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Revista Interamericana de Bibliotecología

Print version ISSN 0120-0976

Rev. Interam. Bibliot vol.35 no.3 Medellín Sept./Dec. 2012

 

INVESTIGACIÓN

 

Política de indexação para clippings: otimização do tratamento temático em coordenadorias de comunicação social brasileiras

 

Policy index to clippings: optimization of treatment of the theme in brazilian social communication coordinations

 

 

Ardala Ponce Kochani*; Vera Regina Casari Boccato**; Milena Polsinelli Rubi***

*Formada em Biblioteconomia e Ciência da Informação pela Universidade Federal de São Carlos (UFSCar). Participa do Grupo de Pesquisa Organização do Conhecimento para Disseminação da Informação, coordenado pela Profa. Dra. Vera Regina Casari Boccato, ardalakochani@yahoo.com.br

**Professora Adjunta do Departamento de Ciência da Informação e do Programa de Pós-Graduação em Ciência, Tecnologia e Sociedade, da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), Brasil. Coordenadora do Grupo de Pesquisa Organização do Conhecimento para Disseminação da Informação, vboccato@ufscar.br

*** Diretora e coordenadora de projetos de extensão da Biblioteca do campus Sorocaba (BSo) da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), Brasil. Participa do Grupo de Pesquisa Grupo de Pesquisa Organização do Conhecimento para Disseminação da Informação, coordenado pela Profa. Dra. Vera Regina Casari Boccato, milenarubi@ufscar.br

 


Resumo

A política de indexação construída a partir dos objetivos e características de cada instituição otimiza o tratamento temático da informação e assegura a qualidade tanto da indexação quanto da recuperação por assunto. Para tanto, este estudo tem por objetivo, investigar a realidade organizacional e comunicacional da Coordenadoria de Comunicação Social da Universidade Federal de São Carlos (CCS-UFSCar), Brasil, a partir do contexto sociocognitivo de profissionais da informação e usuários, tendo em vista o estabelecimento de diretrizes para a elaboração de uma política de indexação de sistemas automatizados junto as Coordenadorias de Comunicação Social em ambientes universitários brasileiros. Os resultados demonstraram que a CCS-UFSCar não possui uma política e ,nem mesmo, um guia para sistematizar o processo de indexação de clippings. Assim, sugeriu-se à unidade o desenvolvimento de uma política e de um manual de indexação para clippings a partir de suas peculiaridades.

Palavras-chave: política de indexação; coordenadoria de comunicação social; tratamento temático de clippings; protocolo verbal.


Resumen

La política de indización construida a partir de los objetivos y características de cada institución optimiza el tratamiento temático de la información y asegura la calidad tanto de la indización tales como de la recuperación por materia. Por lo tanto, este estudio tiene como objetivo investigar la realidad de la organización y de comunicación de la Coordinación de Comunicación Social de la Universidad Federal de São Carlos (CCS-UFSCar), Brasil, en el contexto sociocognitivo de los profesionales y usuarios de información con el fin de establecer directrices para la elaboración de una política para la indexación automática de Coordinación de Comunicación Social en ambientes universitarios brasileños. Los resultados demuestran que la CCS-UFSCar no tiene una política y una guía para el proceso sistemático de recortes de periódicos. Por lo tanto, se sugirió para la unidad, el desarrollo de una política y de un manual de indización para los recortes de periódicos por medio de sus peculiaridades.

Palabras Claves: política de indización; coordinación de comunicacipon social; tratamiento tematico de la información; protocolo verbal.

Cómo citar este artículo: KOCHANI, Ardala Ponce, BOCCATO, Vera Regina Casari, RUBI, Milena Polsinelli. Política de indexação para clippings: otimização do tratamento temático em coordenadorias de comunicação social brasileiras. Revista Interamericana de Bibliotecología, 2012, vol. 35, n°3. pp. (sin definir).


Abstract

The indexing policy constructed from the objectives and characteristics of each institution optimizes the thematic treatment of information and ensure the quality of both the indexing as a retrieval by subject. Therefore, this study aims to investigate the reality of organizational and communicational of the Coordination of Social Communication of the Federal University of São Carlos (CCS-FUSCar), Brazil, from sociocognitive context of the information professionals and users, for the elaboration of a indexing policy of automated systems of Coordination of Social Communication in brazilian university environments. The results showed that the CCS-FUSC does not have a policy and a guide for the systematize the process of clippings indexing. So, we are suggesting to unit the developing of a policy and of a manual of indexing for clippings by their peculiarities.

Keywords:indexing policy; social communication coordination; thematic treatment of clippings; verb protocol.

