Evolución, tendencias y perspectivas investigativas en archivos: consideraciones sobre la configuración científica de la archivística*

Evolution trends and research perspectives in archives: considerations on the scientific configuration of archivistics

1. Introducción

La investigación, como recurso de comprensión y reflexión, permite reforzar o replantear las bases teóricas de cualquier rama del saber y dar solución a problemáticas que puedan surgir en el campo profesional, vinculando de este modo los conocimientos teóricos con la aplicación práctica. Por ello, el futuro de la archivística como disciplina y la situación actual de los archivistas frente al campo laboral, conceptual y metodológico son asuntos que han suscitado interrogantes desde hace varias décadas, tanto en Colombia como en otros países de América Latina. Develar la relación que hay entre los archivos y la construcción del saber, el desarrollo y el tratamiento de la información, el control de la gestión y la fiscalización de los recursos públicos, el rescate de la memoria colectiva y el patrimonio cultural, son algunos de los temas en los que la investigación en esta área ha pretendido reflexionar.

Se conocen muchos estudios sobre acervos de archivos en América Latina y algunos en Colombia.¹ Estas investigaciones, aunque muy valiosas, en gran parte sólo abarcan realidades geográficas o temáticas concretas (Colón, 2000), razón por la cual no se conoce de manera sistemática cuál ha sido la producción investigativa en relación a la archivística y los archivos en Latinoamérica. Es objetivo de la investigación en esta área contribuir a la divulgación y desarrollo de una disciplina que es, ante todo, una ciencia de personas y, en consecuencia, social, mediante estudios en comunidades académicas sobre temáticas relacionadas con los archivos.

Para obviar esta situación, la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antiquia, y su Grupo de Investigación en Información, Conocimiento y Sociedad han tomado la iniciativa de integrar una línea de investigación que estudie las particularidades que se desprenden de esta disciplina, su relación con la ciencia de la información y la sociedad, además de articular la docencia y la extensión, en reciprocidad con los procesos de transferencia y apropiación social del conocimiento. Esta apuesta por hacer de la investigación un eje fundamental en todas las acciones académicas de la Escuela configura la línea Archivos, Memoria y Sociedad, que se propone estudiar los archivos como recurso esencial para la construcción de la identidad y la memoria histórica, para el funcionamiento y transparencia de la administración pública y privada, así como para la investigación en todas las áreas del conocimiento (Moncada Patiño et al., 2009). Así, nace la necesidad de elaborar un estado del arte en archivística y archivos en el período 2000 – 2009, que permita reconocer el avance teórico y metodológico más reciente de acuerdo con las temáticas de estudio.

2. Propuesta metodológica

Establecer el estado del arte en archivística y archivos en América Latina, durante el periodo 2000–2009, tiene como objeto configurar una herramienta básica para cimentar la academia y la docencia, y poder cotejar los distintos aportes en las temáticas que integran la disciplina. Los objetivos de esta investigación son:

• Recopilar, seleccionar y sistematizar las fuentes de información más relevantes y pertinentes sobre las temáticas de investigación.

• Identificar las perspectivas de análisis e interpretación desarrolladas en América Latina en la última década, en relación con los temas de interés.

• Establecer las fortalezas y los vacíos en el campo de estudio, con el fin de trazar líneas y metodologías en relación con los mismos.

• Sistematizar y documentar la información recuperada en la investigación.

Por tratarse de un trabajo que requiere un proceso sistemático y ordenado de recolección, clasificación y análisis de las fuentes, es necesario establecer un marco conceptual, y seleccionar, examinar, analizar y sistematizar los documentos pertinentes para la investigación.

2.1. Etapa previa: marco conceptual y selección de fuentes

Esta etapa comprende la elaboración de un marco conceptual. Inicialmente se buscaron investigaciones y estudios sobre archivística y archivos, con el fin de establecer un estado de la cuestión en los temas del proyecto, en el que se identificaron y delimitaron temáticas, tendencias, autores e instituciones. En segundo lugar se han clasificado las fuentes para la selección de los documentos. Éstas tienen que ver con resultados de investigación en las temáticas del estado del arte y deberán responder a los criterios de pertinencia temática, tipo de documento, delimitación geográfica e identidad académica y profesional del documento.

2.2. Etapa I: Identificación

Identificados el marco conceptual, el objeto y las temáticas de estudio, se diseñaron instrumentos, entre ellos un conjunto de fichas bibliográficas y de análisis de contenido, con las cuales se dará sentido y estructura cohesiva a las hipótesis y planteamientos de los documentos. Se diseñaron y aplicaron los siguientes instrumentos: fichas bibliográficas, de análisis y entrevistas a investigadores y expertos.

2.3. Etapa II: Exploración y sistematización

En esta etapa se llevará a cabo un arqueo de la información, que permitirá un análisis general de las temáticas investigadas, seguido de un registro detallado y puntual, que evidencie los aspectos más relevantes sobre las líneas de investigación, y con base en ello, enjuiciar las diferentes metodologías y planteamientos del material y sus autores. El proceso para esta etapa abarca la elaboración de un inventario de fuentes y expertos en el tema, un registro de fichas bibliográficas, la definición de categorías de análisis y preguntas orientadoras, la selección de documentos y textos relevantes que deben ser profundizados, el procesamiento y sistematización de la información, la elaboración de un informe final y la validación de los resultados obtenidos en el estado del arte.

