entorno. Esta vez, para los niveles de actividad Programa y Portafolio/estrategia, se retomaron algunos elementos conceptuales de adaptabilidad e integración, propuestos por el ENAA de Japón (2005) en el cuerpo de conocimientos Program and Project Management for Enterprise Innovation P2M; y en segunda instancia, la priorización de prácticas y procesos propuestas por Sherer y Thrasher (2005) para la construcción de escalas de madurez comparables con la del CMMI© (2006).
Por otro lado, esta segunda fase se ha preocupado por la comprensión de las interrelaciones entre sus variables y sus tres componentes de evaluación (estandarización, ciclo de vida y ciclo institucional), y posteriormente, por la generación de prácticas, procesos y marcos de análisis orientados a la medición de la alineación e integración estratégica de proyectos en las organizaciones.
Resultados: El modelo de madurez colombiano en gestión de proyectos CP3M©
Antecedentes de CP3M©: Diseños y validaciones V1.0 a V4.0
]]> Planteado nuestro problema de investigación en torno a cómo medir el nivel de madurez organizacional para la gestión de proyectos alineados en el tiempo estratégicamente con el entorno, en 2003 inician los primeros esfuerzos por concebir un modelo apropiado para ello, en el Grupo de Investigación en Gestión y Evaluación de Programas y Proyectos.Es así como CP3M© en su versión 1.0 tuvo su primera aplicación en una empresa manufacturera de la ciudad de Cali (Gyepro, 2004). El análisis de los resultados de su validación como modelo fue reportado en Motoa & Solarte (2005a, 2005b). Su comportamiento se consideró satisfactorio, en tanto sus resultados fueron consistentes con un modelo de control implementado paralelamente por los investigadores, a partir de los conceptos de los empleados involucrados en el tema de proyectos. Una vez ajustado el modelo a su versión 2.0, éste fue aplicado en otra organización industrial de la ciudad de Medellín en el año 2005 (Gyepro, 2005), que permitió reafirmar su consistencia interna, reajustarlo y generar su versión 3.0. Un resumen de ambos diagnósticos fue reportado en Aguirre & Sánchez (2007).
Entre 2006 y 2008 se realizaron diversos ajustes relacionados con la actualización de uno de sus componentes a la tercera edición del PMBOK® Guide (2004) y con la revisión de las variables de los demás componentes, así como con la exploración de una metodología de evaluación por procesos, dando como resultado la versión 4.0 del modelo (e.g. Aguirre, 2008). La Figura 1 muestra la estructura de CP3M© común a sus cuatro primeras versiones.
En esta figura se pueden observar los distintos componentes así: el Componente de estandarización, que comprendía 82 variables y evaluaba el nivel de estandarización de los procesos fundamentales PMBOK® Guide (PMI, 2004); el Componente Administración del Ciclo de Vida de los Proyectos, que estaba compuesto por 29 variables; el Componente Institucional, que proponía 32 variables agrupadas en tres sub-componentes: el Apoyo (e.g. apoyo a nuevas ideas de proyectos, la provisión de recursos necesarios, etc.), la Capacidad (aptitudes, conocimientos y prácticas de la dirección general), y el Aprendizaje Institucional (aplicación de los conocimientos de GP, apropiación, evaluación y análisis); y el Componente Estratégico, que permanecía aún sin desarrollarse.
Adicionalmente, se incluían dos herramientas de caracterización empresarial:
CP3M© nos permitió valorar las organizaciones mediante la cuantificación de su capacidad de gestión de proyectos, a través de una escala que va desde cero (0) (más bajo) hasta cinco (5) (más alto). Cada nivel de esa escala refleja un estado de madurez que se manifiesta en un conjunto de características, tal como se observa en la Tabla 2.
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El modelo de madurez en gestión de proyectos CP3M© V5.0
El CP3M© se ha constituido como un instrumento formal que permite medir la madurez de la administración o gerencia de proyectos de una organización. En lo fundamental, CP3M© se ha caracterizado por su sencillez, su facilidad de aplicación y la inclusión de elementos de gestión del conocimiento. En su versión 5.0, el modelo se ha enfocado en las capacidades organizacionales de adaptación estratégica al entorno. A continuación, resumimos los aspectos más relevantes de su estructura y postulados teóricos. Un libro próximamente publicado por la Universidad del Valle presenta una descripción detallada de sus elementos base de diseño y de aplicación (Sánchez, Solarte & Motoa, 2013).