How to cite this article: KOCHANI, Ardala Ponce, BOCCATO, Vera Regina Casari, RUBI, Milena Polsinelli. Política de indexação para clippings: otimização do tratamento temático em coordenadorias de comunicação social brasileiras. Revista Interamericana de Bibliotecología, 2012, vol. 35, n°3. pp. (sin definir).


 

 

1. Introdução

A Ciência da Informação (CI), vista como uma ciência social aplicada, dialoga com outras ciências, entre as quais se destaca as Ciências da Comunicação (CC), na busca de teorias e metodologias inovadoras que permitem o tratamento, a transferência e uso da informação por usuários locais e remotos em diferentes sistemas de recuperação e ambientes de informacionais. A interdisciplinaridade existente entre essas duas ciências (CI e CC) é evidente, pois ambas apresentam o mesmo objeto de estudo: a informação.

Para Le Coadic (2004, p. 4) a informação é ''[...] um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em um suporte''; uma vez que ela percorre os caminhos da comunicação – destaque para o clipping como instrumento informacional interlocutor entre a Ciência da Informação e as Ciências da Comunicação.

O clipping é uma ferramenta usada para diversas finalidades: utilizado como documento e repositório de memória enquanto guarda informações históricas através de notícias, semelhante às hemerotecas de bibliotecas; ele é importante para a compreensão do fluxo informacional, já que serve de feedback aos releases enviados à imprensa televisiva e radiofônica; bem como instrumento de gestão estratégica da informação, pois também é um subsidiador para o gerenciamento da imagem da instituição.

Resultados de pesquisas realizadas no contexto de bibliotecas universitárias (FUJITA; RUBI; BOCCATO, 2009) indicam sobre a necessidade de sistematização do processo e dos procedimentos de indexação, a partir da construção de uma política de indexação que propicie a qualidade tratamento temático, visando o alcance de recuperações de informações úteis pelos usuários de bibliotecas.

No âmbito das Coordenadorias de Comunicação Social em ambientes universitários, essa realidade também é presenciada (KOCHANI, BOCCATO, RUBI, 2011), requerendo, assim, uma política de indexação desenvolvida no contexto administrativo de cada uma delas e que reflita os seus objetivos organizacionais e suas particularidades gerencias, informacionais, tecnológicas e culturais, aspectos norteadores no tratamento temático dos clippings realizado pelos profissionais da informação.

Diante do exposto, este estudo tem por objetivo investigar a realidade organizacional e comunicacional da CCS-UFSCar, a partir do contexto sociocognitivo de profissionais da informação e usuários, tendo em vista o estabelecimento de diretrizes para o possível estabelecimento de uma política de indexação para sistemas automatizados de Coordenadorias de Comunicação Social em ambientes universitários.

 

2. O diálogo entre a ciência da informação e as ciências da comunicação

Durante muito tempo as ciências e seus pensadores apontavam a ''interdisciplinaridade'' como um fator fragmentador do conhecimento. Já a partir do século XX, com o grande crescimento de informações, as relações interdisciplinares passaram a ser uma prática entre as ciências, pois o conhecimento especializado já não explicava com mais afinco as problemáticas científicas e sociais.

A ciência pós-moderna permitiu ''[...] uma concepção menos fechada e limitada, mas instaurada a aproximação dos saberes'' (DAL'EVEDOVE, 2010, p. 35) sustentando assim, nesse novo paradigma, novas formas de concepções do conhecimento. A partir de então, nessa sociedade contemporânea, ser especialista em um determinado assunto não significava deter de um conhecimento rico. É neste novo paradigma que a complexidade das disciplinas e suas interlocuções estão pautadas, surgindo, assim, os ''temas transversais'', também denominados interdisciplinares.

A interdisciplinaridade entre campos do conhecimento pode ocorrer em níveis diferentes, conforme aponta Japiassu (1976): multidisciplinar, pluridisciplinar, interdisciplinar e transdisciplinar. No contexto deste estudo, considera-se o nível da interdisciplinaridade, que abrange disciplinas que estão em contextos hierárquicos diferentes, mas que apresentam objetivos comuns entre elas.

Para Nicolescu (1998), a interdisciplinaridade refere-se à transferência dos métodos de uma disciplina à outra, podendo ser identificado três graus de ocorrências, assim exemplificados:

  1. um grau de aplicação, quando acontece a transferência dos métodos da Física Nuclear para a Medicina, resultando no aparecimento de novos tratamentos de câncer;
  2. um grau epistemológico, quando são transferidos os métodos da Lógica Formal para a área do Direito, gerando análises interessantes da epistemologia do Direito;
  3. um grau de geração de novas disciplinas, observado quando são transferidos os métodos da Matemática para a Física na geração da Física Matemática e, na transferência de métodos da Física de Partículas para a Astrofísica, produzindo-se a Cosmologia Quântica.