3. Estado del arte: definición y enfoques

El estado del arte es una herramienta que permite ''(...) en primer lugar, recolectar, ordenar y analizar de manera sistemática la información existente en torno a un determinado tema de investigación para contextualizarlo'' (Hurtado Galeano, 2004, p. 1), en nuestro caso, la archivística y los archivos en América Latina en el periodo 2000 – 2009. En segundo lugar, ya que se trata de un estudio que requiere un trabajo de interpretación, es preciso que el investigador establezca un diálogo con aquellos autores que son objeto de estudio, confrontando la bibliografía hallada con expertos en el ámbito archivístico. Y en ''(...) tercer lugar, el estado del arte devela las dinámicas y las lógicas presentes en la descripción, explicación e interpretación del fenómeno en cuestión, con el fin de formular supuestos, establecer los vacíos existentes y plantear nuevas rutas de acción, teóricas y metodológicas, que permitan acceder a otras interpretaciones y seguir avanzando en el área del conocimiento'' (Hurtado Galeano, 2004, p.1), proponiendo de esta manera el rumbo que deberá tomar la investigación en el área de la archivística y los archivos en la Escuela Interamericana de Bibliotecología.

El estado del arte permite, para un período de tiempo definido, sistematizar el campo de conocimiento, reconocer los principales resultados de investigación, identificar temáticas y abordajes dominantes y emergentes, así como lagunas o campos inexplorados que están abiertos a investigaciones futuras.² Es importante precisar que un estado del arte siempre tendrá fronteras espaciotemporales, es decir, aunque buena parte de la literatura sobre esta herramienta metodológica plantea cierta exhaustividad sobre el conocimiento disponible en el campo objeto de indagación, la verdad es que, ante la producción permanente de información, es imposible dar cuenta de todo lo que existe o se ha escrito sobre un tema. De igual manera, la construcción del estado del arte siempre estará supeditada a aquellas cosas que interese relevar y a aquellas preguntas que se han formulado, y condicionada por el espacio social, cultural e institucional en el que se produce. Esta herramienta de investigación constituye por sí misma un ejercicio hermenéutico, puesto que implica sumergirse en el ámbito de la investigación previa, con la finalidad de producir conocimientos sobre un campo de conocimiento determinado y poder construir su base epistemológica. A su vez, está mediada por una reflexión crítica que involucra las vivencias, cultura, contexto e internacionalidad de los saberes, lo cual enmarca el rigor del método científico (Martínez, 1999).

4. Temáticas de estudio

Por la amplitud de los temas sobre la archivística y los archivos en el ámbito académico y profesional en América Latina, y por los que aún no se logran integrar en concordancia con su evolución, encontramos hoy numerosas temáticas de estudio que responden a ciertos intereses académicos y prácticos, diferenciadas por sus características, enfoques y contenidos, que pueden ser sintetizadas así:³

1. Conocimiento de la archivística: formación profesional, historia y teoría archivística, procesos archivísticos.

2. Archivos, memoria y democracia: archivos y memoria, archivos y derechos humanos, archivos y transparencia de la administración pública.

3. Archivos e investigación: documento de archivo como fuente de investigación, valor probatorio de los documentos.

5. Archivos y tecnologías: desarrollo de software, digitalización de documentos.

4.1. Conocimiento de la archivística

Aunque los archivos son tan antiguos como la humanidad misma, la archivística como disciplina cobra verdadera vigencia finalizando el siglo XIX, concretamente en 1898, con la publicación del Handeleiding voor het Ordenen en Beschijven van Archiven (Manual de clasificación y descripción de archivos), escrito por los holandeses Samuel Muller, J.A. Feith y Robher Fruin (Giraldo Lopera, 2009). Este hecho marca su especificidad, porque define un objeto de estudio y un método claramente diferenciados de los de otras disciplinas como la bibliotecología, la diplomática, la paleografía y la museología.

En la historia, los archivos han sido concebidos de muy diversas maneras: en la Antigüedad su existencia se justificaba en la necesidad de los gobiernos de fundamentar sus actuaciones en documentos escritos.⁴ Alrededor del siglo VII a.C., en Egipto y Nínive, en el palacio de Asurbanipal se conservaban numerosas tablillas de escritura cuneiforme, que constituían depósitos de documentos. En Grecia, el Archeion en Atenas y el Metroon en Cybele, y en Roma el tabularium serían las primeras formas de verdaderos archivos, dispuestos de manera ordenada y sistemática para la consulta de los ciudadanos, lo que implantaba ya el concepto de archivo público. Esta época es considerada como la de los ''archivos de los palacios'' (Alberch Fugueras, 2003).