Características conceptuales
El concepto de madurez en CP3M© V5.0 refleja una imagen organicista de las organizaciones, como entidades en constante cambio, que interactúan con su ambiente en un intento por satisfacer sus necesidades (Morgan, 1986). En este sentido, CP3M© V5.0 parte de la relación entre la organización y el ambiente, para proponer un modelo de madurez organizacional que busca guiar a las organizaciones hacia la construcción de su capacidad de adaptación y de aprendizaje. En términos sistémicos, podríamos referir el concepto de auto-eco-organización utilizado por E. Morin (1990).
Los procesos y prácticas de las organizaciones son concebidos en términos de su articulación con las intenciones estratégicas, que se suponen en interacción con su medio. Así, una organización madura desde el punto de vista de la gestión de sus proyectos se concibe –según CP3M© V5.0– como capaz de plantearse una estrategia para lograr sus objetivos y metas, y de diseñar, ejecutar y adaptar proyectos que respondan a estos elementos; asimismo, se obtiene el postulado de que estos proyectos sean adaptables en el tiempo, de acuerdo con su interacción con el ambiente externo. De este modo, se parte del hecho de que la realineación de las intenciones estratégicas es una realidad latente, la cual se plantea desde la corriente del "aprendizaje" (Mintzberg et al., 1997).
Características de los niveles de análisis
La aplicación del modelo se orienta por procesos, a partir de la verificación de sus prácticas constitutivas. Estos procesos son segmentados en términos de los niveles organizacionales en que se realizan; así, se establecen tres niveles de evaluación, que se definen en términos de estrategia, táctica y operación, los cuales corresponden a los niveles de portafolio, programas y proyectos. De esta manera, se amplían las posibilidades de interpretación de resultados que, más allá de constatar la realización de prácticas de GP, permiten analizar procesos propios de determinados niveles organizacionales, facilitando la definición de los responsables del mejoramiento.
Características de los componentes de evaluación
Reagrupando las "variables" de la versión 4.0, ahora reconocidas como "prácticas", y proponiendo prácticas adicionales, se amplió el alcance del modelo desde el punto de vista de la interrelación proyectos/organización. Los componentes de evaluación resultantes son: Alineación Estratégica, Aprendizaje, Ciclo de Vida y PMBOK®.
]]> Las prácticas y procesos de la Guía PMBOK® (PMI, 2004) – componente PMBOK® – se distribuyen en los diferentes niveles de actividad y de madurez en CP3M© V5.0, transversales al modelo. Por su parte, las prácticas y procesos propuestos propiamente por CP3M© V5.0 -que tienen mayor presencia en los niveles de actividad de programa y portafolio- no tienen el carácter normativo de aquéllos de la Guía PMBOK®, sino que se proponen estructurar la identificación de las prácticas propias a las organizaciones y la manera en que éstas gestionan sus procesos.En la Figura 2 se representa la distribución y complementariedad de las prácticas y procesos CP3M© V5.0 y PMBOK® en la caracterización de cada nivel de madurez de la organización. En la figura puede observarse que a medida que aumenta el nivel de madurez de 0 a 5, disminuye la cantidad de prácticas de PMBOK® y aumentan las de CP3M©. El nivel cero representa la ausencia total de cualquier práctica. En el nivel 1, el color gris tiene un tono más fuerte que en el nivel 0, simbolizando que a ese nivel la organización puede realizar cualquier cantidad de prácticas, pero aun sin formalización. Los niveles 2 a 5 representan el establecimiento de prácticas y procesos CP3M© y PMBOK® en distintos niveles de formalización.
Los componentes denominados en la versión 4.0 Caracterización de la Organización y Caracterización de los Proyectos, orientados al conocimiento en profundidad de la organización y sus proyectos, son denominados en la versión 5.0 herramientas de caracterización, y denotan que no componen en sí mismas el modelo de madurez, en tanto no aportan prácticas ni procesos, en cuyo sentido son opcionales, en el caso de una autoevaluación por integrantes ya contextualizados.
Finalmente, se formulan una serie de prácticas relacionadas con el proceso de generación de estrategias en la organización, que no constituyen en sí criterios de valoración del nivel de madurez en CP3M©, puesto que el interés no es calificar el proceso de planeación estratégica de la organización. Éstos sirven de base explicativa ante eventuales problemas identificados en los demás procesos propiamente relacionados con la gestión de proyectos, y que sí constituyen un determinado nivel de madurez en el modelo.
Características de la metodología
Al pasar del nivel operacional al organizacional, en esta segunda fase, el nivel de madurez de la organización se separó de la cuantificación del nivel de capacidad de los procesos; en tal sentido, la capacidad de los procesos deja de ser el único determinante de la madurez de la organización. La primera se establece a partir del nivel de formalización de las prácticas y de la gestión cuantitativa del proceso que en conjunto dan estabilidad a los procesos, mientras la segunda, a partir de la categorización de los procesos en determinados niveles de madurez organizacional, lo que establece una ruta de mejoramiento gradual y coherente de los procesos y el nivel de formalización requerido. Una explicación paso a paso de la metodología de aplicación, desde la recolección de información, pasando por la calificación de los procesos y su categorización, hasta la lógica de agrupamiento de prácticas seguida en cada eje de análisis, se presenta en Sánchez et al. (2014).