Entende-se que o movimento interdisciplinar não pretende subestimar a especialização disciplinar ou, se quer, frear o desenvolvimento do conhecimento humano. Tal movimento consiste em agregar, ampliar, cooperar, aproximar e dinamizar os estudos e saberes da sociedade.

Diante de tais colocações, entende-se que a Ciência da Informação se insere no campo interdisciplinar do conhecimento, pois, para muitos autores (SHERA, 1968; OTLET, 1934) ela se desenvolveu a partir de influências de duas importantes disciplinas: a Biblioteconomia e a Documentação.

No contexto da Biblioteconomia e na perspectiva norte-americana das teorias de Shera (1968), a CI volta-se ''[...] na produção de produtos de organização e representação do conhecimento''. No âmbito Documentação, com Otlet (1934), ela concentra-se na ''[...] busca de metodologias que propiciassem a consistência dos processos [...]'' documentais, tais como o tratamento temático da informação. (BOCCATO, 2009, p. 111).

Nessa perspectiva, pode-se observar na CI um componente de ciência pura quando indaga o assunto sem ter em conta a sua aplicação e um componente de ciência aplicada quando se propõe a desenvolver serviços e produtos. Nessa ótica, a Biblioteconomia e a Documentação são áreas colaborativas de sua formação epistêmica.

Revisitando-se também o estudo clássico de Borko (1968), vê-se a CI como a disciplina que investiga as propriedades e o comportamento da informação, as forças que regem o fluxo informacional e os meios de processamento da informação, para a otimização do acesso e uso. Ela está relacionada a um corpo de conhecimento que abrange a origem, coleta, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e utilização da informação, incluindo a investigação, as representações da informação tanto no sistema natural como no artificial, o uso de códigos para uma eficiente transmissão de mensagens e o estudo de serviços e técnicas de processamento da informação e seus sistemas de programação.

O autor ainda reforça o caráter interdisciplinar que a CI possui, demonstrando sua derivação e seu relacionamento com vários campos do conhecimento, exemplificados pela Matemática, Lógica, Lingüística, Psicologia, Tecnologia computacional, Artes Gráficas, Comunicação, Bblioteconomia, Documentação e demais áreas similares. (Grifos nossos).

Para Saracevic (1996, p. 47)

A CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO é um campo dedicado às questões científicas e à prática profissional voltadas para os problemas da efetiva comunicação do conhecimento e de seus registros entre os seres humanos, no contexto social, institucional ou individual do uso e das necessidades de informação. No tratamento destas questões são consideradas de particular interesse as vantagens das modernas tecnologias informacionais.

Le Coadic (2004, p. 17) expõe que a CI baseia-se em três conceitos: conhecimento, comunicação e informação. O autor salienta ainda que ela concentra os seus esforços em estudar ''[...] as propriedades da informação e os processos de sua construção, comunicação e uso.'', bem como, influenciada pelo desenvolvimento das ''atividades científicas'', do aparecimento das ''indústrias da informação'' e das ''novas tecnologias eletrônicas''. (Grifo nosso).

Pode-se notar que as definições apresentadas sobre a CI, tratam da informação como um fenômeno sob os seus aspectos científico, prático-profissional e interdisciplinar; ela recebe das Ciências Sociais e das Ciências da Comunicação os seus traços identificadores e no uso das tecnologias seu enfoque principal.

Sobre as Ciências da Comunicação, ela possui seus traços delineados desde a antiguidade, aproximadamente nos meados do século II a.C.. Influenciada pela Filosofia e pelos estudos de Aristóteles, ela aborda ''[...] o processo de transmissão de informações, sobretudo pela ótica da persuasão e da influência de um interlocutor em seu meio social.'' (JANUÁRIO, 2010, p. 156).

Todavia, Shannon (1949, p. 31) aponta que o problema fundamental da comunicação era o de se reproduzir de um dado ponto a mensagem selecionada à um outro ponto. No final da década de 1940, Shannon, juntamente como Weaver, elaboram uma teoria que não contempla ''conceitos e pressupostos teóricos, mas sim uma sistematização do processo comunicativo a partir de uma perspectiva puramente técnica e quantitativa'' (ARAÚJO, 2003, p.121). Esse modelo denominado Teoria da Informação ou Teoria Matemática da Comunicação é fundamentalmente uma formulação matemática, que propicia a expansão direta da indústria das telecomunicações durante o período do pós-guerra. Refere-se essencialmente ao estudo quantitativo da informação em mensagens e dos fluxos de informação entre emissores e receptores, com aplicações muito práticas nas Ciências Eletrônicas da Comunicação, nas quais é necessário computar quantidades de informação e projetar canais, transmissores, receptores e códigos que facilitem a manipulação eficiente da informação. Além disso, contribui para a compreensão da comunicação social ao proporcionar uma útil conceituação da natureza da informação Figura 1

Tal iniciativa teórico-prática contribuiu para que estudiosos entendessem as CC como a ciência que estuda as questões que envolvem a produção, o tratamento e os efeitos comunicação. (SERRA, 2007, p.10).