En la Edad Media, los grandes cambios en la vida política y social ocasionaron la desaparición de la noción de archivo público que había dominado buena parte de la vida en las ciudades griegas y romanas; además, durante este periodo, el sistema probatorio germánico dio supremacía al testimonio oral sobre el registro escrito, lo que tuvo serias implicaciones para los archivos, desde una pérdida considerable de los documentos hasta la desaparición parcial o total de algunos archivos de esa época, que es conocida como la de los cartularios, por la práctica de la transcripción de documentos originales por motivos de seguridad, o su sustitución en cartularios.⁵ Otros autores prefieren denominar a este periodo de la historia de los archivos como la de los ''tesoros documentales'', ya que estos manuscritos eran conservados habitualmente con otros objetos de gran valor en las tesorerías de los Estados. Además del sistema probatorio germánico, la movilidad de los monarcas representaba siempre un factor de riesgo para los archivos, que debían acompañar siempre a sus propietarios (Burke, 2002). Sólo algunas instituciones religiosas, como monasterios y cofradías, tuvieron especial cuidado en conservar sus documentos y archivos, cuidado que ha permitido la reconstrucción histórica de buena parte de esta época.

A partir del siglo XII, con la codificación bizantina del método romano para resolver no sólo las cuestiones jurídicas sino también las religiosas, sociales, económicas y administrativas en Europa (El Digesto, de Justiniano), renace el derecho romano y recobra primacía el documento escrito, lo que les otorga a los archivos representación en la esfera pública, generalmente personificada por la Iglesia, heredera de la tradición romana. Simultáneamente aparecen en Europa colecciones documentales familiares y privadas, con el ánimo de conservar cartas, títulos y juramentos de fidelidad y vasallaje, que sustentarían y convertirían los archivos en importantes fuentes para el derecho.

En el siglo XV, con el uso generalizado del papel y la aparición de la imprenta, se constituye una cultura escrita que favorecería la producción de grandes volúmenes de documentos que necesitaban ser custodiados, administrados y organizados para la consulta, principalmente de los Estados. Con este fin se crean los archivos nacionales y se adopta el formato códice de los sistemas de clasificación de las bibliotecas para su organización; en este momento aparece la figura del notario o escribano público, quien como conocedor de la legislación, daba fe de la autenticidad de los documentos. Para este siglo, la organización de los archivos fue adquiriendo herramientas más especializadas para la clasificación y la descripción de los documentos, como las guías y los índices, y se empezaron a expedir leyes que cobijaran y regularan esta actividad, como es el caso del Reglamento para el Gobierno del Archivo de Simancas, en España (Álvarez Álvarez et al., 2007).

La Revolución Francesa y la instauración del estado social de derecho les dan a los archivos un mayor grado de importancia en la reclamación de los derechos públicos de los ciudadanos, instituyendo entonces la figura de archivero, aunque ésta estuviese todavía en manos de los notarios o secretarios (Álvarez Álvarez et al., 2007). Desde el siglo XVI y hasta principios del XIX, los archivos son concebidos como instrumentos jurídicos y políticos al servicio de una administración basada en el conocimiento de los eruditos, quienes estaban relacionados con los círculos de poder, por lo que este período es denominado como la época de los archivos como arsenales de autoridad. Sin embargo, es el siglo XVI el que marca el inicio de la educación archivística en el mundo, con la fundación de la Escuela Alemana para Funcionarios, que orientaba la formación archivística con estudios de la paleografía, el derecho, la historia y la diplomática (Álvarez Álvarez et al., 2007). En esto tuvo mucho que ver el surgimiento del Estado moderno y su preocupación por reunir su documentación en archivos nacionales, lo que permitiría desarrollar una gran tradición documental y archivística en países como Francia, Italia, Alemania, Bélgica, España, entre otros.

Entrado el siglo XIX tiene lugar la mayor revolución de la teoría archivística, con base en la consolidación de los principios teóricos como nueva forma de clasificación y organización de archivos. En 1841, el francés Natalis de Wailly enuncia por primera vez el ''principio de respeto a los fondos o principio de procedencia'', que establecía que los documentos provenientes de una determinada administración, establecimiento o persona natural, no se debían mezclar entre sí. Este principio abarca una doble dimensión de los archivos: el respeto a la estructura o fondos archivísticos y la consideración al orden natural u original (Martín–Pozuelo Campillos, 1996). A la vez, apareció en Europa una corriente que establece la archivística científicamente como ciencia auxiliar de la investigación histórica, dedicada al estudio de la fuente y su naturaleza, por lo que se implantaron en algunas universidades los primeros planes de estudios en relación a la archivística y los archivos. Este siglo para los archivos es reconocido como los laboratorios de la historia.⁶

A partir de los años cincuenta del siglo XX, con la creación del Consejo Internacional de Archivos (CIA), se da dentro de la comunidad archivística internacional una amplia discusión teórica sobre los objetivos y funciones de los archivos nacionales y acerca de la manera de enfrentar la explosión documental y el creciente volumen de la información. Años más tarde, la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) contribuiría aun más a la adopción de políticas archivísticas modernas para los países de la región. Por último, los cambiantes sistemas de información de la actualidad y el desarrollo de las tecnologías han obligado a la archivística a pensarse como una ciencia interdisciplinaria que debe tener en cuenta las demandas de información del usuario, considerando que el archivista interactúa con personas, lugares, circunstancias y actividades, y que debe contribuir a la generación, procesamiento y acceso al conocimiento en la nueva sociedad de la información (Cabezas Bolaños, 2000).

