Una vez que la adquisición sea aprobada y con tiempo suficiente, se debe proceder a obtener las cotizaciones por parte de los diferentes proveedores para analizar la competencia de cada una y quién representa mayores beneficios a corto, mediano y largo plazo.
Se debe revisar y actualizar cualquier tipo de cambio que se genere en las especificaciones a medida que se avanza en el proceso, de esta forma se dará por sentado que el precio final es el real e incluye todo lo necesario.
Además es importante conocer qué tipo de servicio postventa presta el vendedor, y de tener algún costo adicional éste debe también añadirse a la cotización del equipo y así se tendrá en cuenta dentro del presupuesto; es necesario asimismo analizar a fondo si el mantenimiento y reparación se llevarán a cabo por parte del personal interno de la institución o si se van a contratar estos servicios a un tercero, lo cual sumaría un costo de servicio técnico postventa que se debe contar en el presupuesto.
Un factor importante a ser estudiado es el costo del mantenimiento y de los repuestos, además de su disponibilidad en el mercado y de la asesoría que presta cada vendedor después de la venta (soporte).
Igualmente se debe solicitar a los vendedores que coticen el entrenamiento y la capacitación de personal si éste no está incluido en el precio o en la oferta del equipo.
Es importante tener en cuenta que a veces es posible conseguir que se incluyan los entrenamientos en la cotización del equipo, es cuestión de plantear una buena negociación y diferentes opciones en las cuales se vean beneficiadas ambas partes, comprador y vendedor.
Si el equipo es muy costoso o lo que se pretende comprar es un lote grande o hay varios equipos que se le van a comprar al mismo vendedor, el ingeniero clínico está en la capacidad y debe buscar obtener algún tipo de descuento u oferta; por ejemplo sería de gran utilidad si el vendedor provee el entrenamiento y la capacitación a un grupo de personas del hospital, incluyendo el personal técnico que se encargará del mantenimiento y por qué no, médicos o enfermeras que manejarán el equipo.
- Presentar la propuesta para ser revisada.
Se deben justificar las necesidades clínicas, presentar precios razonables, haber cubierto el costo de instalación y prever que los costos futuros de mantenimiento, reparación, actualización y consecución de repuestos no superarán los límites. Asimismo, es importante cerciorarse que se recibirá una capacitación para el correcto manejo y supervisión del equipo o instrumento a comprar.
En la propuesta debe analizarse conjuntamente la factibilidad, entre la que se encuentran entre otros: el costo de la tecnología, la existencia de proveedores, la disponibilidad de recursos, viabilidad técnica (instalaciones y normatividad).
- Presenciar ensayos o demostraciones de los equipos.
Para evaluar la real utilidad de los equipos propuestos y conocer más sobre los beneficios y servicios que presta, es de gran importancia que el vendedor provea una demostración del equipo en funcionamiento, y si es posible, permitir un ensayo clínico del dispositivo.
Es de carácter obligatorio contar con la presencia de alguna de las personas que utilizará el dispositivo; así se logrará evaluar más allá de sus servicios técnicos y se podrá tener en cuenta qué tan amigable es la interfaz con el usuario. Para obtener los resultados y poder encaminarse hacia la correcta decisión es importante contar con las opiniones de los usuarios que ensayaron el equipo y documentar esta información.
Otra opción, es entrar en contacto con otras instituciones que utilicen el mismo dispositivo evaluado, poder hablar con el ingeniero clínico o biomédico y además con el personal que maneja el equipo (médicos, enfermeras); de esta manera es probable conseguir una adecuada idea del funcionamiento del equipo y obtener diferentes opiniones, criterios y puntos de vista. Igualmente, es necesario realizar una investigación de la literatura científica técnica donde se obtenga información sobre la tecnología en cuestión. Algunas instituciones como el ECRI Institute proveen unas alarmas llamadas "recalls" con las cuales se puede obtener información sobre los problemas que presentan los equipos y las posibles soluciones, lo cual es de vital importancia para prevenir accidentes y optimizar la seguridad en la IPS.
- Evaluación de soporte e ingeniería.