A CC consolidou-se como um ''paradigma dominante'' caracterizada pelos seus aspectos epistemológico, ontológico, metodológico e político (SERRA, 2007, p. 29). ''Esta visão das ciências da comunicação não nega que, e como se afirma correntemente, elas constituam um espaço interdisciplinar [...] que trabalha em conjunto com outras disciplinas, relevado neste estudo pela Ciência da Informação''.

Sob essa vertente, Januário (2010, p. 157) cita a perspectiva de Pierre Lévy (2007) a respeito dos estudos da comunicação a partir de ''instrumentos simbólicos'', apontando que existiram cinco estágios de comunicação simbólica: 1) a oralidade (memória oral); 2) a escrita (signos ideográficos); 3) o alfabeto (universalização e digitalização da escrita); 4) os meios de comunicação de massa (informação e democracia); 5) o ciberespaço (capacidade de ação autônoma).

Consequentemente, os processos ou estágios de comunicação ocupam parte importante do tempo de estudo dos cientistas da comunicação. A comunicação é, portanto, o processo intermediário que permite a troca de informações entre pessoas [...] é um ato, um processo, um mecanismo, e que a informação é um produto, uma substância, uma matéria. (LE COADIC, 2004, p. 11).

Assim, concorda-se com a citação do autor Januário (2010, p. 8) ao afirmar que interdisciplinaridade entre a CI e as CC

mostra-se a partir de várias dimensões, citando-se acima apenas duas delas. De um modo geral, para a CI a informação é um fenômeno, enquanto que para Comunicação é um processo. Porém, um fenômeno precisa de um processo para se efetivar, enquanto que um processo precisa de uma origem – nesse caso o fenômeno informação – para ter o quê processar. Ambas estão interessadas na comunicação humana e este é um dos motivos pelos quais elas devem ser estudadas em conjunto, pois visam o mesmo fim – em aspectos diversos e/ou correlatos – mas com objetivos comuns. (Grifo nosso).

Dessa forma, vê-se uma aproximação histórica entre os campos da Ciência da Informação e das Ciências da Comunicação determinada a partir de dois fatos: 1) da própria trajetória histórica que caracteriza tais disciplinas e das ciências em geral e; 2) da necessidade de investigação do processo comunicacional em consonância com o pressuposto da importância da recuperação da informação. (FREIRES, 2007, p. 133, 135-136).

A partir desse consenso, destaca-se a ferramenta informacional dos clippings, que de acordo com Rabaça e Barbosa (2001, p. 138) é um:

Serviço de apuração, coleção e fornecimento de recortes de jornais e revistas sobre determinado assunto, sobre as atividades de uma empresa ou instituição, sobre determinada pessoa etc. É realizado geralmente pela área de comunicação [...] da organização, pela agência de [...] publicidade que atende à empresa ou por uma agência especializada nesse tipo de serviço [...].

Ao abordar o clipping pode-se estabelecer um paralelo entre ele e a hemeroteca, que, no campo da Biblioteconomia ''[...] refere-se a um acervo de jornais e revistas, de modo que apresente uma determinada organização técnica que facilite o processo de busca e recuperação da informação'' (MEDEIROS; MELO; NASCIMENTO, 2008, p.8) (Grifo nosso).

Convém notar que tanto o acervo de clippings quanto o acervo das hemerotecas estão indissociavelmente vinculadas ao desenvolvimento de processos e procedimentos de tratamento temático da informação com vista a sua recuperação por usuários locais e remotos em sistemas automatizados de diferentes unidades de informação, exemplificadas pelas Coordenadorias de Comunicação Social.

 

3. As coordenadorias de comunicação social como unidades de informação jornalística

As Coordenadorias de Comunicação Social (CCSs) têm por finalidade estabelecer as políticas de comunicação da instituição em se encontram vinculadas, sejam elas de caráter público (universidades, setores governamentais, entre outras.) ou privadas, com o foco no planejamento estratégico e nas ações que possibilitam a busca pela excelência da instituição e sua interação com a sociedade.

Encontram-se diferentes denominações para as CCSs, tais como: Diretoria de Comunicação, Assessoria de Comunicação, Coordenadoria de Comunicação Social e Marketing Institucional, Secretaria de Comunicação e Divulgação, Assessoria de Comunicação, Núcleo de Comunicação Social, Diretoria de Divulgação e Comunicação Social, Agência de Comunicação, Agência de Notícias, Secretaria de Comunicação e Multimeios, e entre outros. No entanto, possuem a mesma e função: administrar os processos de comunicação e intermediar a informação produzida pelo assessorado e seus consumidores informacionais.