La formación profesional en América Latina en esta área del conocimiento, comparada con la que se imparte en otras latitudes, a pesar de su especificidad, ha sido confusa e inconstante a causa de su mezcla con otras disciplinas como la bibliotecología y la documentación (Alberch Fugueras et al., 1993), con excepción de algunos países con tradición formativa ininterrumpida, como México, que tiene a su haber más de medio siglo de actividad educativa (la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía fue fundada en 1945), o Argentina, que fue pionera en Latinoamérica en la formación de archivistas con la creación de la Escuela de Archiveros de la Facultad de Filosofía y Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba, en 1959.

Colombia, aunque es uno de los países más receptivos a los cambios tecnológicos, conserva una tradición de producción de documentos en papel de las más enraizadas de América Latina, en la que se encuentra implícito un gran valor patrimonial, que por negligencia de los funcionarios encargados de los archivos se ha ido perdiendo; esto obedece al nivel de formación que, aunque ha tenido grandes avances, no llena las expectativas de calidad ni de cantidad.⁷ En Colombia, de la misma manera que en otros países de Latinoamérica, sólo unas pocas universidades imparten esta formación a nivel profesional (Colón, 2000).

4.2. Archivos, memoria y democracia

En el transcurso del siglo XX la administración pública en Latinoamérica ha diversificado sus asuntos, interviniendo en necesidades nuevas de los grupos sociales y en otras cuyas soluciones se asumían privadamente. Con la ampliación de la estructura administrativa del aparato estatal, el volumen documental producido por sus órganos se multiplicó y, por lo tanto también la información necesaria para la toma de decisiones (Márquez Vargas, 1993). La administración pública requiere el uso de la información como un recurso estratégico para la planeación y, al mismo tiempo, el constitucionalismo y las leyes consagran como un derecho ciudadano el acceso a los documentos públicos; para tal fin los Estados deben garantizar la disponibilidad tanto de recurso humano como técnico.⁸ Es en este contexto donde los sujetos, obligados por las leyes, encuentran en la organización y ordenación de los archivos verdaderos problemas de probidad, y, es también aquí donde los derechos colectivos priman sobre los intereses particulares, es decir, exigen transparencia. Dicho de otra forma, los archivos son sistemas lógicos, esenciales para asumir responsabilidades frente a diversos escenarios de la realidad y hacer valer los derechos de los ciudadanos.

Hace unos años era frecuente ver la destrucción de los archivos como estrategia para eludir las responsabilidades frente a prácticas dictatoriales en los gobiernos. En el contexto latinoamericano están los casos de Chile, Argentina, Cuba y México, donde los archivos sufrieron de manera progresiva la destrucción de sus documentos, lo que dejó imborrables pérdidas para estas naciones. Sin embargo, como una forma de contribuir al análisis y aplicación de la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información, y en particular a la promoción del uso de la información como fuente indispensable para el cambio ciudadano, así como para la recuperación de la memoria histórica, en América Latina se ha empezado a promover el uso, desarrollo y conservación de los archivos, gracias a que la práctica de la desclasificación –como la llama Ramón Alberch Fugueras– se ha vuelto bastante común, debido a la presión por parte de asociaciones, gremios u organizaciones no gubernamentales que velan por los derechos humanos, cobijados por la Organización Internacional de los Derechos Humanos (Alberch Fugueras, 2003). Esta práctica consiste en el consentimiento de apertura de diferentes archivos con la finalidad de permitir el acceso a la información contenida en los documentos amparados por el secreto o que han estado apartados de la consulta ciudadana.

De igual manera, la relación entre los archivos y los derechos humanos es un vínculo ineludible para la teoría, la práctica archivística y la sociedad, en la medida que ratifica y corrobora el valor testimonial y probatorio de los documentos y los reviste de un estatus democratizador. En este sentido, la centralidad de los archivos en las políticas de recuperación de la memoria y en los procesos de transición de regímenes autoritarios a sistemas democráticos ha sido asumida por los medios de comunicación, que tratan las noticias relacionadas con los archivos y los documentos como sistemas de información, cada vez con una mayor amplitud y notoriedad (Alberch Fugueras, 2008).⁹

Los archivos, como entes democratizadores de las naciones, no sólo aseguran el derecho de de los ciudadanos al acceso a la información y la transparencia en las acciones de un gobierno, grupo o individuo, sino también la protección de la herencia cultural de la humanidad, conformada por el patrimonio documental de las naciones, pues el valor del material resguardado en estas instituciones constituye la memoria histórica, llamada también memoria colectiva. Es la memoria de los grupos, comunidades o pueblos, que yace en los registros de sus acciones; huellas que se encuentran en aquellos lugares topográficos, funcionales o simbólicos donde se reúnen sus recuerdos, como los archivos, las bibliotecas, edificaciones, manuales e insignias (de Sierra, 2000). Se entiende memoria colectiva como la representación manifiesta de los procesos sociales de un grupo o comunidad. Se define como un nuevo tipo de historia cuyo propósito es presentar experiencias referentes a una historia reciente de violencia y represión política, desde la perspectiva del ejercicio del derecho a la verdad que demanda esta realidad y que se centra en el estudio de la relación entre el patrimonio documental y las situaciones de conflicto político y social, localizadas en espacios de confrontación o transición sociocultural. La memoria, mediante sus archivos, nos muestra el ideal de futuro y la exigencia de un presente justo.