Por su parte, las escalas de evaluación del nivel de capacidad de los procesos incorporan los niveles de formalización que deberían alcanzar. En tal sentido, los criterios de evaluación de los niveles de capacidad priorizan, en su orden, i) la realización de la práctica, ii) la definición de lineamientos formales para la realización de la práctica, iii) el establecimiento de medidas de desempeño que conduzcan a la gestión cuantitativa de aquellos procesos reconocidos como estratégicos por la organización de acuerdo a su sector económico y iv) el mejoramiento continuo de éstos últimos.
Los dos tipos de escala: de capacidad de proceso y de madurez organizacional, se complementan con un tercer tipo de escala inédito en el área de modelos de madurez, y que tiene que ver con la percepción de los integrantes de la organización con respecto a ciertas prácticas relacionadas con la orientación a la innovación, a la proyectización de la organización, al aprendizaje y al apoyo institucionales. Esta escala se plantea en CP3M© V5.0 como un mecanismo de verificación de la coherencia entre lo que la organización predica hacer y priorizar, y lo que las personas perciben en la práctica.
Características del análisis de resultados
]]> Se proponen cinco ejes de análisis que parten de los componentes de evaluación mismos. Éstos emergen a partir del reconocimiento de las interacciones entre las prácticas de los distintos componentes del modelo. Estos ejes de análisis potencian la utilidad del modelo como herramienta de evaluación y planeación de la capacidad estratégica organizacional, al ir más allá de los procedimientos y manuales de la organización.Como complemento de lo expuesto anteriormente, se puede afirmar que las prácticas de los componentes CP3M© fueron formuladas en función del desarrollo de los proyectos, los programas y el portafolio, lo cual permite definir planes de mejoramiento más detallados y mejor dirigidos, justamente por cuenta de este orden secuencial con el que se presentan y no solamente en términos de entradas, herramientas/técnicas y salidas del proceso.
Los ejes de análisis
Las prácticas y procesos de los componentes dan lugar al establecimiento de ejes de análisis que, en general, conservan la misma estructura de los primeros. Sin embargo, el eje de Adaptabilidad, surge de la combinación de prácticas de varios componentes. Los cinco ejes de análisis transversales a los tres niveles de actividad proyecto, programa y portafolio, son: Guía PMBOK®, Alineación Estratégica, Aprendizaje, Adaptabilidad y Ciclos de Vida (ver Figura 3).
El diseño de estos ejes de análisis parte del reconocimiento de una serie de intenciones que surgen en el nivel de acción más alto de la organización: el estratégico (Levine, 2005; Archer & Ghasemzadeh, 1999), que desde sus atributos competitivos incide en la realización de una serie de acciones a medida que se desciende hacia los niveles operativos (Morris & Jamieson, 2006). Puesto que esta alineación entre intenciones estratégicas y acción operativa debe ajustarse a medida que se logra una mejor comprensión del entorno (Srivanaboon, 2006), el aprendizaje adquiere un papel central en CP3M© V5.0, en tanto sustenta la posibilidad de realinear las acciones de las organizaciones con respecto a los cambios en su medio ambiente (Senge, 1990). En ese sentido, el aprendizaje se relaciona con la capacidad de adaptación de la organización a su medio, lo cual conduce al eje de la adaptabilidad organizacional, planteada en términos de la capacidad de integración de los diversos componentes de los proyectos y los programas a medida que las estrategias son refinadas y el entorno cambia (ENAA, 2005). A su vez, la adaptabilidad se refleja en el diseño de ciclos de vida flexibles que den cuenta de la capacidad de adaptar los proyectos desde el aprendizaje (Collyer & Warren, 2009; ENAA, 2005) interno y externo del proyecto, es decir, partiendo de la relación de los elementos proyecto–organización–entorno. Estos cuatro ejes permiten analizar una organización en términos de la coherencia entre sus acciones en todos los niveles.
Un quinto eje de análisis se orienta, por un lado, a la capacidad para coordinar las diversas actividades propias de los proyectos, definidas en términos de prácticas y procesos y, por otro lado, a la capacidad para gerenciar cuantitativamente aquellos procesos que la organización define como estratégicos de acuerdo con sus objetivos de negocio, mejorándolos continuamente, apoyando así la selección y gestión estratégica de proyectos. Este eje corresponde a las prácticas y procesos del PMBOK® Guide (PMI, 2004).