Para os autores Ferraretto e Ferraretto (2009, p. 153) as Assessorias de Comunicação Social apresentam:

Serviço especializado que coordena todas as atividades de comunicação entre um cliente e seus públicos, por meio do estabelecimento de uma política específica e da aplicação de estratégias predefinidas, englobando ações nas áreas de jornalismo, relações públicas e publicidade e propaganda.

No contexto deste estudo, enfoca-se a Coordenadoria de Comunicação Social da Universidade Federal de São Carlos (CCS-UFSCar), departamento responsável pela gestão dos processos de comunicação e fluxo de informações da universidade, a partir da elaboração de estratégias de divulgação que ampliem o alcance da UFSCar na mídia local, regional e nacional do Brasil e que atendam às expectativas das comunidades interna e externa da Universidade. Para isso, desenvolve diversos produtos, dentre eles o clipping. (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS, 2013).

O acervo de clippings da CCS-UFSCar é formado por notícias, notas e fotografias publicadas em meios de comunicação impressos e eletrônicos (jornais, revistas, sites, etc.) referentes a assuntos sobre a Universidade e de interesse da comunidade acadêmica (Figura 2). O processo manual de elaboração de clipping iniciou-se em 1998 e a partir de 2008 foi totalmente automatizado gerando os clippings eletrônicos, mais conhecidos por e-clippings (eletronic clippings).

Dessa maneira, os clippings são indexados para busca e recuperação no Sistema de Apoio à Comunicação Integrada (SACI), ambiente que permite a gestão de informações, conteúdos, produtos e veículos de comunicação. O SACI possui duas interfaces: Figura 3: interface de entrada de dados (de acesso regulamento), a qual é destinada aos profissionais da informação (jornalistas, bibliotecários) que produzem e registram os materiais informativos no Sistema.

Figura 4: interface de busca (de acesso livre), a qual está disponível para toda a comunidade interna e externa à universidade que desejam realizar a busca e a recuperação da informação jornalística sobre a UFSCar e referente a ela.

 

 

Atualmente, as notícias relativas à UFSCar que passam pelo processo de clipagem são indexadas por meio de termos aleatórios que não passam por uma padronização adequada. Dessa forma, com a indexação feita sem metodologia e instrumentos apropriados, bem como, feita por profissionais que não passam por treinamento, é muito provável que determinadas informações não sejam posteriormente recuperadas de forma precisa e eficaz por parte do usuário.

Nesse sentido, é de grande importância a criação de uma política de indexação para essa organização, já que ela, como dito anteriormente, tem como um de seus princípios o compromisso com a comunidade, tanto interna quanto externa à UFSCar, além da divulgação da informação ali produzida.

Por conseguinte, se torna necessário estabelecer diretrizes para uma Política de Indexação dos clippings em ambientes universitários. Para tanto, a qualidade da indexação e da recuperação da informação depende da qualidade do manual de indexação estabelecido dentro de uma ação administrativa a partir de uma Política de Indexação.

 

4. A política de indexação na perspectiva das coordenadorias de comunicação social de ambiente universitário

A Política de Indexação, de acordo com a autora Carneiro (1985, p. 221)

deve servir como um guia para tomada de decisões, deve levar em conta os seguintes fatores: características e objetivos da organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; identificação dos usuários, para atendimento de suas necessidades de informação e recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperação de informações.

Rubi (2004, p. 20) completa a afirmação de Carneiro explicando que ''[...] a política de indexação não deve ser vista como uma lista de procedimentos a serem seguidos, e sim uma filosofia que reflete os interesses e objetivos da biblioteca'' e/ou unidade de informação.

Assim, no contexto da Análise e Representação da Informação, aborda-se o Tratamento Temático da Informação, ou seja, representação do conteúdo de um documento por meio da análise documental.

A análise documental abrange três principais operações: a análise, a síntese e a representação de conteúdos, as quais possibilitam as seguintes atividades: a classificação, elaboração de resumos, indexação e catalogação de assunto, com a finalidade da recuperação da informação.

Pautaremo-nos, neste momento, na operação de indexação que ''[...] é o ato de descrever o conteúdo de um documento com termos representativos dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexação'' (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 1992, p. 2).

Seguindo a mesma linha, o autor Chaumier (1988, p. 63) caracteriza a indexação como a [...] ''operação que consiste em descrever e caracterizar um documento, com o auxílio da representação dos conceitos nela contidos''. Ainda segundo o autor a indexação caracteriza-se como a parte mais importante da análise documental.

Lancaster (2004, p. 1) elucida que ''[...] os processos de indexação identificam o assunto que trata o documento [...] e ela atua em dois momentos fundamentais: na leitura e na representação dos termos selecionados''.