Este discurso de la verdad y la reconciliación,¹⁰ que surge en Occidente como resultado de la descolonización y de los nuevos movimientos sociales que buscaban historiografías alternativas, revisionistas e incluyentes, hasta el punto de crear una nueva cultura en los últimos años, ha consolidado a la archivística como una ''(...) ciencia emergente en el ámbito de la memoria histórica y de la sociedad del conocimiento, gracias a la influencia positiva de los archivos en las investigaciones retrospectivas y en la aplicación de políticas de gestión eficientes de la información'' (Alberch Fugueras, 2008). Por ello, es necesaria una teoría archivística más renovadora, que desee convertirse en una herramienta útil para un público cada vez más amplio y plural, que necesita organizar adecuadamente sus documentos ante el desafío de la creciente multiplicidad de soportes e información.

El documento de archivo, independientemente de su soporte, se convierte en un instrumento de comunicación que adopta la figura de fuente potencial de información y de nuevo conocimiento cuando es original y veraz. En este sentido, para realizar su trabajo, los investigadores necesitan ciertas materias primas comúnmente llamadas fuentes. Fuente puede definirse como todo documento, testimonio o simple objeto, producto de la actividad humana, que revela o transmite un conocimiento total o parcial para una determinada situación en el tiempo,¹¹ El documento de archivo, además, debe ser examinado, interpretado y depurado cuidadosamente mediante un análisis crítico con el fin de determinar su fiabilidad y originalidad. En este sentido, los archivos constituyen una de las fuentes primarias para la investigación de mayor relevancia, en distintos y muy variados campos del saber, por los documentos abundantes en datos y testimonios que conservan. Por esta razón, el concepto de documento, con el paso del tiempo, ha sido empleado e interpretado con distintos significados por muy diversas disciplinas.

Etimológicamente, documento proviene del término latino documentum, que procede, a su vez, del verbo decere, que significa enseñar.¹² En su Diccionario, la Real Academia Española, (2001) propone como concepto de documento el de ''Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos''. El Diccionario de uso del español, de María Moliner, añade la definición de ''Testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia'' y la de ''Escrito o cualquier otra cosa que prueba o acredita algo'' (Moliner, 2000, p.493). Este último es el concepto general de documento más usado, porque no se limita al campo histórico. Sin embargo, la funcionalidad del documento, según las necesidades de información, ha surtido el concepto de innumerables significados según el soporte (piedra, pergamino, papiro, papel, microfilm, disquete, etc.); los contextos en los que está situado (jurídico, administrativo, histórico, etc.); su acceso y finalidad. Esto permite discernir las distintas posiciones ante la ''fecunda realidad que son los documentos'' (López Yepes, 2008, p. 6).

El término documento es patrimonio de muchas disciplinas, cada una de las cuales enfatiza en un aspecto o una característica específica. Algunas de las que lo estudian, como la documentación, la diplomática y la bibliotecología, son las que más se aproximan a un concepto general de documento. La documentación lo define como ''Cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada persona'' (Vásquez Murillo, 2006, p. 21). Para la diplomática, es un ''testimonio escrito que tiene, a la vez, un carácter histórico–jurídico, una forma de redacción determinada y no está destinado directamente a dar fe de la veracidad de un hecho o constituir una prueba del mismo, sino más bien a garantizar la adecuada transmisión de un hecho.'' (López Yepes, 2008, p. 4). La bibliotecología, a su vez, lo define como un ''(...) soporte que lleva un texto preparado para fines culturales, docentes, narrativos o de investigación y está destinado a muchos lectores.'' (Vásquez Murillo, 2006, p. 22).

Otras disciplinas que se valen del documento para su quehacer, como la historia, la antropología, la administración, el derecho y el periodismo, lo definen desde sus particular interés; para la historia, por ejemplo, es cualquier soporte que lleva fijada una información referida a un pasado humano (Tanodi, 1961). La antropología, por su parte, lo contempla como una creación del hombre, con el propósito de conservar los datos, las informaciones, las sensaciones y los sentimientos más allá de su memoria, que facilite al mismo tiempo la capacidad de transmisión de los mismos (López Yepes, 2008). Para la administración, son aquellos ''(...) objetos que directamente revelan o acreditan hechos jurídicos, y que, por su índole, pueden ser directamente incorporados a un expediente, protocolo o registro'' (Galende Díaz et al., 2003, p. 23), mientras que el derecho lo define como ''cualquier testimonio legalmente válido, destinado para demostrar la realidad de un hecho'' (p. 22). Para el periodismo es todo aquello que otorga credibilidad y aporta datos a una investigación. Podríamos hacer referencia a otras acepciones del término desde disciplinas como la paleografía y la bibliografía, y aun más si tenemos en cuenta la evolución de las tecnologías de la información, como la informática o la recién aplicada ''documática''. Sin embargo, podemos observar que el concepto de documento sino para todas, sí para la mayoría de estas disciplinas, ha traspasado la barrera de los soportes.