Sub-ejes de análisis
La escala de madurez en CP3M© V5.0
Para facilitar la futura comparación con resultados de modelos como el del CMMI©, adoptamos una escala de medición entre uno (1) y cinco (5), complementando las características de cada nivel con una jerarquización de prácticas PMBOK® y la proposición de otras nuevas, llamadas CP3M© (Ver Tabla 3).
Los resultados deben interpretarse a la luz de las características de la organización, de sus proyectos y de sus prácticas de generación de estrategias, a lo cual puede accederse mediante los formatos de caracterización. Algunas perspectivas de análisis pueden ser:
Conclusiones
Hemos presentado en este artículo algunos de los elementos más relevantes del proceso de desarrollo de un Modelo de Madurez Colombiano en Gestión de Proyectos (CP3M© V5.0), tras cerca de diez años de investigación. La madurez aquí se ha definido, operacionalizado e instrumentalizado en torno a la capacidad de una organización para plantearse una estrategia que le permita lograr sus objetivos y metas, y para diseñar, ejecutar y adaptar proyectos que respondan a estos elementos; asimismo, que estos proyectos sean adaptables en el tiempo, de acuerdo a la interacción con el ambiente externo.
El criterio de madurez es el nivel de coherencia entre tres elementos: 1) el medio (lo que se exige), 2) la organización (lo que decide hacer de acuerdo con sus capacidades) y 3) los proyectos (la coordinación de sus decisiones y sus acciones de manera alineada y adaptable ante los posibles cambios en las exigencias del medio). En tal orden de ideas, nuestra mayor contribución desde Gyepro ha sido la proposición, frente a los modelos de madurez tradicionales, de un modelo que se aparta de la visión reductora de los proyectos como meras herramientas para la entrega de productos, asignándoles el estatus de verdaderos dispositivos de cambio, adaptación y aprendizaje, y resaltando su potencialidad en la realización de la misión misma. Ello ha sido posible gracias a la articulación apropiada entre una visión amplia de éstos como punto de partida (Solarte & Motoa, 2003) y la incorporación de las críticas (Cooke-Davies, 2004; Zaguir & Ramos, 2007) y avances más recientes en la literatura (ENAA, 2005; Sherer & Thrasher, 2005).
De esta manera, los objetivos de la investigación en términos de diseño han sido alcanzados en el marco general propuesto inicialmente. Ello nos permite prever una fase posterior de investigación centrada en su aplicación. Diversas experiencias de aplicación y benchmarking reportados en la literatura, cubriendo sectores como Manufactura, Información, Finanzas y Seguros, Servicios Técnicos y Científicos (Pennypacker & Grant, 2003), Gobiernos Municipales (Mullaly, 2006), Ingeniería y Construcción, Telecomunicaciones, Sistemas de Información, Manufactura hi-tech, (Ibbs & Kwak, 2000), Defensa, Servicios Financieros, Petroquímicas (Cooke-Davies & Arzymanow, 2003), sugieren la posibilidad de proyectar evaluaciones multi-sectoriales a nivel nacional, permitiéndole a organizaciones públicas y privadas comparaciones intra-sectoriales y el establecimiento de planes de mejoramiento específicos. Dicha comparación, en el caso colombiano y latinoamericano, supone un especial cuidado principalmente en términos de muestreo, puesto que normalmente son las grandes empresas las que cuentan con departamentos lo suficientemente grandes como para llevar a cabo este tipo de iniciativas. Por esto, con el tiempo, deberíamos estar en capacidad de proponer versiones ajustadas a la mediana empresa. Otro limitante importante son los recursos necesarios para su aplicación, principalmente en tiempo, propios de un proyecto de desarrollo, reflexión y aprendizaje organizacionales. En nuestra experiencia, las organizaciones más interesadas han sido aquéllas en las que los proyectos tienen ya un papel importante en el desarrollo de sus objetivos de entregas técnicas. El caso contrario, i. e. que organizaciones con poco énfasis en proyectos puedan interesarse en mejorar sus competencias en GP desde su preocupación por mejorar la implementación de sus estrategias, es una incógnita por explorar. Por otra parte, extensiones de este proyecto pueden explorar más directamente los vínculos potenciales de CP3M© con los llamados modelos de madurez en gestión del conocimiento. Asimismo, el futuro material empírico podrá sentar las bases de análisis organizacionales más completas en torno a aspectos como la resistencia al cambio y la inercia estructural, las contradicciones entre las normas y los juegos de poder, y la especificidad de la cultura e identidad de las organizaciones colombianas y latinoamericanas.
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