Na indexação pode-se elencar alguns fatores que interferem na sua qualidade, são eles: fatores ligados ao profissional indexador; fatores ligados ao próprio documento; fatores ligados à linguagem documental; fatores ligados ao processo e fatores ligados ao ambiente físico.

A partir da exposição de Boccato (2010), detalha-se no Quadro 1, a seguir, os fatores que interferem na qualidade da indexação.

Neste estudo, o foco está nos fatores ligados à Linguagem Documental, mais especificamente na política de indexação, ao entender-se que é um conjunto de procedimentos que permite a qualidade tanto no momento do tratamento temático por parte dos profissionais quanto no momento da busca e recuperação da informação por parte dos usuários.

De acordo com a autora Carneiro (1985, p. 221) a política de indexação

deve servir como um guia para tomada de decisões, deve levar em conta os seguintes fatores: características e objetivos da organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; identificação dos usuários, para atendimento de suas necessidades de informação e recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperação de informações.

Ao estabelecer uma política de indexação alguns requisitos devem ser destacados:

- a identificação da organização à qual estará vinculado o sistema de indexação;
- a identificação da clientela a que se destina o sistema;
- os recursos humanos, materiais e financeiros. (CARNEIRO, 1985, p. 221)

Uma política de indexação também deve conter os elementos: Cobertura de assuntos; Seleção e aquisição dos documentos-fonte; Processo de indexação; Escolha da linguagem; Capacidade de revocação e precisão do sistema; Estratégia de busca; Tempo de resposta do sistema; Forma de saída e Avaliação do sistema (CARNEIRO, 1985).

Com base na literatura, pode-se entender que a política de indexação deve ser desenvolvida a partir dos objetivos e especificidades de características de cada organização refletindo. Além disso, deve ser devidamente registrada em um documento oficial administrativo, um manual, permitindo uma descrição sistemática das etapas da indexação com o objetivo de garantir tanto a qualidade desse processo como a posterior recuperação dos documentos indexados.

Assim, as autoras Rubi e Fujita (2003, p. 70) afirmam que

O manual de indexação de um sistema de informação constitui também sua documentação oficial, pelo fato de estar descrito em ordem lógica de etapas a serem seguidas para a análise de assuntos, por fornecer as regras, diretrizes e procedimentos para o trabalho do indexador e por conter os elementos constituintes da política de indexação adotada pelo sistema. Dessa maneira, é por meio dos manuais, principalmente, que a política de indexação do sistema poderá ser observada.

O livro ''A indexação de livros: a percepção de catalogadores e usuários de bibliotecas Universitárias'', organizado pela pesquisadora Mariângela Spotti Lopes Fujita, publicado no ano de 2009, fundamenta a importância da construção de uma política de indexação, bem como, apresenta complementações a respeito da construção de uma política de indexação dos elementos que devem compor.

Neste, a autora Rubi (2009, p. 83-84) afirma que:

A política de indexação deve ser compreendida como uma decisão administrativa que reflita os objetivos da biblioteca, identificando condutas teóricas e práticas das equipes envolvidas no tratamento da informação da biblioteca para definir um padrão de cultura organizacional coerente com a demanda da comunidade acadêmica interna e externa. Além disso, a política de indexação deve estar descrita e registrada em manuais de indexação que possa ser constantemente avaliada e modificada, se preciso.

A autora ainda, com base na obra de Carneiro (1985), explana sobre alguns elementos que devem compor a política de indexação e suas influências para a determinação de outros elementos. Os elementos que foram detalhados por ela são: exaustividade, especificidade, capacidade de revocação e capacidade de precisão do sistema.

Assim, diante no aporte teórico estudado detalha-se a seguir a metodologia utilizada para o desenvolvimento deste estudo. A saber, aplicação do questionário técnico-organizacional e da técnica introspectiva de coleta de dados do Protocolo Verbal.

 

5. Metodologia

Esta pesquisa está articulada ao projeto de extensão ''Organização e gestão da inovação em processos e produtos informacionais para a comunicação na UFSCar'', coordenado pela Profa. Dra. Vera Regina Casari Boccato, tendo sido submetida e aprovada pela Pró-Reitoria de Extensão da Universidade Federal de São Carlos (ProEx-UFSCar), no Edital 2010 de Apoio as Atividades de Extensão, no Programa de Divulgação Científica, Comunicação e Inclusão Social, com início das atividades em março de 2010. Ela também foi submetida ao Comitê de Ética em Pesquisa em Seres Humanos da Universidade Federal de São Carlos (CEP-UFSCar), tendo sido aprovada em reunião realizada no dia 01 de março de 2011, sob o parecer n° 133/2011.