Desde una perspectiva archivística los documentos son los que han sido producidos o reunidos por individuos o por instituciones de forma orgánica y seriada, en razón de las funciones y actividades que ellos realizan para conseguir determinados fines (Gutiérrez Muñoz, 1982). Centrándonos ya en el campo de la archivística, para Heredia Herrera (1991, p. 123) los documentos de archivo, son los ''(...) producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información''. Por su parte, Vásquez Murillo (2006, p. 27) los define como un ''(...) soporte modificado por un texto a él adherido, que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información útil para el trámite'' Según estas definiciones, los documentos de archivo dan cuenta de sistemas y procesos dentro de una dinámica social. Pueden clasificarse en institucionales y personales; los primeros son todos aquellos documentos pertenecientes a una institución, producto del desarrollo de sus actividades; y los segundos, aquellos que una persona genera o recibe a lo largo de su vida.

Según el ámbito legal en el que haya sido creado los documentos pueden clasificarse en públicos y privados; el Código de Procedimiento Civil colombiano, en su artículo 251, define ''documento público'' como el otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención (Congreso de la República, 1970). El documento privado, según el mismo artículo, es aquel que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni con su intervención. Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades. No obstante, un documento privado puede adquirir la condición de público cuando es presentado ante notario público.

Según su función administrativa podemos clasificar los documentos de archivo en sustantivos, facilitativos o de apoyo; y según la percepción humana, en visuales, audiovisuales y sonoros; además disponemos de otras clasificaciones según su acceso, tradición, soporte o finalidad. Detengámonos en esta última para observar su connotación como fuente potencial para la investigación y su valor probatorio; según su finalidad, los documentos pueden ser: dispositivos, que son aquellos que acentúan un acto normativo de carácter obligatorio; testimoniales, que dan fe de un hecho; y probatorios, que soportan la información relacionada con un trámite mediante un sello o una firma (Vásquez Murillo, 2006).

En este sentido podemos visualizar la dimensión representativa de los documentos en todas las actividades, actos, ideas y sentimientos del hombre en la interacción con sus iguales, las comunidades, las instituciones, y en un sentido más amplio, con la sociedad. Así, los documentos son instrumentos esenciales para la comunicación, provistos de información confiable para la construcción de la memoria de la humanidad y para la generación de nuevo conocimiento.

4.4. Archivos y administración

A mediados del siglo XX, la archivística jugó un papel notable en la neutralización del problema de los grandes volúmenes de documentos producidos en las organizaciones, gracias a la exposición, en 1947, de la teoría del ciclo vital de los documentos. Este hecho permitió reducir la masa documental y, por ende, los recursos que se invertían en su bodegaje. Además, la introducción de los nuevos adelantos tecnológicos dinamizó la organización, la conservación y la consulta en los archivos. Así pues, se fundamentaron los conceptos de archivos de gestión, intermedios o centrales, e históricos, componiendo de este modo lo que se denomina un sistema de archivos o sistema de administración de archivos. Vásquez Murillo (2006), en Administración de documentos y archivos, define sistema de administración de archivos como ''(...) un conjunto orgánico de archivos reunidos para encauzar y dirigir las políticas de la gestión de documentos, información y patrimonio documental''

Estos sistemas integran dos aspectos de vasto alcance: los procedimientos para el tratamiento archivístico y la infraestructura general de los archivos. El primero contempla los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, organización y disposición final. En este aspecto es fundamental la aplicación de las tablas de retención y valoración documental, así como la realización de las transferencias documentales, primarias y secundarias. El segundo está compuesto por la estructura orgánico–funcional, los equipamientos físicos y los servicios. Para éste son esenciales los manuales de procedimiento y los estudios de usuarios. Por tanto, todo sistema de archivos debe contar con una planificación oportuna e integrada que contemple varias etapas: diagnóstico general de los archivos, determinación de objetivos, elaboración de programas, y ejecución y gestión financiera (Fuster Ruiz, 1995).

Los sistemas de administración de archivos de cada organización deben implantar sus propias políticas archivísticas, que regulen desde la producción, conservación y eliminación de los documentos hasta los servicios y el recurso humano. Para darle claridad a este concepto de política archivística, Antonia Heredia, en su manual, Archivística General, la define como: ''(...) determinación de recursos administrativos, institucionales y económicos que permitan la satisfacción de los fines y objetivos de los archivos como respuesta a la demanda de la sociedad'' (Heredia Herrera, 1991, p.200). Es importante que estas políticas estén en completa armonía con la legislación nacional en todo lo relacionado con el tratamiento de los archivos, la información y el patrimonio documental. Al igual que las políticas archivísticas, la calidad es hoy una exigencia ciudadana y un valor social, además de una variable estratégica de las organizaciones, instituciones y empresas, por su relación directa con la eficiencia.¹³