Es el ingeniero clínico el encargado de analizar, basado en las experiencias de otras instituciones, consultar e investigar sobre los equipos, proveer datos de confiabilidad, así como sobre la seguridad del equipo, identificar la capacitación que se requiere, las piezas que se necesitarán a corto, mediano y largo plazo, además de plantear un protocolo de mantenimiento de acuerdo a las necesidades específicas del equipo y las advertencias del proveedor.
La función del ingeniero en este punto es proveer comentarios, información y sugerencias.
- Negociación de precio y soporte posterior a orden.
El departamento administrativo y los encargados de hacer la compra final deben trabajar de la mano con el ingeniero clínico para lograr la mejor negociación posible, obteniendo los mejores precios y beneficios tales como garantía, soporte, suministro de partes, cursos de capacitación y entrenamiento, ofertas entre otros. Muy a menudo, aspectos tan valiosos como los anteriormente mencionados se pierden en el proceso de negociación simplemente por no saberlos pedir y no lograr acuerdos beneficiosos y óptimos. La implementación de un grupo multidisciplinario (contando con un ingeniero clínico) garantizará que se obtendrá lo que realmente se necesita, que la negociación sea exitosa y además se obtengan valores agregados gracias a la buena comunicación, a un vasto conocimiento de lo que se quiere y del equipo y por supuesto, gracias al uso de un lenguaje común.
- Instalación e inspección.
Algunas adquisiciones de equipos, tales como compra de dispositivos portátiles o sistemas de pequeño tamaño, son más fáciles de realizar. Otras adquisiciones pueden requerir de la desinstalación del antiguo equipo, renovaciones y adecuaciones del área donde se va a instalar el equipo. Ciertas veces este tipo de actividades necesitan ser realizadas por personal externo a la institución.
Una reunión entre el vendedor, el departamento que comprará el equipo, la gerencia de las instalaciones, el ingeniero clínico y el técnico biomédico ayudará a asegurarse que el equipo se instalará y pondrá en uso apropiadamente, cumplirá con todas las normatividades y que los requerimientos del mismo serán cubiertos satisfactoriamente.
]]> Todo equipo biomédico debe ser probado y evaluado adecuadamente antes de su uso clínico. En algunos casos, este proceso hace parte de la instalación. En otras situaciones, será el ingeniero clínico o el técnico biomédico el encargado de hacer esta primera inspección y posteriormente, si cumple la prueba, se incorporará el equipo al inventario activo.Cualquier problema que se presente debe ser identificado y comunicado inmediatamente al vendedor para la corrección.
- Capacitación del usuario y del personal de mantenimiento.
Antes de usar cualquier tipo de tecnología que se adquiera, los usuarios (tanto personal médico como técnico, y en general toda persona que utilizará el equipo) necesitan recibir entrenamiento y capacitación sobre el manejo del mismo, buscando familiarizar al usuario con la tecnología, el servicio que brinda y la forma de operar el aparato.
Dependiendo del nivel del usuario es necesario profundizar en diferentes temas, por ejemplo el personal médico estará más enfocado en cómo utilizar el equipo y cómo dar un mejor uso de éste para prestar un servicio óptimo; por otro lado si la persona se encuentra en el área de mantenimiento o es el ingeniero clínico el enfoque será más hacia cómo localizar posibles problemas y darle solución a los mismos, cómo reparar y dar correcto mantenimiento al equipo y cómo obtener un correcto soporte.
Este entrenamiento de los técnicos, ingenieros y personal de mantenimiento es una pieza clave cuando la garantía se ha vencido y todo tipo de localización y resolución de problemas corre por cuenta del personal del hospital.
- Gerencia y manejo del inventario.
Cuando un nuevo equipo médico entra en la institución clínica hospitalaria y empieza a hacer parte del inventario activo es importante iniciar un constante seguimiento de su desempeño y tenerlo debidamente incorporado dentro del plan de mantenimiento y chequeo de la institución. De esta forma se garantiza la confiabilidad de su desempeño y la duración de la vida útil. De esta forma se obtendrá el mejor provecho de los servicios del equipo y la inversión será beneficiosa.