A metodologia escolhida e utilizada foi qualitativa-quantitativa com a aplicação da técnica de coleta de dados denominada de ''Análise de Conteúdo'', a qual caracteriza-se por ser

um método de tratamento e análise de informações, colhidas por meio de técnicas de coleta de dados, consubstanciadas em um documento. A técnica se aplica à análise de textos escritos ou de qualquer comunicação (oral, visual, gestual) reduzida a um texto ou documento. (CHIZZOTTI, 1991, p. 98).

Dessa maneira, a metodologia utilizada foi composta por dois instrumentos de coleta de dados: questionário técnico-organizacional e a aplicação da técnica introspectiva do Protocolo Verbal em Grupo (PVG).

O questionário técnico-organizacional foi enviado aos diretores/responsáveis de 53 Coordenadorias de Comunicação Social pertencentes às Universidades Federais Brasileiras vinculadas a Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (ANDIFES) e foi composto por doze questões entre abertas, fechadas e mistas. O objetivo da aplicação do questionário foi o de caracterizar o contexto técnico-organizacional das unidades.

O Protocolo Verbal é uma técnica introspectiva de coleta de dados, caracterizada pela observação dos processos mentais verbalizados espontaneamente durante a realização de uma tarefa, apresenta duas modalidades: a individual e a em grupo. Neste estudo utilizou-se o Protocolo Verbal na modalidade em Grupo.

Em estudos da autora Fujita (2009, p. 51) indica que o Protocolo verbal é uma técnica que:

consiste em analisar todo processo de verbalização do participante enquanto realiza sua atividade, com o mínimo de interação com o pesquisador. Essa exteriorização é gravada e transcrita literalmente, produzindo protocolos verbais.

Ainda de acordo com a autora essa técnica introspectiva de coleta de dados

permite a observação do processo de leitura porque o leitor verbaliza o conhecimento processual que possui para o desenvolvimento da atividade. O conhecimento processual permite que a leitura seja consciente, que o leitor perceba a forma como o texto está sendo lido e os níveis de compreensão atingidos por ele. Nesse contexto, o Protocolo Verbal fornece informações sobre passos de processamento individual, tais como verbalizações espontâneas e sequência de movimentos com os olhos, exteriorizando seus processos mentais e mantendo a sequência das informações processadas.

Para a realização da coleta de dados foi utilizado um gravador digital, no qual as declarações dos sujeitos participantes deste estudo foram gravadas e posteriormente transcritas na íntegra com vistas à eleição de categorias para a análise dos dados coletados. Os sujeitos participantes compuseram um grupo de pessoas constituído por: diretor CCS-UFSCar, um indexador de clippings, um usuário interno e um usuário externo do sistema automatizado de recuperação de clippings, denominado Sistema de Apoio à Comunicação Integrada (SACI), utilizado pela unidade. A coleta foi realizada na própria unidade, sendo importante destacar que os nomes dos sujeitos utilizados nas transcrições são fictícios, a fim de manter o sigilo sobre a identidade dos sujeitos participantes.

A análise dos dados coletados pelo protocolo verbal em grupo foi efetuada mediante o estabelecimento de dez categorias a partir da fundamentação teórica, dos objetivos e das declarações emitidas pelos sujeitos participantes da pesquisa, a saber: 1) Importância do processo de indexação e da elaboração de resumo; 2) Procedimentos para indexação; 3) Processo de recuperação da informação; 4) Linguagem documental; 5) Capacidade de revocação e precisão do sistema; 6) Avaliação do Sistema de Apoio à Comunicação Integrada; 7) Fontes de informação para a elaboração dos clippings; 8) Forma de apresentação e divulgação dos clippings; 9) Política de indexação e manual de política de indexação; 10) Valorização do bibliotecário indexador.

 

6. Resultados e discussão

Os resultados apresentados são referentes à análise interpretativa dos dados do questionário-técnico organizacional aplicado aos diretores/responsáveis das Coordenadorias de Comunicação Social das Universidades Federais Brasileiras e da análise do protocolo verbal em grupo realizado com os sujeitos no ambiente da CCS-UFSCar em comparação com a literatura em Ciência da Informação.

A partir da construção do referencial teórico observou-se a interlocução entre a Ciência da Informação e as Ciências da Comunicação, com vistas ao objeto informação. Identificou-se, também, a importância do tratamento temático dos clippings, bem como, identificou-se os elementos norteadores para a construção de uma política de indexação que sistematize e otimize tal tratamento em sistemas automatizados de Coordenadorias de Comunicação Social, objetivando a recuperação da informação por parte dos usuários.

Apresenta-se agora a análise dos resultados alcançados a partir do questionário técnico-organizacional aplicado a cinquenta e três diretores/responsáveis das Coordenadorias de Comunicação Social pertencentes às Universidades Federais Brasileiras vinculadas à ANDIFES.