En Occidente, en la década de los ochenta del siglo XX, con la revolución de la calidad, los archivos emergen como células primarias de la función administrativa, esenciales para la toma de decisiones, y como unidades de información y comunicación que contribuyen al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones, es decir, al control interno. Con este fin existen programas de carácter internacional orientados a la gestión documental, en los que los archivos se convierten en ejes centrales de normalización en las organizaciones, como es el caso de las ISO 15489 (sistema de gestión de documentos) y 27001 (sistema de gestión de la seguridad de la información). Aunque los esfuerzos de la comunidad archivística por establecer pautas generales en el ámbito de los archivos no son recientes, hace apenas unas décadas se logró estandarizar en su mayor parte la aplicación de la práctica archivística. Resultado de esta fuerte tarea de unificación de criterios por parte de la comunidad archivística y organizaciones internaciones como la UNESCO y el CIA, concerniente a la administración de archivos y la gestión de documentos, se han desarrollado distintos programas y proyectos, como es el caso del RAMP (Record Archives Management Programme), en 1979; normas de descripción archivísticas, como la ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística), ISDF (Norma internacional para la descripción de funciones), ISDIAH (Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo), y la ISAAR (CPF) (Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias).

De igual manera se han establecido normas generales concernientes a las tintas y los tipos de documentos para la producción documental, los materiales de las unidades de conservación y las instalaciones de los archivos para su conservación, y algunas otras en distintos procesos archivísticos, todos en torno la calidad. Así pues, los archivos actuales articulan un engranaje maestro entre la gestión de la calidad y la administración de las organizaciones, donde su contribución no radica sólo en los procesos que le conciernen específicamente, sino además en la normalización de procedimientos de acuerdo con las dinámicas administrativas.

4.5. Archivos y tecnologías

El desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y su aplicación en el quehacer archivístico constituyen un motivo de reflexión para la archivística moderna. En otros momentos de la historia, la utilización de las nuevas tecnologías, tanto en la vida cotidiana de las personas como en las instituciones, había estado restringida a algunos pocos; hoy vemos que han revolucionado el acceso al conocimiento y a la información, estrechando las fronteras entre los hombres, pese a barreras reales como las geográficas, sociales, económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada ''aldea global'' de McLuhan (1991), con el predominio de la sociedad de la información por su papel estratégico, elemento de poder cada vez más importante (Rossini, 2003). La aldea global se caracteriza por la circulación sin barreras de la información, compuesta por datos textuales, sonoros, gráficos o audiovisuales, que ha producido un rompimiento de los límites tradicionales de espacio y tiempo, como es el caso de la multimedia (Rivas Fernández, 2006).

Las repercusiones de las nuevas tecnologías en la creación y manejo de la información son cada vez más evidentes en las actividades diarias del hombre, en la generación de conocimiento y en las instituciones:

]]> Tratándose de innovaciones transversales, de mutaciones constantes y aceleradas, las consecuencias en la sociedad y en la cultura son profundas y de larga duración. Sin embargo, y pese a la incidencia de tales desarrollos, podría afirmarse que la verdadera percepción de sus reales alcances es relativamente reciente (Palacios Preciado, 2001, p. 13).

En la denominada era de la información, más que asombrosas ''(...) invenciones, se ha producido una notable articulación de elementos ya existentes, como la computadora, el teléfono, la televisión y la radio'' (Rivas Fernández, 2006, p. 2). Es natural, entonces, que muchas disciplinas se preocupen por la vertiginosa evolución tecnológica, desde los grandes ordenadores, aplicativos, software, redes y microcomputadoras hasta los soportes informáticos para el almacenamiento de información.

Para la archivística, ''(...) el impacto de las nuevas tecnologías de la información debe ser establecido en relación con los archivos, y muy especialmente con los documentos generados en soporte electrónico'' (Rivas Fernández, 2006, p. 2). En 1964, el Congreso Internacional de Archivos, en Bruselas, trató por primera vez el tema de la automatización de archivos y, aunque no se llegó a un consenso respecto a la aplicación de las técnicas informáticas a los archivos, se empezaron a gestar las primeras reflexiones en torno al tema. La verdadera discusión sobre las tecnologías de la información aplicadas a los archivos empieza con la creación del Comité para la Automatización del CIA, en 1972 (Cruz Mundet, 2003). Para la década de los ochenta, la amplia expansión de la información a todos los aspectos del trabajo administrativo facilita sobremanera la automatización de los archivos mediante la relación de los elementos citados anteriormente. De ello depende la integridad misma de la información producida en las organizaciones. A lo largo del tiempo los archivistas han desarrollado técnicas y procedimientos debidamente estructurados y normalizados, que permiten una ordenada y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre ellos podemos mencionar la organización, descripción, selección y conservación de documentos, los servicios archivísticos y el control sobre las tres edades de los documentos; el uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos descriptivos, y el desarrollo de una legislación para la protección del patrimonio documental (Rossini, 2003).