]]> Se debe crear un calendario en el cual se asignen las respectivas inspecciones y se le establezca una frecuencia de mantenimiento preventivo. Además, se deben documentar todo tipo de procedimientos que se realicen sobre el equipo, tales como reparaciones, piezas reemplazadas, chequeos, entre otros.Es importante realizar un seguimiento del equipo. Tener un historial completo de éste permitirá tomar decisiones más certeras (y con bases fundamentadas) sobre el reemplazo o actualización del equipo biomédico, así se empezará de nuevo con el proceso de adquisición.
En la Fig. 1 se muestra una adaptación del proceso de planeación de tecnología de la empresa Technical Services Program de la Universidad de Vermont [9, 13]. En ésta se resumen los pasos para la adquisición de equipos médicos.
Las cuatro grandes secciones que se encuentran en la parte inferior del cuadro, evaluación, presupuesto, adquisición y monitoreo, constituyen las principales divisiones en este proceso. Además, equivalen a los puntos clave que deben tenerse en el desarrollo de cualquier proceso: evaluación, planeación, ejecución y control.
Este diagrama de flujo permite identificar la trayectoria lógica en el desarrollo del proceso de adquisición de tecnología.
III. EL ICEBERG
La teoría del iceberg no es más que una forma de ilustrar cómo al hablar de adquisición de tecnología y equipos médicos el precio que se debe pagar por ello va más allá del simple costo de compra del equipo o instrumento como tal [4].
Al realizar un presupuesto debe pensarse más que en un equipo, debe abarcar las necesidades del mismo, los requerimientos y el ciclo de vida; lo cual implica contar con el costo de adecuación de las instalaciones o posibles remodelaciones, valor de los repuestos, costo de la instalación, capacitación, entrenamiento, accesorios, mantenimientos, entre otros.
]]> El proceso de adquisición de equipos cobra gran importancia cuando se comprende y entiende el verdadero significado de la adquisición, y este "tip" del iceberg logra reafirmar la necesidad de realizar cada uno de los pasos del proceso de adquisición. Para lograr que el proceso de adquisición sea realmente exitoso debe llevarse a cabo una correcta planeación y se debe tener en cuenta todos los factores visibles y no visibles que determinarán el correcto funcionamiento y uso del equipo médico [4, 10, 26].Como se muestra en la Fig. 2, sólo una pequeña porción del iceberg se encuentra sobre la superficie del agua y es lo que generalmente se observa desde un plano superficial. Pero un iceberg no puede mirarse sólo por lo que sobresale de él, que por lo general es la parte mas pequeña, simple y liviana; al mirar un iceberg debe pensarse en lo que está en sus cimientos, aquello que hace de esta estructura algo realmente grande [4].
Al comprar un equipo el costo de este puede no ser el precio real; por lo tanto, se debe tener en cuenta lo que se encuentra más a profundidad, "debajo del agua", que por cierto son factores que pueden hacer que el precio se incremente considerablemente, es más, puede presentarse que estos costos excedan el valor del equipo en sí [4, 10, 26].
IV. CONCLUSIÓN
Es importante empezar a fortalecer la cultura en torno a la importancia de un departamento de ingeniería clínica en los hospitales y clínicas debido a la diversidad de tareas que un ingeniero clínico puede desempeñar y a la capacidad intelectual y preparación que posee.
En los países más desarrollados el ingeniero clínico es parte vital de las IPS, esto se debe al reconocimiento de la importancia de tener un profesional que pueda ser intermediario entre el personal médico y sus necesidades, y el grupo administrativo y la necesidad de tener una comunicación más apropiada; así contar con una persona preparada para manejar la tecnología y adaptarla a las necesidades específicas de cada institución.
Contar con un ingeniero clínico como parte del equipo de trabajo en un hospital o clínica ayudará a mejorar el uso de la tecnología, su aprovechamiento y logrará reducir costos e incrementar beneficios a través de un correcto uso de los equipos y una adecuada planeación del mantenimiento, reemplazo y adquisición de equipos.
Si la institución es muy pequeña o el presupuesto es limitado para costear un departamento de ingeniería clínica en la institución, se puede optar por contratar asistencia externa que preste todos los servicios que se necesitan por parte de un ingeniero clínico. Esto equilibrará los costos de mantener un departamento permanente y a la vez contribuirá a tener el servicio del ingeniero que le dará numerosos beneficios a la institución.
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