Dos 53 convites enviados obteve-se retorno de 17 unidades, dos quais 14 realizam o registro de clippings. O processo de armazenamento desses documentos realiza-se, principalmente, de maneira impressa e digital e quem o faz, majoritariamente, são estagiários do curso de Jornalismo, jornalista(s) e servidores institucionais.

Identificou-se também que a maioria das Coordenadorias de Comunicação Social não possui uma política, bem como, um manual de indexação com procedimentos pré-estabelecidos para realizar o armazenamento dos clippings.

As unidades utilizam palavras-chave no processo de indexação dos clippings, entretanto, não possuem uma lista de termos pré-definidos para que possam representar adequadamente o conteúdo armazenado.

Os tipos de usuários realizam a recuperação dos clippings são: alunos de graduação, alunos de pós-graduação e docentes. Esses usuários do sistema de recuperação de clippings realizam suas buscas, principalmente, de maneira não automatizada e pelos campos: data e assunto.

Com os dados obtidos e analisados foram alcançados os objetivos deste estudo, investigando a realidade organizacional e comunicacional das Coordenadorias de Comunicação Social das Universidades Brasileiras vinculadas à ANDIFES. As análises possibilitaram observar que as unidades realizam o armazenamento dos clippings, porém não possuem procedimentos pré-estabelecidos para otimizar, sistematizar e garantir a qualidade, tanto da indexação quanto da recuperação, desses documentos.

Também acredita-se ter identificado um potencial espaço de atuação para o profissional bibliotecário, pois as Coordenadorias de Comunicação Social assumem uma posição de unidade de informação pautada nos três pilares da Ciência da Informação: o armazenamento, o tratamento e a disseminação da informação com vistas às necessidades dos seus usuários.

No que se refere à aplicação do PVG e por meio das dez categorias de análises, exemplificadas por algumas declarações dos sujeitos, sistematizamos, no Quadro 2, a seguir, os resultados obtidos da pesquisa, seguidos da discussão realizada com parte dos pressupostos apresentados na literatura abordada:

Em suma, a análise das declarações dos sujeitos participantes do PVG demonstrou que a CCS-UFSCar não possui uma política e um manual de indexação dos clippings. No entanto, os sujeitos participantes reconhecem a importância do seu estabelecimento na unidade.

 

7. Considerações Finais

Retomando-se o objetivo de pesquisa sobre ''investigar a realidade organizacional e comunicacional da Coordenadoria de Comunicação Social da Universidade Federal de São Carlos (CCS-UFSCar), Brasil'', a partir do contexto sociocognitivo de profissionais da informação e usuários, tendo em vista o estabelecimento de diretrizes para a elaboração de uma política de indexação de sistemas automatizados de Coordenadorias de Comunicação Social em ambientes universitários brasileiros, entendeu-se, portanto, que a política de indexação deve servir de base para o tratamento temático dos clippings, norteando o trabalho do profissional indexador, bem como garantindo a qualidade tanto do processo de indexação quanto na recuperação desses documentos por parte dos usuários.

Dessa maneira, a problemática foi a falta de uma política de indexação para o tratamento temático de clippings em sistemas automatizados de Coordenarias de Comunicação Social, já que são ambientes contemplam interdisciplinaridade existente entre as áreas das Ciências da Comunicação e da Ciência da informação.

Com a análise dos dados obtidos por meio do questionário técnico-organizacional e da aplicação do Protocolo Verbal na modalidade em Grupo, identificou-se que há a ausência de uma política e de um guia para sistematizar o processo de indexação dos clippings. Assim recomenda-se às Unidades, e em particular à Coordenadoria de Comunicação Social da UFSCar, o desenvolvimento de uma política e um manual de indexação a partir de peculiaridade de cada instituição.

Para tanto, fundamentados na literatura e no contexto sociocognitivo de profissionais da informação e usuários, sujeitos desta pesquisa, sugere-se, no Quadro 3, a seguir, as diretrizes e os elementos para o estabelecimento de uma política de indexação em sistemas automatizados de Coordenadorias de Comunicação Social em ambiente universitário brasileiro, visando a otimizando do tratamento temático de clippings.

Este estudo requer continuidade sobre a investigação da realidade da CCS-UFSCar aplicando-se a proposta de diretrizes para a elaboração de uma política de indexação em sistemas automatizados de Coordenadorias de Comunicação Social em ambientes universitários brasileiros, de modo a elaborar um manual de indexação que subsidie o trabalho do profissional indexador das Unidades de comunicação social. Ressalta-se que tal proposta pode-se ser aplicável em diferentes contextos e espaços informacionais, que envolvam diversos tipos de materiais, localizados em distintas regiões do mundo.

 

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