No obstante, es necesario que la comunidad archivística, especialmente en América Latina, revise ciertos aspectos sobre los cuales ha incidido substancialmente el uso de las tecnologías: la preservación, la validez y autenticidad de la información y los principios archivísticos. Al respecto es evidente una gran preocupación por las herramientas informáticas utilizadas para fijar la información en soportes distintos al papel, la obsolescencia tecnológica o los procesos de migración a nuevos medios y soportes, y la fiabilidad de la información, así como su valor jurídico (Alberch Fugueras, 2004). La microfilmación desde hace varias décadas, la digitalización en la actualidad y el desarrollo de software y aplicaciones para la gestión de los documentos electrónicos son ejemplo de ello. Esta misión archivística, como la llama Anne J. Gilliland–Swetland (2000, p. 40), de ''(...) conservar la evidencia a lo largo del tiempo mediante la utilización de las nuevas tecnologías ha dado como resultado criterios exigentes para medir la eficacia del conjunto de estrategias que se están discutiendo para la conservación digital, incluidas la migración, la emulación, la incrustación y la conservación persistente del objeto'' Por ello, desde hace varias décadas (a partir de los años setenta del siglo XX) los archivos han empezado a ser considerados algo más que depósitos olvidados, llenos de polvo, acúmulo de papeles inútiles, o mazmorras de castigo. La realidad de las instituciones públicas y privadas, en Latinoamérica y en cualquier parte del mundo los convierte en verdaderas unidades de información y gestión tecnológica.

A esta preocupación obedecen algunos proyectos de investigación internacionales, como EROS (Electronic Records From Office System) CEDARS (Center for Electronic Recordkeeping & Archival Research), The Digital Repository Project of the National Archives of Holland (Gilliland–Swetland, 2000). Este interés en retener el valor evidencial de los documentos ha situado a la comunidad archivística a la vanguardia en aspectos como conservación y autenticación digital; sin embargo, Alberch Fugueras (2004, p. 4) dice sobre el campo jurídico, que ''(...) es imprescindible trabajar sobre tres problemas básicos: la seguridad en las transacciones, el derecho a la intimidad y la propiedad intelectual''. Por esta razón, la investigación dentro de la comunidad académica archivística sobre las tecnologías de la información es una necesidad urgente y vital, especialmente en lo que tiene que ver con el documento electrónico y sus implicaciones.

Para ayudarnos a comprender el papel que los archivos deben desempeñar en el entorno de las nuevas tecnologías se requiere trabajar con mucho más rigor desde el campo educativo, porque las instituciones educativas de archivística son las que deben encarar de manera interdisciplinar el entorno cambiante de la información e integrar armónicamente las herramientas tecnológicas a sus planes de estudio, asumiéndose una archivística integrada que contemple la organización de archivos, bien sea en papel o electrónicos (Couture, 2001–2002). Por su parte, Theo Thomassen (1997) insiste en la necesidad de construir un nuevo entorno docente, basado en cuatro elementos fundamentales en relación con las tecnologías: una oferta integrada de formación archivística, que refleje el estatus de la archivística como disciplina autónoma en el área de las ciencias de la información; estrategias pedagógicas y objetivos de aprendizaje que incidan en los elementos relativos a la personalidad y las actitudes; una organización flexible, cooperativa y con una orientación internacional y una relación estrecha y crítica con la profesión

5. Conclusiones

Aunque en cada periodo de la historia las prácticas archivísticas tienen características y particularidades propias que contribuyen a su consolidación científica como disciplina, la investigación en torno a esta disciplina podría representarse en varias etapas: la primera, que se desarrolla desde mediados del siglo XIX hasta mediados del XX, se caracteriza principalmente por el empleo de los archivos en estudios históricos mediante el análisis e interpretación de los documentos como fuentes de investigación; de aquí se deriva la preocupación por desarrollar procedimientos e instrumentos más o menos estructurados para el acceso a los fondos documentales como guías, catálogos e índices; por ejemplo, la publicación del manual holandés ya mencionado, en 1898, a partir de la cual se produoce un moderado aumento en la investigación archivística, con el ánimo de establecer objetivos y metodologías para el tratamiento archivístico y su diferenciación de otras disciplinas documentales como la bibliotecología y la documentación, principalmente.

La etapa en la que se incrementa substancialmente la investigación es la que sigue a la Segunda Guerra Mundial, por un vertiginoso incremento de la documentación, que da como resultado la gestión documental (Record management) y la teoría del ciclo vital del documento. Así, la investigación se centrará en aspectos físicos de los documentos, como los soportes, los materiales para su producción y las instalaciones del archivo, etc. No obstante, la etapa en la que se sucedieron y se suceden cambios profundos en cuanto a la investigación, comprende aproximadamente desde los años setenta del siglo XX hasta la actualidad, con la inclusión y el impacto de las nuevas tecnologías en las tareas diarias de los archivos, su destacado papel en la reconstrucción de la memoria colectiva, y la garantía que ofrecen de los derechos y la transparencia de las administraciones públicas o privadas; de igual manera, la preocupación por el rescate del patrimonio documental, la evolución de las tendencias administrativas de control interno y calidad y, la incorporación de la archivística en el campo educativo a nivel profesional.¹⁴

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Artículo recibido: 26 de Julio de 2010. Aprobado: 13 de octubre de 2010.